Депонованою заробітною платою є готівка, одержана установою для виплат з оплати праці, але яка не виплачена в установлений строк окремим фізичним особам. Таке визначення наведено в п.п. 6 п. 3 Положення № 1481.
1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.
Але це, вочевидь, стосується виплати зарплати готівкою через касу. А як щодо безготівкових розрахунків з працівниками? Так, неотримані працівником суми заробітної плати на картковий рахунок також вважаються депонованою зарплатою. Тобто форма виплати розрахунків з працівниками ролі не грає. Головне — це відсутність вини роботодавця. Це випливає з абз. 2 п.п. 3.1.1 Інструкції № 4032.
2 Інструкція щодо заповнення форми державного статистичного спостереження № 1-ПВ (місячна) «Звіт з праці», затверджена наказом Держкомстату від 26.10.2009 р. № 403.
Звісно, причини для неотримання зарплати в строк можуть бути різними. Проте «довгограючі» історії із депонованою заробітною платою здебільшого зумовлені втратою зв’язку з працівником після звільнення. Тому повідомляти працівника про всі належні йому при звільненні виплати слід заздалегідь і в письмовій формі. Поготів, цього вимагає норма ч. 1 ст. 116 КЗпП.
А от що робити бухгалтеру, якщо не вдалося уникнути депонування зарплати, розповімо далі.
Депонована зарплата ≠ заборгованість з оплати праці
Депонована зарплата не є звичайною заборгованістю з виплати заробітної плати. І логіка тут проста.
Роботодавець виконує свій обов’язок щодо забезпечення своєчасної виплати заробітної плати. У випадку з депонованою зарплатою і строки виплати зарплати в порядку, і розрахунок проведено в повному обсязі. Відтак жодного порушення норм трудового законодавства в діях роботодавця немає.
Свого часу такого висновку дійшли і фахівці Держпраці у листі від 04.01.2017 р. № 54/4.1/4.1-ДП-17.
Ба більше, суми депонованої заробітної плати не потрібно відображати у Звіті про заборгованість з оплати праці (форма № З-борг (місячна))3.
3 Форма державного статистичного спостереження, затверджена наказом Держстату «Про затвердження форми державного статистичного спостереження № 3-борг (місячна) «Звіт про заборгованість з оплати праці» від 21.07.2020 р. № 222.
І про це чітко зазначено у роз’ясненні щодо заповнення цієї звітності (п. 6 розд. ІІ Роз’яснень4). Так, до суми заборгованості з виплати заробітної плати не враховують суми зарплати, своєчасно не отриманої з вини працівника, тобто депоновану заробітну плату.
4 Роз’яснення Держстату щодо форми державного статистичного спостереження № З-борг (місячна) «Звіт про заборгованість з оплати праці» від 12.08.2020 р. № 19.1.2-12/23-20.
Куди подіти ці кошти?
Депоновану зарплату необхідно спрямувати на депозитний рахунок, відкритий в органах Казначейства. Ці рахунки відкривають спеціально для операцій з коштами, які за настання відповідних умов підлягають поверненню або перерахуванню за призначенням (абз. 5 п. 1.2 розд. І наказу № 7585).
5 Наказ Мінфіну «Про затвердження Порядку відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України» від 22.06.2012 р. № 758.
Отже, справи з депонуванням зарплати мають єдиний сценарій: кошти чекають моменту бути отриманими.
Як обліковувати?
Своєчасно не одержану працівником виплату у готівковій або безготівковій формі відносимо на субрахунок 6412 «Розрахунки з депонентами».
Суми депонованої заробітної палати перераховуємо з реєстраційного рахунку установи на депозитний рахунок. Надалі ці кошти обліковуємо за субрахунком 2315 «Рахунки для обліку депозитних сум».
Саме тут відображаються суми, які надходять у тимчасове розпорядження установи, а потім підлягають перерахуванню за призначенням.
Коли списуємо?
Якщо коротко, то списати заборгованість за розрахунками з депонентами можна лише після її повного погашення. Тобто установа повинна обліковувати таку заборгованість доти, доки не виплатить належні працівнику суми у повному обсязі. І навіть якщо закінчився строк позовної давності? Так, загальний строк позовної давності (три роки), установлений ст. 257 ЦКУ, тут не діє.
УВАГА!
