Получаем разрешение
В этом году для осуществления предоплаты при закупке периодических изданий нет никаких законодательных препятствий. По крайней мере, до окончания карантина (п. 151 постановления № 6411). А потому вы можете оформить подписку на отечественные печатные издания и услуги по их доставке на 2022 год с учетом требований, определенных постановлением № 10702. О каких требованиях идет речь?
1 Постановление КМУ «Об установлении карантина и введении усиленных противоэпидемических мероприятий на территории со значительным распространением острой респираторной болезни COVID-19, вызванной коронавирусом SARS-CoV-2» от 22.07.2020 № 641.
2 Постановление КМУ «Некоторые вопросы осуществления распорядителями (получателями) бюджетных средств предварительной оплаты товаров, работ и услуг, закупаемых за бюджетные средства» от 04.12.2019 № 1070.
Во-первых, это наличие положения о предоплате, утвержденного главным распорядителем. На обязательном наличии такого документа акцентировало внимание Казначейство в письме от 21.05.2020 № 16-06-06/8833.
В частности, в таком документе должны быть указаны конкретные сроки и размер предоплаты. Его копию распорядители бюджетных средств должны подавать в орган Казначейства вместе с перечнем подтверждающих документов для регистрации бюджетных обязательств.
При отсутствии положения о предоплате, утвержденного соответствующим главным распорядителем, придется получать разрешение на осуществление каждой такой операции. Это требование также касается и подписки на периодические издания.
ВНИМАНИЕ!
Для предоплаты периодических изданий запрета нет
Во-вторых, предоплату при закупке периодических изданий разрешено осуществлять на срок не более 12 месяцев. Конечно, вы можете подписаться на периодику и на меньший период (месяц, квартал, полугодие).
Планируем расходы
Для оформления подписки на периодические издания на следующий год учреждение должно иметь в смете соответствующие бюджетные ассигнования. Но, чтобы запланировать расходы на такие нужды по «правильному» КЭКР, необходимо знать, с какой целью учреждение приобретает периодическую литературу: для получения оперативной профессиональной информации или для пополнения библиотечных фондов.
Какие КЭКР следует применять для планирования и осуществления расходов на подписку периодики, читайте в статье «КЭКР и КПКРК: ответы на интересные вопросы» этого номера.
Оформляем документы
При регистрации заключенного договора в органе Казначейства главная проблема, которая может возникнуть у распорядителей, — это отсутствие на момент заключения такого договора соответствующих бюджетных назначений в смете на 2022 год.
Как следствие — получение отказа Казначейства при регистрации бюджетных обязательств по такому договору. Основание — п. 2.10 Порядка № 3093.
3 Порядок регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 02.03.2012 № 309.
Во избежание такой ситуации, следует пересмотреть условия заключенного договора со своим контрагентом. В частности, в договоре должно быть прописано, что возникновение договорных обязательств зависит от реального финансирования и поставки товара в следующем году. Причем такое условие договора следует непременно согласовать со своим главным распорядителем (см. письмо Госказначейской службы от 24.11.2020 № 16-10/21169).
Памятка заказчикам
При оформлении документов на предоплату периодики учитывайте требования закупочного законодательства.
Основные правила следующие:
• определяйте предмет закупки по ДК 021:20154. В частности, подойдет код 22200000-2 — Газеты, периодические специализированные и прочие периодические издания и журналы;
4 Национальный классификатор «Единый закупочный словарь ДК 021:2015», утвержденный приказом Минэкономразвития от 23.12.2015 № 1749.
• добавьте такую закупку в годовой план и обнародуйте его через электронную систему Prozorro. Срок — 5 рабочих дней со дня утверждения годового плана;
• в зависимости от ожидаемой стоимости предмета закупки заключайте прямой договор (стоимость — до 50 тыс. грн) или применяйте упрощенную закупку (стоимость — от 50 до 200 тыс. грн);
• в случае заключения прямого договора не забудьте обнародовать отчет о его заключении. Срок обнародования отчета — 3 рабочих дня со дня заключения прямого договора. А вот сам заключенный договор обнародовать не обязательно.
