«Відпускна» формула
При розрахунку середнього заробітку для визначення суми відпускних (компенсації за невикористану відпустку) слід керуватися Порядком № 100. Виходячи з його норм, відпускну середню зарплату обчислюють за такою формулою:
Сзп = ЗПрп : (Кд - Сд - Ч),
де Сзп — середня заробітна плата для розрахунку суми відпускних;
ЗПрп — сума заробітної плати за розрахунковий період;
Кд — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
Сд — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період;
Ч — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді.
Таким чином, для розрахунку суми відпускних необхідно визначити:
1) розрахунковий період і кількість календарних днів у ньому;
2) виплати, нараховані за розрахунковий період і які беруть участь у розрахунку середньої зарплати.
Але сьогодні головна «дійова особа» — розрахунковий період. Тож далі вся увага на нього.
Розрахунковий період
Усі дані щодо порядку визначення розрахункового періоду наведемо у таблиці.
Визначення розрахункового періоду
| Період роботи (ситуація) | Розрахунковий період (особливості визначення) |
| Більше року | 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100) |
| Менше року | Фактична кількість повністю відпрацьованих календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки (абз. 2 п. 2 Порядку № 100) |
| Прийняття на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем | Такий місяць повністю враховується при визначенні кількості днів у розрахунковому періоді (абз. 2 п. 2 Порядку № 100) |
| Відсутній розрахунковий період або працівник не зі своєї вини не мав заробітку в розрахунковому періоді | 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки |
Загальний випадок
У загальному випадку обчислення середньої зарплати для оплати часу відпустки проводимо виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю початку відпустки.
Як визначити розрахунковий період у такому загальному випадку, покажемо на прикладі.
Приклад 1. Працівника прийнято до установи у січні 2018 року. Із 1 червня 2021 року він йде у щорічну основну відпустку.
Розрахунковим періодом для обчислення середньої заробітної плати буде червень 2020 року — травень 2021 року. Тобто останні повні 12 місяців перед місяцем настання відпустки.
Менше року у трудових відносинах
Працівникові, який пропрацював у роботодавця менше року, «середню» обчислюємо виходячи з виплат за фактичний час роботи з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця надання відпустки. Тобто враховуємо тільки повністю відпрацьовані місяці.
Приклад 2. Працівника прийнято на роботу з 19 жовтня 2020 року. Із 7 червня 2021 року він йде у щорічну основну відпустку.
Як бачите, працівник пропрацював в установі менше 12 календарних місяців. Тому відпускні слід обчислювати за фактичний час роботи з першого по перше число місяця, що передує місяцю надання відпустки.
Отже, розрахунковим періодом буде листопад 2020 року — травень 2021 року.
Перший робочий, але не перший календарний
Якщо працівника прийнято на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховуємо в розрахунковий період як повний. Про це чітко зазначено у п. 2 Порядку № 100.
Як працює це правило, розглянемо на умовному прикладі.
Приклад 3. Працівника прийнято на роботу з 4 січня 2021 року (перший робочий день в установі). 10 червня він іде у щорічну основну відпустку.
У цій ситуації січень 2021 року є «повноцінним» місяцем, а тому його слід включити до розрахункового періоду. Тож розрахунковим періодом буде січень — травень 2021 року.
Відсутній розрахунковий період
Якщо у розрахунковому періоді відсутня зарплата чи у працівника відсутній розрахунковий період, то рахуємо «середню» виходячи з його окладу. Проте якщо такий оклад нижчий за мінзарплату, тоді обчислення проводимо з МЗП, установленої на час розрахунку.
Приклад 4. Працівниця відразу після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років йде у щорічну основну відпустку з 7 червня 2021 року. Її оклад у червні становить 6461 грн. У розрахунковому періоді їй зарплата не нараховувалася.
Працівниця не мала заробітку в розрахунковому періоді (червень 2020 року — травень 2021 року). При цьому її оклад (6461 грн) вищий за МЗП, що діє у місяці початку відпустки (6000 грн). Тож середньоденну зарплату розраховуємо з окладу: 6461 х 12 : (365 - 11) = 219,02 (грн).
Майте на увазі: якщо працівника прийнято на умовах неповного робочого часу, розрахунок проводимо з окладу/МЗП, обчислених пропорційно зайнятості.
Приклад 5. Працівника з 1 червня 2021 року прийнято на роботу на 0,5 штатної одиниці. 17 червня 2021 року він звільняється. При звільненні йому має бути виплачена компенсація за 1 к. дн. невикористаної відпустки. Оклад працівника — 5260 грн.
Працівник не відпрацював жодного дня у 12-місячному періоді, що передує місяцю звільнення. Розрахунок середньоденної зарплати проводимо з окладу, але не нижче за МЗП. Також враховуємо зайнятість. Оклад працівника (5260 грн) нижчий за МЗП (6000 грн).
Середньоденна становитиме:
6000 х 0,5 х 12 : (365 - 11) = 101,69 (грн).
Святкові і неробочі дні
Не всі календарні дні розрахункового періоду беруть участь у розрахунку середнього заробітку для оплати днів щорічної відпустки. Так, при визначенні тривалості розрахункового періоду виключають, зокрема, святкові та неробочі дні, встановлені ст. 73 КЗпП. Це ви вже зрозуміло із останніх двох прикладів.
