Почтовые марки: новый взгляд на учет старых знакомых

¹ ЗПО — знаки почтовой оплаты.

Почтовые марки — это государственные знаки с указанием на них номинальной стоимости и государства, являющиеся средствами оплаты услуг почтовой связи у национального оператора (абз. 7 п. 3 Положения № 388²).

² Положение о знаках почтовой оплаты, утвержденное приказом Минтранссвязи от 24.06.2010 г. № 388.

Также для бумажной переписки учреждения могут использовать маркированные конверты. Поэтому далее, говоря об учете почтовых марок, будем иметь в виду все ЗПО.

Покупаем марки

Расходы на приобретение марок для отправки служебной корреспонденции следует проводить по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» (п. 1 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333).

А вот расходы на оплату услуг почтовых отправлений, включая телеграммы, письма, бандероли, стоимость которых включает оплату почтовой марки, осуществляются по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)» (п. 26 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333).

Кстати, с приобретением почтовых марок и маркированных конвертов на условиях предварительной оплаты сейчас никаких проблем. Это стало возможным благодаря внесенным уточнениям в п. 15¹ постановления № 641³.

³ Постановление КМУ «Об установлении карантина и введении усиленных противоэпидемических мер на территории со значительным распространением острой респираторной болезни COVID-19, вызванной коронавирусом SARS-CoV-2» от 22.07.2020 г. № 641.

Храним правильно

Почтовые марки и маркированные конверты являются денежными документами и должны храниться в кассе учреждения. Прямое указание на это содержит 2.6 разд. ІІ Порядка № 372⁴. В большинстве случаев ответственным за учет и хранение ЗПО в учреждении назначают кассира или другое лицо, на которое возложено выполнение функций кассира.

⁴ Порядок бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 02.04.2014 г. № 372.

Но как быть, если в учреждении вообще нет кассы, а значит, и должность кассира не предусмотрена? В таком случае руководитель учреждения своим приказом должен назначить МОЛ⁵ из числа других работников.

⁵ МОЛ — материально ответственное лицо.

Это может быть, например: работник канцелярии, непосредственно осуществляющий отправку служебной корреспонденции, секретарь, работник отдела кадров, бухгалтер или другой работник учреждения.

Соответственно местом хранения почтовых знаков при отсутствии кассы будет сейф или металлический шкаф.

Движение марок — НЕ кассовые операции

Почтовые знаки, как средства оплаты услуг почтовой связи, учитываются в составе наличных средств и их эквивалентов. Об этом свидетельствует назначение счета 22 «Наличные средства и их эквиваленты», приведенное в Порядке № 1219⁶. И хотя марки отделены от наличности (для их учета предназначен отдельный субсчет), это наводит на размышления: не приравниваются ли случайно операции с почтовыми знаками к кассовым операциям. Масла в огонь подливает и требование п. 2.6 Порядка № 372 о хранении почтовых марок в кассе учреждения.

⁶ Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденный приказом Минфина от 29.12.2015 г. № 1219.

Но действительно ли есть веские основания для документирования движения почтовых знаков как кассовых операций с соблюдением требований Положения № 148⁷?

⁷ Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Тем более, когда подавляющее большинство учреждений не работает с наличностью. Выясним вместе.

Прежде всего напомним: кассовые операции — это операции субъектов хозяйствования между собой и с физическими лицами, связанные с приемом и выдачей наличности при проведении расчетов через кассу с отражением этих операций в соответствующих книгах учета (п.п. 12 п. 3 Положения № 148). Что же такое наличность?

Наличностью считаются денежные знаки национальной валюты Украины (банкноты и монеты, в том числе разменные, оборотные, памятные монеты, являющиеся платежными средствами) (п.п. 3 п. 3 Положения № 148).

В свою очередь, денежные знаки национальной валюты Украины — это гривни (п.п «а» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закона № 2473⁸) :

⁸ Закон Украины «О валюте и валютных операциях» от 21.06.2018 г. № 2473-VIII.

• в виде банкнот, монет, в том числе оборотных, памятных и юбилейных монет;

• в прочих формах, которые находятся в обращении и являются законным платежным средством на территории Украины. К ним также относятся изъятые или изымаемые из обращения, но подлежащие обмену на денежные знаки, находящиеся в обращении.

Поэтому наши почтовые марки и маркированные конверты относятся именно к прочим формам денежных знаков, которые используются для оплаты услуг почтовой связи. Тогда как базовое Положение № 148 касается только обращения банкнот и монет. Ни единого упоминания о денежных знаках прочей формы в этом документе нет.

С учетом этого, поступление, движение и выбытие прочих форм денежных знаков (в том числе и почтовых марок) нельзя считать кассовыми операциями.

Оформляем движение и списание

Если одно и то же лицо отвечает за хранение ЗПО и использует их для отправки служебной корреспонденции, это значительно упрощает учет их движения. Ведь в таком случае не нужно иметь дело с дополнительной документацией для выдачи марок или конвертов под отчет.