Отражаем в учете
Существует несколько вариантов отражения операций по подписке на периодические издания в бухучете. Рассмотрим их в таблице и объясним применение каждого из них.
Варианты учета периодических изданий
| Вариант учета | Особенности применения |
| Расходы будущих периодов | Подписка на периодические издания оформлена в текущем году на следующий год. Например, в ноябре или декабре 2021 года учреждение оформляет подписку на любой период 2022 года. В таком случае стоимость подписки в 2021 году относим в состав расходов будущих периодов (Дт 2911). В 2022 году равномерно распределяем и включаем эти расходы в состав расходов соответствующего отчетного периода. Каждый раз делаем запись: Дт 8013 — Кт 2911. Учреждение самостоятельно определяет периодичность списания расходов будущих периодов. Главное правило — делаем это постепенно и на основании подтверждающих документов о получении периодики. Стоимость подписки, отнесенную к расходам будущих периодов, отражаем в финансовой и бюджетной отчетности: • сальдо субсчета 2911 — строка 1200 Баланса (форма № 1-дс); • дебиторская задолженность по КЭКР 2210 (2240) — по коду строки 110 (140) в Отчете о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7д, № 7м) |
| Расходы отчетного периода | Подписка на периодические издания оформлена в январе или феврале 2022 года на любой период 2022 года (месяц, квартал, полугодие, год). Стоимость периодики списываем на расходы отчетного периода записью: Дт 8013 — Кт 2113. Такие периодические издания на баланс не приходуем |
| Библиотечные фонды | Подписка на периодические издания с целью пополнения библиотечных фондов. В таком случае периодические издания для учреждения являются библиотечными фондами. Учет таких изданий следует вести на субсчете 1112 «Библиотечные фонды» независимо от стоимости одного экземпляра |
Рассмотрим все варианты бухучета периодических изданий на конкретных примерах.
Пример 1. Бюджетное учреждение в ноябре 2021 года оформило редакционную подписку на газету «Бюджетная бухгалтерия» на І полугодие 2022 года. Стоимость подписки за месяц — 390 грн. Предоплата за І полугодие 2022 года перечислена в сумме 2340 грн в ноябре 2021 года. Оплата проведена по КЭКР 2210.
Согласно условиям договора учреждение один раз в квартал получает Акт приема-передачи периодических изданий. Этот документ подтверждает факт получения таких изданий бюджетным учреждением.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 2021 год | |||||
| 1 | Осуществлена подписка на газету «Бюджетная бухгалтерия» на І полугодие 2022 года | 2113 | 2313 | 2340 | 2, 4 |
| 2 | Расходы на подписку, осуществленные в 2021 году, отнесены к расходам будущих периодов | 2911 | 2113 | 2340 | 4 |
| 2022 год | |||||
| 1 | Списаны на расходы І квартала расходы, ранее учтенные в составе расходов будущих периодов (390 грн х 3 мес.) | 8013 | 2911 | 1170 | 17 |
| 2 | Закрытие счетов расходов в конце І квартала | 5511 | 8013 | 1170 | 17 |
Пример 2. Бюджетное учреждение в январе 2022 года оформило подписку на комплект «Бюджетная бухгалтерия» + «Оплата труда» на январь, февраль и март 2022 года. Согласно условиям договора в стоимость подписки включена стоимость услуги по приему предоплаты. Стоимость подписки за месяц — 495 грн. Средства в сумме 1485 грн перечислены в январе 2022 года. Оплата осуществлена по КЭКР 2210.
