Депонированной заработной платой является наличность, которая получена учреждением для выплат по оплате труда, но не выплачена в установленный срок отдельным физлицам. Такое определение приведено в п.п. 6 п. 3 Положения № 1481.
1 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.
Но это, очевидно, касается выплаты зарплаты наличностью через кассу. А как насчет безналичных расчетов с работниками? Да, не полученные работником суммы заработной платы на карточный счет также считаются депонированной зарплатой. То есть форма выплаты расчетов с работниками не имеет значения. Главное — это отсутствие вины работодателя. Это следует из абз. 2 п.п. 3.1.1 Инструкции № 4032.
2 Инструкция по заполнению формы государственного статистического наблюдения № 1-ПВ (месячная) «Отчет по труду», утвержденная приказом Госкомстата от 26.10.2009 г. № 403.
Конечно, причины для неполучения зарплаты в срок могут быть разные. Однако «долгоиграющие» истории с депонированной заработной платой по большей части обусловлены потерей связи с работником после увольнения.
Поэтому уведомлять работника обо всех причитающихся ему при увольнении выплатах следует заранее и в письменной форме. Тем более, этого требует норма ч. 1 ст. 116 КЗоТ.
А вот, что делать бухгалтеру, если не удалось избежать депонирования зарплаты, расскажем далее.
Депонируемая зарплата ≠ задолженность по оплате труда
Депонируемая зарплата не является обычной задолженностью по выплате заработной платы. И логика здесь простая. Работодатель выполняет свою обязанность по обеспечению своевременной выплаты заработной платы. В случае с депонированной зарплатой и сроки выплаты зарплаты в порядке, и расчет проведен в полном объеме. Следовательно, никакого нарушения норм трудового законодательства в действиях работодателя нет.
В свое время к такому заключению пришли и специалисты Гоструда в письме от 04.01.2017 г. № 54/4.1/4.1-ДП-17.
Более того, сумму депонированной заработной платы не нужно отражать в Отчете о задолженности по оплате труда (форма № З-борг (месячная))3.
3 Форма государственного статистического наблюдения, утвержденная приказом Госстата «Об утверждении формы государственного статистического наблюдения № 3-борг (месячная) «Отчет о задолженности по оплате труда» от 21.07.2020 г. № 222.
И об этом четко указано в разъяснении о заполнении этой отчетности (п. 6 разд. ІІ Разъяснения4). Так, в сумму задолженности по выплате заработной платы не включают суммы зарплаты, своевременно не полученной по вине работника, то есть депонированную заработную плату.
4 Разъяснение Госстата о форме государственного статистического наблюдения № З-борг (месячная) «Отчет о задолженности по оплате труда» от 12.08.2020 г. № 19.1.2-12/23-20.
Куда девать эти средства?
Депонированную зарплату необходимо направить на депозитный счет, открытый в органах Казначейства.
Эти счета открывают специально для операций со средствами, которые при наступлении соответствующих условий подлежат возврату или перечислению по назначению (абз. 5 п. 1.2 разд. І приказа № 7585).
5 Приказ Минфина «Об утверждении Порядка открытия и закрытия счетов в национальной валюте в органах Государственной казначейской службы Украины» от 22.06.2012 г. № 758.
Итак, дела с депонированием зарплаты имеют единый сценарий: средства ожидают момента быть полученными.
Как учитывать?
Своевременно не полученную работником выплату в наличной или безналичной форме относим на субсчет 6412 «Расчеты с депонентами».
Суммы депонированной заработной платы перечисляем с регистрационного счета учреждения на депозитный счет. В дальнейшем эти средства учитываем по субсчету 2315 «Счета для учета депозитных сумм». Именно здесь отражаются суммы, поступающие во временное распоряжение учреждения, а потом подлежащие перечислению по назначению.
Когда списываем?
Если коротко, то после полного погашения. То есть учреждение должно учитывать задолженность по расчетам с депонентами, пока не выплатит причитающиеся работнику суммы в полном объеме. И даже если закончился срок исковой давности? Да, общий срок исковой давности (три года), установленный ст. 257 ГКУ, здесь не действует.
ВНИМАНИЕ!