Какими документами оформлять операции с марками и маркированными конвертами? Сейчас действующие нормативно-правовые акты не содержат четких и конкретных требований к оформлению поступления, движения и списания ЗПО.

Конечно, вы можете и в дальнейшем использовать для этого кассовые ордера, журнал регистрации прибыльных и расходных кассовых документов и т. п. Если вам так удобно, пожалуйста. Но это вовсе не обязательно.

Как оформлять поступление, движение и выбытие почтовых марок и маркированных конвертов в вашем учреждении, решать только вам. Это подчеркивал и главный финорган еще в 2016 году (см. письмо Минфина «Об учете почтовых марок» от 10.08.2016 г. № 31-11420-07-10/23346).

Поэтому мы советуем определить порядок документирования таких операций во внутреннем распорядительном документе.

В частности, это целесообразно прописать отдельным пунктом в приказе об организации бухучета вашего учреждения.

Формы для отражения движения почтовых знаков также следует утвердить самостоятельно. Соответственно образцы таких форм необходимо привести в приложениях к соответствующему распорядительному документу.

Предлагаем применять такие формы:

• Ведомость учета ЗПО — оформляется МОЛ для отражения принятых и использованных знаков. Примерный образец ведомости вы найдете ниже;

• Журнал регистрации исходящих документов (приложение 6 к Правилам № 1000/5⁹) — ведет МОЛ. Здесь следует отражать служебную корреспонденцию, для отправки которой был использован ЗПО;

⁹ Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.

• Отчет об использовании ЗПО — сводная информация по использованным почтовым знакам. Оформляется такой отчет МОЛ по итогам каждого отчетного месяца. Примерная форма отчета приведена ниже.

Списание ЗПО осуществляет созданная по приказу руководителя комиссия по списанию товарно-материальных ценностей. На основании отчета об использовании ЗПО комиссия составляет акт списания.

Форму такого акта также следует утвердить приказом об организации бухучета. Образец акта приведен ниже.

Бухучет марок

Для учета почтовых марок и маркированных конвертов предназначен субсчет 2213 «Денежные документы в национальной валюте».

ЗПО следует отражать в учете по их номинальной стоимости.

Для детализации операций по поступлению и использованию почтовых знаков советуем применять отдельные аналитические счета в пределах субсчета 2213. Например, это могут быть такие счета, как:

• 2213/1 «Денежные документы приобретенные» — для учета ЗПО, полученных от УГППС «Укрпочта»;

• 2213/2 «Денежные документы на хранении у МОЛ» — для учета ЗПО, переданных на хранение МОЛ.

Имейте в виду: немаркированные конверты не относятся к денежным документам. Их следует учитывать в составе запасов на субсчете 1812 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».

Рассмотрим, как правильно отражать операции с марками на счетах бухучета.

Отчитываемся об остатках ЗПО

Остатки почтовых знаков должны найти свое отражение в Балансе, Отчете о денежных средствах, а также в Примечаниях к годовой финансовой отчетности.

В частности, информацию об остатке таких денежных документов следует показать:

• в форме № 1-дс «Баланс»:

разд. ІІ «Финансовые активы», в части баланса «АКТИВ»:

стр. 1161 «Денежные средства и их эквиваленты распорядителей бюджетных средств и государственных целевых фондов в кассе» — сальдо субсчета 2213.

Информацию о поступлении и расходовании ЗПО следует отразить:

• в форме № 3-дс «Отчет о движении денежных средств»:

раздел І «Движение средств в результате операционной деятельности»:

стр. 3050 «Поступление денежных средств по внутренним операциям» — отражаются приобретенные денежные документы;

стр. 3135 «Расходы денежных средств по внутренним операциям» — отражаются списанные денежные документы;

стр. 3405 «Остаток средств на начало года» — сальдо субсчета 2213 на начало года;

стр. 3425 «Остаток средств на конец года» — сальдо субсчета 2213 на конец года;

• в форме № 5-дс «Примечания к годовой финансовой отчетности»:

разд. VIІІ «Денежные средства и их эквиваленты распорядителей бюджетных средств и государственных целевых фондов»:

стр. 671 «Денежные средства и их эквиваленты в кассе распорядителей» — сальдо субсчета 2213 на начало и конец года.

И не забудьте проверить сопоставимость показателей финотчетности. Для этого следует воспользоваться подсказками, приведенными в Методрекомендациях № 1170¹⁰:

¹⁰ Методические рекомендации по проверке сопоставимости показателей финансовой отчетности субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 28.12.2017 г. № 1170.

стр. 3405 гр. 3 формы № 3-дс = сумме стр. 1160, 1165, 1170, 1175 формы № 1-дс, гр. 3;

стр. 3425 гр. 3 формы № 3-дс = сумме стр. 1160, 1165, 1170, 1175 формы № 1-дс, гр. 4;

стр. 670 (всего) гр. 3, 4 формы № 5-дс = стр. 1160 (всего) гр. 3, 4 формы № 1-дс.