Поштові марки: новий погляд на облік давніх знайомих

¹ ЗПО — знаки поштової оплати.

Поштові марки — це державні знаки із зазначенням на них номінальної вартості і держави, які є засобами оплати послуг поштового зв’язку у національного оператора (абз. 7 п. 3 Положення № 388²).

² Положення про знаки поштової оплати, затверджене наказом Мінтрансзв’язку від 24.06.2010 р. № 388.

Також для паперового листування установи можуть використовувати марковані конверти. Тому далі, говорячи про облік поштових марок, матимемо на увазі всі ЗПО.

Купуємо марки

Видатки на придбання марок для відправки службової кореспонденції слід проводити за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (п. 1 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333).

А ось видатки на оплату послуг поштових відправлень, включаючи телеграми, листи, бандеролі, вартість яких включає оплату поштової марки, здійснюються за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (п. 26 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333).

До речі, з придбанням поштових марок і маркованих конвертів на умовах попередньої оплати зараз немає жодних проблем.

Це стало можливим завдяки внесеним уточненням у п. 15¹ постанови № 641³.

³ Постанова КМУ «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 22.07.2020 р. № 641.

Зберігаємо правильно

Поштові марки та марковані конверти є грошовими документами і мають зберігатися у касі установи.

Пряму вказівку на це містить 2.6 розд. ІІ Порядку № 372⁴.

⁴ Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372.

Здебільшого відповідальним за облік і зберігання ЗПО в установі призначають касира або іншу особу, на яку покладено виконання функцій касира.

Але як бути, якщо в установі взагалі немає каси, а відтак і посаду касира не передбачено?

У такому разі керівник установи своїм наказом має призначити МВО⁵ з числа інших працівників.

⁵ МВО — матеріально відповідальна особа.

Це може бути, наприклад: працівник канцелярії, якій безпосередньо здійснює відправлення службової кореспонденції, секретар, працівник відділу кадрів, бухгалтер або інший працівник установи.

Відповідно, місцем зберігання поштових знаків за відсутності каси буде сейф або металева шафа.

Рух марок — НЕ касові операції

Поштові знаки, як засоби оплати послуг поштового зв’язку, обліковуються у складі готівкових коштів та їх еквівалентів.

Про це свідчить призначення рахунку 22 «Готівкові кошти та їх еквіваленти», наведене у Порядку № 1219⁶.

⁶ Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219.

І хоча марки відокремлені від готівки (для їх обліку призначено окремий субрахунок), це наводить на роздуми: чи, бува, не прирівнюються операції з поштовими знаками до касових операцій.

Масла у вогонь підливає і вимога п. 2.6 Порядку № 372 щодо зберігання поштових марок у касі установи.

Але чи дійсно є вагомі підстави для документування руху поштових знаків як касових операцій з дотриманням вимог Положення № 148⁷? Поготів, коли переважна більшість установ не працює з готівкою. З’ясуємо разом.

⁷ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Передусім нагадаємо: касові операції — це операції суб’єктів господарювання між собою та з фізичними особами, пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку (п.п. 12 п. 3 Положення № 148).

Що ж таке готівка?

Готівкою вважаються грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у т. ч. розмінні, обігові, пам’ятні монети, які є платіжними засобами) (п.п. 3 п. 3 Положення № 148). У свою чергу, грошові знаки грошової одиниці України — це гривні (п.п «а» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закону № 2473⁸):

⁸ Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII.

• у вигляді банкнот, монет, у тому числі обігових, пам’ятних та ювілейних монет;

• в інших формах, що перебувають в обігу та є законним платіжним засобом на території України. До них також належать вилучені або такі, що вилучаються з обігу, але підлягають обміну на грошові знаки, які перебувають в обігу.

Тож наші поштові марки та марковані конверти належать саме до інших форм грошових знаків, які використовуються для оплати послуг поштового зв’язку.

Тоді як базове Положення № 148 стосується лише обігу банкнот та монет.

Жодної згадки про грошові знаки іншої форми у цьому документі немає.

З огляду на це, надходження, рух та вибуття інших форм грошових знаків (у тому числі й поштових марок) не можна вважати касовими операціями.

Оформляємо рух та списання

Якщо одна й та ж сама особа відповідає за зберігання ЗПО і використовує їх для відправлення службової кореспонденції, це значно спрощує облік їх руху.

Адже у такому разі не потрібно мати справу з додатковою документацією для видачі марок або конвертів під звіт.

Якими документами оформляти операції з марками і маркованими конвертами? Наразі чинні нормативно-правові акти не містять чітких і конкретних вимог щодо оформлення надходження, руху та списання ЗПО. Звісно, ви може й надалі використовувати для цього касові ордери, журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів тощо.