Также договором предусмотрено предоставление учреждению один раз в месяц Акта приема-передачи периодических изданий.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 2022 год | |||||
| 1 | Осуществлена подписка на периодические издания на январь, февраль и март 2022 года | 2113 | 2313 | 1485 | 2, 4 |
| 2 | Отнесена стоимость подписки на расходы в конце отчетного квартала | 8013 | 2113 | 1485 | 4 |
| 3 | Закрытие счетов расходов в конце І квартала | 5511 | 8013 | 1485 | 17 |
Пример 3. Работник учреждения за собственные средства в октябре 2021 года оформил через отделение «Укрпочта» подписку на газету «Бюджетная бухгалтерия» на І полугодие 2022 года. Стоимость подписки за месяц — 395 грн. Также работник оплатил услуги по приему подписки на периодические издания — 10 грн. Общая сумма израсходованных средств — 2380 грн (395 грн х 6 мес. + 10 грн).
Сразу после осуществления оплаты работник предоставил на рассмотрение руководителю учреждения докладную записку с обоснованием осуществленных расходов за собственные средства и авансовый отчет вместе с оригиналом документа, удостоверяющего понесенные расходы (квитанция об оплате). На основании утвержденного руководителем отчета работнику была возмещена сумма фактически израсходованных средств путем перечисления на его карточный счет.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 2021 год | |||||
| 1 | Осуществлена подписка на периодическое издание за счет собственных средств работника | 2113 | 2116 | 2380 | 4, 8 |
| 2 | Отражены услуги по приему предоплаты на периодические издания | 8013 | 2116 | 10 | 8 |
| 3 | Получены ассигнования на возмещение расходов работника | 2313 | 7011 | 2380 | 2 |
| 4 | Возмещены понесенные расходы работнику на основании авансового отчета | 2116 | 2313 | 2380 | 2, 8 |
| 5 | Отнесены расходы на подписку, осуществленные в 2021 году, к расходам будущих периодов | 2911 | 2113 | 2370 | 4 |
| 2022 год | |||||
| 1 | Списаны на расходы І квартала расходы, ранее учтенные в составе расходов будущих периодов (395 грн х 3 мес.) | 8013 | 2911 | 1185 | 17 |
| 2 | Закрытие счетов расходов в конце І квартала | 5511 | 8013 | 1185 | 17 |
Пример 4. Областная детская библиотека в ноябре 2021 года за счет общего фонда оформила подписку на разные периодические издания на І полугодие 2022 года на общую сумму 117000 грн. Оплата осуществлена по КЭКР 3110. Расходы на подписку периодики для пополнения библиотечных фондов не признаны расходами будущих периодов
В январе 2022 года в библиотеку поступили периодические издания на сумму 19500 грн. В том же месяце библиотечные фонды переданы в использование.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 2021 год | |||||
| 1 | Получены ассигнования для оформления подписки на І полугодие 2022 года | 2313 | 5411 | 117000 | 2 |
| 2 | Перечислена предоплата за периодические издания | 2113 | 2313 | 117035 | 2, 4 |
| 2022 год | |||||
| 1 | Поступили периодические издания (библиотечные фонды) в библиотеку в январе | 1312 | 6211 | 19500 | 6 |
| 2 | Уменьшена сумма дебиторской задолженности на стоимость полученных периодических изданий | 6211 | 2113 | 19500 | 4, 6 |
| 3 | Переданы библиотечные фонды в эксплуатацию | 1112 | 1312 | 19500 | 17 |
| Одновременно отражены изменения в капитале | 5411 | 5111 | 19500 | 17 | |
| 4 | Начислена амортизация в размере 50 % первоначальной стоимости (19500 грн х 50 %) | 8014 | 1412 | 9750 | 17 |
| 5 | Отнесена на финансовый результат отчетного периода начисленная амортизация | 5511 | 8014 | 9750 | 17 |
ВЫВОДЫ
• При оформлении подписки на отечественные печатные издания на 2022 год и оплате услуг по их доставке руководствуемся постановлением № 1070
• Предоплату периодических изданий осуществляем на срок не более 12 месяцев
• Подписка периодики на следующий год — это расходы будущих периодов → субсчет 2911
• Если оформляем подписку в 2022 году на любой период этого же года — это не расходы будущих периодов. В таком случае стоимость периодики списываем на расходы отчетного периода