Работник имеет право обратиться в суд с иском о взыскании причитающейся ему заработной платы без ограничения любым сроком (ч. 2 ст. 233 КЗоТ)
Тот факт, что работник не получил зарплату в установленный срок, ни в коем случае не лишает его права на получение причитающейся ему суммы в другое время.
Однако такой подход противоречит п. 4.7 Порядка № 3726. Действительно, этой нормой предусмотрено списание кредиторской задолженности по депонированной зарплате, по которой истек срок исковой давности, в общем порядке. При этом средства, размещенные на депозитном счете в органах Казначейства, подлежат перечислению в соответствующий бюджет.
6 Порядок бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 02.04.2014 г. № 372.
В этом случае имеем дело с классической коллизией норм права. Как действовать в таком случае, в свое время разъяснил Минюст в письме от 30.01.2009 г. № Н-35267-18 (ср. ). Кстати, несмотря на солидный возраст, эти разъяснения не утратили своей силы и актуальности. Таким образом, следует руководствоваться нормами КЗоТ, поскольку он имеет высшую юридическую силу.
Итак, настоятельно не рекомендуем списывать задолженность по расчетам с депонентами по истечении 3-летнего срока. Лучше приложите максимум усилий для скорейшего ее погашения.
Порядок отражения такой операции на счетах бухучета рассмотрим на условном примере.
Пример. В феврале 2018 года работник обратился с заявлением об увольнении. С целью проведения окончательного расчета с работником ему начислены выплаты в сумме 2700,00 грн. На сумму расчетных выплат начислен ЕСВ в сумме 594,00 грн (2700,00 грн х 22 %). Удержания из расчета составляют: НДФЛ — 486,00 грн, ВС — 40,50 грн. Сумма к выплате — 2173,50 грн.
Средства были перечислены на отдельный карточный счет, указанный работником в заявлении. После возврата средств на счет учреждения выяснилось, что работник предоставил недействительные реквизиты для оплаты.
Возвращенная сумма зарплаты была депонирована и перечислена на депозитный счет в органах Казначейства. Уволенный работник в письменном виде поставлен в известность о возвращенной сумме зарплаты, а также о необходимости уточнения реквизитов для ее получения. Повторно в учреждение работник не обращался.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| Февраль 2018 года | |||||
| 1 | Начислены заработная плата и другие выплаты работнику при увольнении | 8011 | 6511 | 2700,00 | 5 |
| 2 | Удержан НДФЛ (18 %) | 6511 | 6311 | 486,00 | 5 |
| 3 | Удержан ВС (1,5 %) | 6511 | 6311 | 40,50 | 5 |
| 4 | Начислен ЕСВ (22 %) на сумму расчетных выплат | 8012 | 6313 | 594,00 | 5 |
| 5 | Получено ассигнование для проведения окончательного расчета с работником (КЭКР 2111) | 2313 | 7011 | 2700,00 | 2 |
| Получено ассигнование на перечисление ЕСВ (КЭКР 2120) | 2313 | 7011 | 594,00 | 2 | |
| 6 | Выплачен окончательный расчет работнику на указанный в заявлении картсчет | 6511 | 2313 | 2173,50 | 2, 5 |
| Перечислены в бюджет НДФЛ и ВС (486,00 грн + 40,50 грн) | 6311 | 2313 | 526,50 | 2, 5 | |
| 7 | Перечислен в ПФУ ЕСВ | 6313 | 2313 | 594,00 | 2, 5 |
| 8 | Возвращена сумма расчетных выплат на счет учреждения (через ошибки в реквизитах) | 2313 | 6511 | 2173,50 | 2, 5 |
| 9 | Депонирована сумма расчетных выплат, своевременно не полученных работником | 6511 | 6412 | 2173,50 | 5 |
| 10 | Перечислена депонированная сумма на депозитный счет | 2315 | 2313 | 2173,50 | 2 |
Выводы
• Депонированию подлежит зарплата, не полученная в срок по вине работника.
• Депонированная зарплата не считается задолженностью по выплате заработной платы.
• Срок исковой давности не применяется к заработной плате.
• Для учета обязательств по расчетам с депонентами предназначен субсчет 6412.
• Депонированные средства следует учитывать на субсчете 2315.