Якщо вам так зручно, будь ласка. Але це зовсім не обов’язково.

Як оформляти надходження, рух і вибуття поштових марок та маркованих конвертів у вашій установі, вирішувати тільки вам.

На цьому наголошував і головний фінорган ще в 2016 році (див. лист Мінфіну «Щодо обліку поштових марок» від 10.08.2016 р. № 31-11420-07-10/23346).

Тож ми радимо визначити порядок документування таких операцій у внутрішньому розпорядчому документі.

Зокрема, це доцільно прописати окремим пунктом у наказі про організацію бухобліку вашої установи.

Форми для відображення руху поштових знаків також слід затвердити самостійно.

Відповідно, зразки таких форм необхідно навести у додатках до відповідного розпорядчого документа.

Пропонуємо застосовувати такі форми:

• Відомість обліку ЗПО — оформлюється МВО для відображення прийнятих та використаних знаків.

Примірний зразок відомості ви знайдете нижче;

• Журнал реєстрації вихідних документів (додаток 6 до Правил № 1000/5⁹) — веде МВО. Тут слід відображати службову кореспонденцію, для відправлення якої було використано ЗПО;

⁹ Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

• Звіт про використання ЗПО — зведена інформація по використаних поштових знаках. Оформлюється такий звіт МВО за підсумками кожного звітного місяця.

Примірну форму звіту наведено нижче.

Списання ЗПО здійснює створена за наказом керівника комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей. На підставі звіту про використання ЗПО комісія складає акт списання. Форму такого акта також слід затвердити наказом про організацію бухобліку.

Зразок акта наведено нижче.

Бухоблік марок

Для обліку поштових марок і маркованих конвертів призначено субрахунок 2213 «Грошові документи у національній валюті». ЗПО слід відображати в обліку за їх номінальною вартістю.

Для деталізації операцій з надходження і використання поштових знаків радимо застосовувати окремі аналітичні рахунки в межах субрахунку 2213.

Наприклад, це можуть бути такі рахунки, як:

• 2213/1 «Грошові документи придбані» — для обліку ЗПО, отриманих від УДППЗ «Укрпошта»;

• 2213/2 «Грошові документи на зберіганні у МВО» — для обліку ЗПО, переданих на зберігання МВО.

Майте на увазі: немарковані конверти не належать до грошових документів. Їх слід обліковувати у складі запасів на субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Розглянемо, як правильно відображати ці операції з марками на рахунках бухобліку.

Звітуємо про залишки ЗПО

Залишки поштових знаків повинні знайти своє відображення у Балансі, Звіті про грошові кошти, а також у Примітках до річної фінансової звітності.

Зокрема, інформацію про залишок таких грошових документів слід показати:

• у формі № 1-дс «Баланс»:

розд. ІІ «Фінансові активи», в частині балансу «АКТИВ»:

ряд. 1161 «Грошові кошти та їх еквіваленти розпорядників бюджетних коштів та державних цільових фондів в касі» — сальдо субрахунку 2213.

Інформацію про надходження та витрачання ЗПО слід відобразити:

• у формі № 3-дс «Звіт про рух грошових коштів»:

розділ І «Рух коштів у результаті операційної діяльності»:

ряд. 3050 «Надходження грошових коштів за внутрішніми операціями» — відображаються придбані грошові документи;

ряд. 3135 «Витрати грошових коштів за внутрішніми операціями» — відображаються списані грошові документи;

ряд. 3405 «Залишок коштів на початок року» — сальдо субрахунку 2213 на початок року;

ряд. 3425 «Залишок коштів на кінець року» — сальдо субрахунку 2213 на кінець року;

• у формі № 5-дс «Примітки до річної фінансової звітності»:

розд. VIІІ «Грошові кошти та їх еквіваленти розпорядників бюджетних коштів та державних цільових фондів»;

ряд. 671 «Грошові кошти та їх еквіваленти в касі розпорядників» — сальдо субрахунку 2213 на початок та кінець року.

І не забудьте перевірити порівнянність показників фінзвітності. Для цього слід скористатися підказками, наведеними в Методрекомендаціях № 1170¹⁰:

¹⁰ Методичні рекомендації з перевірки порівнянності показників фінансової звітності суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 28.12.2017 р. № 1170.

ряд. 3405 гр. 3 форми № 3-дс = сумі ряд. 1160, 1165, 1170, 1175 форми № 1-дс, гр. 3;

ряд. 3425 гр. 3 форми № 3-дс = сумі ряд. 1160, 1165, 1170, 1175 форми № 1-дс, гр. 4;

ряд. 670 (усього) гр. 3, 4 форми № 5-дс = ряд. 1160 (усього) гр. 3, 4 форми № 1-дс.