У нашій країні нині всього 11 святкових і неробочих днів. Перелічимо їх:
1 січня — Новий рік;
7 січня — Різдво Христове;
8 березня — Міжнародний жіночий день;
1 травня — День праці;
9 травня — День перемоги над нацизмом у Другій світовій війні (День Перемоги);
28 червня — День Конституції України;
24 серпня — День Незалежності України;
14 жовтня — День захисника України;
25 грудня — Різдво Христове;
один день (неділя) — Пасха (Великдень) (у 2020 році — 19 квітня, у 2021 році — 2 травня);
один день (неділя) — Трійця (у 2020 році — 7 червня, у 2021 році — 20 червня).
Приклад 6. Працівнику установи надано щорічну основну відпустку із 31 травня 2021 року. Розрахунковий період: травень 2020 року — квітень 2021 року (365 к. дн).
Кількість днів, що беруть участь у розрахунку відпускних:
365 - 10 = 355 (к. дн.).
Зверніть увагу: оскільки Пасха (Великдень) у 2020 і 2021 роках припала на різні місяці (у 2020 році — 19 квітня, у 2021 році — 2 травня), на 12-місячний розрахунковий період травень 2020 року — квітень 2021 року припадає не 11, як у загальному випадку, а 10 святкових і неробочих днів.
До речі, кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку відпускних-2021, ми навели у першому цьогорічному номері нашого журналу (див. «Бюджетну бухгалтерію», 2021, № 1-2, с. 32). Упевнені, ці показники стануть вам у пригоді.
Інші періоди, які виключають
Крім святкових і неробочих днів, із розрахункового періоду також виключають час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). У такому разі в розрахунку середнього заробітку для оплати відпустки не беруть участі:
• дні простою не з вини працівника (у тому числі на період карантину), за які за працівником частково зберігався заробіток. Якщо за час простою за працівником зберігалася середня заробітна плата, то такий «простійний» період візьме участь у розрахунку відпускних (див. лист Мінекономіки від 29.07.2020 р. № 3512-06/46975-07);
• дні, коли працівник не працював у зв’язку з установленням режиму неповного робочого тижня з не залежних від нього причин. Інша річ, якщо працівник сам виявив бажання працювати неповний робочий тиждень. При визначенні «середньої» робочі дні, протягом яких він не працював у зв’язку з таким режимом роботи, із розрахунку не виключаємо. На цьому нещодавно наголошували і фахівці Мінекономіки (див. лист від 01.04.2021 р. № 4711-06/19889-07);
• дні відпустки без збереження зарплати як за ст. 25, так і за ст. 26 Закону про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12);
• час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років (6/16/18 років — згідно з медичним висновком).
Зауважимо: раніше дозволялося не включати до розрахункового періоду також час, не відпрацьований працівником з інших поважних причин (наприклад, через стихійні лиха, бойові дії тощо). Проте у грудні 2020 року до Порядку № 100 було внесено зміни, які виключили таку можливість. Тепер дні такого невідпрацювання повинні залишатися в розрахунку.
Розглянемо декілька прикладів.
Приклад 7. Працівник установи іде у щорічну основну відпустку з 7 червня 2021 року. У розрахунковому періоді (червень 2020 року — травень 2021 року) він із 1 жовтня по 15 листопада 2020 року перебував у карантинній відпустці за свій рахунок (46 к. дн).
Спочатку із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді (365 к. дн.) виключаємо святкові та неробочі дні (11 к. дн). Отримуємо:
365 - 11 = 354 (к. дн.).
Потім прибираємо кількість днів відпустки за свій рахунок, але не всі 46 календарних днів, а за мінусом одного святкового дня, що припав на її період (14 жовтня). Адже такий день ми вже виключили з розрахунку разом з іншими святковими та неробочими днями.
Таким чином, у розрахунку відпускних візьмуть участь:
354 - (46 - 1) = 309 (к. дн.).
Приклад 8. Працівниця установи з 14 червня 2021 року йде в щорічну відпустку. У розрахунковому періоді (червень 2020 року — травень 2021 року) вона:
• з 01.06.2020 р. по 30.09.2020 р. (122 к. дн.) перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років;
• з 01.10.2020 р. по 30.11.2020 р., перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною, працювала в режимі неповного робочого дня (4 години на день);
• з 01.12.2020 р., перервавши «доглядову» відпустку, вийшла на роботу на повний робочий день.
Оскільки з 01.06.2020 р. по 30.09.2020 р. жінка не працювала і за нею не зберігався заробіток, цей час виключаємо з розрахункового періоду.
А ось час роботи в режимі неповного робочого дня і подальший час роботи після виходу з відпустки для догляду за дитиною потрапить до розрахунку в загальному порядку.
Таким чином, кількість календарних днів у розрахунковому періоді становить:
365 - 11 - (122 - 3) = 235 (к. дн.),
де 3 — кількість святкових (неробочих) днів, які припали на період відпустки для догляду за дитиною (7 червня, 28 червня та 24 серпня) та вже виключені з розрахункового періоду у загальній кількості святкових (неробочих) днів.
