Чому краще виправити?
Ненарахування індексації загрожує роботодавцю штрафом у двократному розмірі МЗП за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Причому до уваги беруть розмір «мінімалки», встановленої на момент виявлення порушення (на сьогодні — це 6000 грн). Тож якщо це випливе сьогодні, то за кожного «обділеного» працівника установі «світить» 12 000 грн штрафу.
Ба більше, покарати можуть і посадових осіб роботодавця. Адмінштраф за таке порушення становить від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП).
І жодного тобі строку давності. Так-так, у разі порушення роботодавцем працеоплатного законодавства працівник може звернутися до суду з позовом про стягнення заробленої чесною працею зарплати. Обмеження за строком звернення у цьому випадку не діють (див. рішення КСУ від 15.10.2013 р. № 8-рп/2013).
Утім, ситуацію може врятувати ч. 6 ст. 265 КЗпП. Якщо ви виявили, обчислили і виплатили забуту індексацію, то цілком можливо, що вдасться уникнути притягнення до відповідальності. Головне — зробити це до початку перевірки Держпраці чи після у визначені приписом строки.
А як щодо адмінштрафу? Рішення про адмінвідповідальність приймають суди. Стягнення може бути накладено не пізніш як через три місяці з дня вчинення порушення. А при триваючому правопорушенні — не пізніш як через три місяці з дня його виявлення (ст. 38 КпАП). Невиплату індексації доцільно розглядати як триваюче правопорушення1. Щоб його припинити, потрібно виплатити забуту індексацію. Якщо протягом цього часу до вас не завітає Держпраці, про адмінштраф можна забути.
1 Хоча іноді суди такі порушення визнають разовими (див. постанову Чутівського райсуду Полтавської обл. від 11.07.2019 р. у справі № 550/408/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/82982413).
Як виправити?
Пропонуємо розглянути алгоритм виправлення на прикладі.
Приклад. Державний службовець (повна зайнятість) прийнятий до держоргану 21 грудня 2020 року. Базовий місяць — січень 2020 року. Індексація його зарплати не проводилася. Помилка виправляється у березні 2021 року.
Визначаємо суму індексації, право на яку мав працівник, але яка не була йому нарахована. Для цього потрібно:
1) знати базовий місяць для визначення суми індексації;
2) розрахувати коефіцієнт індексації, на який слід індексувати зарплату.
З урахуванням «базового» січня-2020 сума індексації зарплати у січні та лютому 2021 року становить 86,26 грн щомісячно. У грудні 2020 року працівник не мав права на індексацію. Отже, у березні 2021 року йому слід донарахувати індексацію за січень-лютий 2021 року у сумі 172,52 грн (86,26 грн + 86,26 грн).
Складаємо бухгалтерську довідку. У ній потрібно зазначити загальну суму індексації, що підлягає донарахуванню в місяці виправлення помилки. Водночас у бухдовідці слід навести суми індексації у розрізі місяців, за які їх розраховано.
Нарахування сум індексації зарплати нічим не відрізняється від нарахування заробітної плати. Тобто відображаємо цю операцію відповідно до п. 8.1 Типової кореспонденції: Дт 8011 (8111) — Кт 6511. І не забуваємо про нарахування ЄСВ на відповідну суму індексації (Дт 8012 (8112) — Кт 6313). Але такий порядок обліку діє, тільки якщо донараховуємо індексацію в межах одного звітного періоду (кварталу). Наприклад, у березні 2021 року нарахували загублену індексацію за січень-лютий цього року.
Гірше, якщо з виправленням помилки спізнилися. У разі нарахування індексації за попередній квартал (але в межах одного звітного року) доведеться коригувати результат виконання кошторису відповідного звітного періоду. Так, якщо індексацію за січень-лютий 2021 року донарахуємо у квітні цього року, маємо зробити такі записи: Дт 5511 — Кт 6511; Дт 5511 — Кт 6313.
У разі донарахування сум індексації за місяці попередніх років без коригування фінрезультату минулих років не обійтися. У такому разі відносимо суми індексації на зменшення сальдо субрахунку 5512 (Дт 5512 — 6511; Дт 5512 — 6313).
Натомість для обліку цих операцій не має значення, продовжує працівник свою трудову діяльність в установі на момент виправлення помилки чи ні. Головне — докласти максимум зусиль для виплати суми донарахованої індексації. Якщо це неможливо, перерахуйте належні працівнику суми на депозитний рахунок, відкритий у Казначействі. Надалі обліковуйте ці кошти на субрахунку 2315 «Рахунки для обліку депозитних сум».
Як оподатковувати та звітувати?
Суму донарахованої індексації включайте до бази нарахування ЄСВ того місяця, в якому виправляєте помилку.
При цьому застосовуйте правила нарахування ЄСВ, які діють у місяці нарахування забутої індексації.
ВАЖЛИВО!
Навіть якщо ви нараховуєте забуту суму індексації колишнім працівникам, на таку суму слід нараховувати ЄСВ. Адже це виплата за відпрацьований час (ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ)
Також ця виплата увійде до бази оподаткування ПДФО та ВЗ того місяця, в якому вона фактично була нарахована. Застосовуємо ставки, діючі на момент нарахування.
Що стосується нової звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, то нарахування суми індексації за минулі періоди (за 2020 рік і раніше) не призводить до обов’язку коригувати звітність, подану за такі періоди. Відображайте її у звіті за той період, в якому індексацію було фактично нараховано та виплачено (йдеться про ПДФО та ВЗ).
І знову до умов нашого прикладу.
У такому разі установа має відобразити суму індексації в об’єднаній звітності за 1 квартал 2021 року.
Зокрема, суму донарахованої індексації потрібно показати таким чином:
• у додатку 1 (ЄСВ) за березень — за найманими працівниками — у загальній сумі зарплати за березень 2021 року, за звільненими працівниками — з КТН 1 у графі 09 з розбивкою за місяцями, за які індексація нарахована;
• у додатку 4 (ПДФО/ВЗ) за березень — за найманими працівниками — у загальній сумі зарплати за березень 2021 року з ознакою доходу «101», за колишніми працівниками — як дохід за березень з ознакою доходу «127».
