Почему лучше исправить?
Неначисление индексации влечет наложение работодателю штрафа в двукратном размере МЗП за каждого работника, относительно которого совершено нарушение (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Причем во внимание берут размер «минималки», установленной на момент выявления нарушения (на сегодняшний день — это 6000 грн). Поэтому если это всплывет сегодня, то за каждого «обделенного» работника учреждению «светит» 12000 грн штрафа.
Более того, наказать могут и должностных лиц работодателя. Админштраф за такое нарушение составляет от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КоАП).
И никакого тебе срока давности. Да-да, в случае нарушения работодателем трудооплатного законодательства работник может подать в суд иск о взыскании причитающихся ему сумм. Ограничения по сроку обращения в этом случае не действуют (см. решение КСУ от 15.10.2013 г. № 8-рп/2013).
Хотя ситуацию может спасти ч. 6 ст. 265 КЗоТ. Если вы обнаружили, исчислили и выплатили забытую индексацию, то вполне возможно удастся избежать привлечения к ответственности. Главное — сделать это до начала проверки Гоструда либо после в определенные предписанием сроки.
А что по поводу админштрафа? Решение об админответственности принимают суды. Взыскание может быть наложено не позднее чем через три месяца со дня совершения нарушения. А при длящемся правонарушении — не позднее чем через три месяца со дня его выявления (ст. 38 КоАП). Невыплату индексации целесообразно рассматривать как длящееся правонарушение1. Для того чтобы его прекратить, нужно выплатить забытую индексацию. Если в течение этого времени к вам не пожалует Гоструда, об админштрафе можно забыть.
1 Хотя иногда суды такие нарушения признают разовыми (см. постановление Чутовского райсуда Полтавской обл. от 11.07.2019 г. по делу № 550/408/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/82982413).
Как исправить?
Предлагаем рассмотреть алгоритм исправления на примере.
Пример. Государственный служащий (полная занятость) принят в госорган 21 декабря 2020 года. Базовый месяц — январь 2020 года. Индексация его зарплаты не проводилась. Ошибка исправляется в марте 2021 года.
Определяем сумму индексации, право на которую имел работник, но которая не была ему начислена. Для этого нужно:
1) знать базовый месяц для определения суммы индексации;
2) рассчитать коэффициент индексации, на который следует индексировать зарплату.
С учетом «базового» января-2020 сумма индексации зарплаты в январе и феврале 2021 года составляет 86,26 грн ежемесячно. В декабре 2020 года работник не имел права на индексацию. Итак, в марте 2021 года ему необходимо доначислить индексацию за январь-февраль 2021 года в сумме 172,52 грн (86,26 + 86,26).
Составляем бухгалтерскую справку. В ней нужно указать общую сумму индексации, подлежащую доначислению в месяце исправления ошибки. В то же время в бухсправке следует привести суммы индексации в разрезе месяцев, за которые они рассчитаны.
Начисление сумм индексации зарплаты ничем не отличается от начисления зарплаты. То есть отражаем эту операцию в соответствии с п. 8.1 Типовой корреспонденции: Дт 8011 (8111) — Кт 6511. И не забываем о начислении ЕСВ на соответствующую сумму индексации (Дт 8012 (8112) — Кт 6313). Однако такой порядок учета можно применять, только если доначисляем индексацию в пределах одного отчетного периода (квартала). Например, в марте 2021 года начислили забытую индексацию за январь-февраль этого года.
Хуже, если с исправлением ошибки опоздали. В случае начисления индексации за предыдущий квартал (но в пределах одного отчетного года) придется корректировать результат исполнения сметы соответствующего отчетного периода. Так, если индексацию за январь-февраль 2021 года доначислим в апреле этого года, должны сделать такие записи: Дт 5511 — Кт 6511; Дт 5511 — Кт 6313.
В случае доначисления сумм индексации за месяцы предыдущих лет без корректировки финрезультата прошлых лет не обойтись. При этом относим суммы индексации на уменьшение сальдо субсчета 5512 (Дт 5512 — 6511; Дт 5512 — 6313).
Зато для учета этих операций не имеет значения, продолжает работник свою трудовую деятельность в учреждении на момент исправления ошибки или нет. Главное — приложить максимум усилий для выплаты суммы доначисленной ему индексации. Если это невозможно, перечислите причитающиеся работнику суммы на депозитный счет, открытый в Казначействе. В дальнейшем такие средства учитываем на субсчете 2315 «Счета для учета депозитных сумм».
Как облагать налогом и отчитываться?
Сумму доначисленной индексации включайте в базу начисления ЕСВ того месяца, в котором исправляете ошибку.
При этом применяйте правила начисления ЕСВ, действующие в месяце начисления забытой индексации.
ВАЖНО!
Даже если вы донасчисляете индексацию бывшим работникам, на эту сумму нужно начислять ЕСВ. Ведь это выплата за отработанное время (ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ).
Также эта выплата войдет в базу обложения НДФЛ и ВС того месяца, в котором она фактически была начислена. Применяем ставки, действующие на момент начисления.
Что касается новой отчетности по НДФЛ, ВС и ЕСВ, то начисление суммы индексации за прошлые периоды (за 2020 год и ранее) не приводит к обязанности корректировать отчетность, поданную за такие периоды. Отражайте ее в отчете за тот период, в котором индексация была фактически начислена и выплачена (если речь идет о НДФЛ и ВС).
И опять к условиям нашего примера.
В таком случае учреждение должно отразить сумму индексации в объединенной отчетности по НДФЛ/ВС/ЕСВ за І квартал 2021 года. В частности, сумму доначисленной индексации нужно показать:
• в приложении 1 (ЕСВ) за март — по принятым работникам — в общей сумме зарплаты за март 2021 года, по уволенным работникам — по КТН 1 в графе 09 с разбивкой по месяцам, за которые индексация начислена;
• в приложении 4 (НДФЛ/ВС) за март — по принятым работникам — в общей сумме зарплаты за март 2021 года с признаком дохода «101», по бывшим работникам — как доход за март с признаком дохода «127».