Працівник має право звернутися до суду з позовом про стягнення належної йому заробітної плати без обмеження будь-яким строком (ч. 2 ст. 233 КЗпП)
Той факт, що працівник не отримав зарплату в установлений строк, у жодному разі не позбавляє його права на отримання належної йому суми в інший час.
Однак такий підхід суперечить п. 4.7 Порядку № 3726.
6 Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372.
Дійсно, цією нормою передбачено списання кредиторської заборгованості за депонованою зарплатою, щодо якої минув строк позовної давності, у загальному порядку. При цьому кошти, розміщені на депозитному рахунку в органах Казначейства, підлягають перерахуванню до відповідного бюджету.
У цьому разі маємо справу з класичною колізією норм права. Як діяти у такому випадку, свого часу пояснив Мін’юст у листі від 30.01.2009 р. № Н-35267-18 (ср. ). До речі, попри солідний вік, ці роз’яснення не втратили своєї чинності та актуальності. Таким чином, слід керуватися нормами КЗпП, оскільки він має вищу юридичну силу.
Отже, наполегливо не радимо списувати заборгованість за розрахунками з депонентами після спливу 3-річного строку. Ліпше докладіть максимум зусиль для якнайшвидшого її погашення.
Порядок відображення такої операції на рахунках бухобліку розглянемо на умовному прикладі.
Приклад. У лютому 2018 року працівник звернувся із заявою про звільнення. З метою проведення остаточного розрахунку з працівником йому нараховано виплати у сумі 2700,00 грн. На суму розрахункових виплат нараховано ЄСВ у сумі 594,00 грн (2700,00 грн х 22 %). Утримання із розрахунку становлять: ПДФО — 486,00 грн, ВЗ — 40,50 грн. Сума до виплати — 2173,50 грн.
Кошти було перераховано на окремий картковий рахунок, зазначений працівником у заяві. Після повернення коштів на рахунок установи з’ясувалося, що працівником було надано недійсні реквізити для оплати.
Повернуту суму зарплати було депоновано та перераховано на депозитний рахунок в органах Казначейства. Звільненого працівника письмово повідомлено про повернуту суму зарплати, а також про необхідність уточнення реквізитів для її одержання. Повторно до установи працівник не звертався.
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| Лютий 2018 року | |||||
| 1 | Нараховано заробітну плату та інші виплати працівнику при звільненні | 8011 | 6511 | 2700,00 | 5 |
| 2 | Утримано ПДФО (18 %) | 6511 | 6311 | 486,00 | 5 |
| 3 | Утримано ВЗ (1,5 %) | 6511 | 6311 | 40,50 | 5 |
| 4 | Нараховано ЄСВ (22 %) на суму розрахункових виплат | 8012 | 6313 | 594,00 | 5 |
| 5 | Отримано асигнування для проведення остаточного розрахунку з працівником (КЕКВ 2111) | 2313 | 7011 | 2700,00 | 2 |
| Отримано асигнування на перерахування ЄСВ (КЕКВ 2120) | 2313 | 7011 | 594,00 | 2 | |
| 6 | Виплачено кінцевий розрахунок працівнику на зазначений у заяві картрахунок | 6511 | 2313 | 2173,50 | 2, 5 |
| Перераховано до бюджету ПДФО та ВЗ (486,00 грн + 40,50 грн) | 6311 | 2313 | 526,50 | 2, 5 | |
| 7 | Перераховано до ПФУ ЄСВ | 6313 | 2313 | 594,00 | 2, 5 |
| 8 | Повернуто суму розрахункових виплат на рахунок установи (через помилку в реквізитах) | 2313 | 6511 | 2173,50 | 2, 5 |
| 9 | Депоновано суму розрахункових виплат, своєчасно не отриманих працівником | 6511 | 6412 | 2173,50 | 5 |
| 10 | Перераховано депоновану сума на депозитний рахунок | 2315 | 2313 | 2173,50 | 2 |
Висновки
• Депонуванню підлягає зарплата, не отримана в строк з вини працівника.
• Депонована зарплата не вважається заборгованістю з виплати заробітної плати.
• Строк позовної давності не застосовується до заробітної плати.
• Для обліку зобов’язань за розрахунками із депонентами призначений субрахунок 6412.
• Депоновані кошти слід обліковувати на субрахунку 2315.
