Отримуємо дозвіл
У цьому році для здійснення попередньої оплати при закупівлі періодичних видань немає жодних законодавчих перешкод. Принаймні, до закінчення карантину (п. 151 постанови № 6411). А тому ви можете оформити році передплату на вітчизняні друковані видання та послуги з їх доставки на 2022 рік з урахуванням вимог, визначених постановою № 10702. Про які вимоги йдеться?
1 Постанова КМУ «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 22.07.2020 № 641.
2 Постанова КМУ «Деякі питання здійснення розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 04.12.2019 № 1070.
По-перше, це наявність положення про попередню оплату, затвердженого головним розпорядником. На обов’язковій наявності такого документа наголошувало Казначейство у листі від 21.05.2020 № 16-06-06/8833. Зокрема, у такому документі має бути зазначено конкретні строки та розмір попередньої оплати. Його копію розпорядники бюджетних коштів повинні надавати до органу Казначейства разом із переліком підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань.
За відсутності положення про попередню оплату, затвердженого відповідним головним розпорядником, доведеться отримувати дозвіл на здійснення кожної такої операції.
Ця вимога також стосується й передоплати періодичних видань.
УВАГА!
Для попередньої оплати періодичних видань заборони немає
По-друге, попередню оплату при закупівлі періодичних видань дозволено здійснювати на строк не більше 12 місяців. Звісно, ви можете передплатити періодику й на менший період (місяць, квартал, півріччя).
Плануємо видатки
Для оформлення передплати на періодичні видання на наступний рік установа повинна мати в кошторисі відповідні бюджетні асигнування. Але, щоб запланувати видатки на такі потреби за «правильним» КЕКВ, необхідно знати, з якою метою установа придбаває періодичну літературу: для отримання оперативної професійної інформації або для поповнення бібліотечних фондів. Які КЕКВ слід застосовувати для планування та здійснення видатків на передплату періодики, читайте у статті «КЕКВ та КПКВК: відповіді на цікаві запитання » цього номеру.
Оформлюємо документи
При реєстрації укладеного договору в органі Казначейства головна проблема, яка може виникнути у розпорядників, — це відсутність на момент укладання такого договору відповідних бюджетних призначень у кошторисі на 2022 рік.
Як наслідок — отримання відмови органу Казначейства при реєстрації бюджетних зобов’язань за таким договором. Підстава — норма п. 2.10 Порядку № 3093.
3 Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309.
Аби уникнути такої ситуації, слід переглянути умови укладеного договору зі своїм контрагентом. Зокрема, у договорі має бути прописано, що виникнення договірних зобов’язань залежить від реального фінансування та постачання товару у наступному році. Причому таку умову договору слід неодмінно погодити зі своїм головним розпорядником (див. лист Держказначейської служби від 24.11.2020 № 16-10/21169).
Пам’ятка замовникам
При оформленні документів на попередню оплату за періодичні видання варто врахувати вимоги закупівельного законодавства.
Основні правила такі:
• визначайте предмет закупівлі за ДК 021:20154. Зокрема, підійде код 22200000-2 — Газети, періодичні спеціалізовані та інші періодичні видання і журнали;
4 Національний класифікатор «Єдиний закупівельний словник ДК 021:2015», затверджений наказом Мінекономрозвитку від 23.12.2015 № 1749.
• додайте таку закупівлю до річного плану та оприлюдніть його через електронну систему Prozorro. Строк — 5 робочих днів з дня затвердження річного плану;
• залежно від очікуваної вартості предмету закупівлі укладайте прямий договір (вартість — до 50 тис. грн) або застосовуйте спрощену закупівлю (вартість — від 50 тис. грн до 200 тис. грн);
• у разі укладення прямого договору не забудьте оприлюднити звіт про його укладення. Строк оприлюднення звіту — 3 робочих дні з дня укладання прямого договору. А ось сам укладений договір оприлюднювати не обов’язково.
Відображаємо в обліку
Існує кілька варіантів відображення операцій з передплати періодичних видань в бухгалтерському обліку.
Розглянемо їх в таблиці та пояснимо застосування кожного з них.
Варіанти обліку періодичних видань
| Варіант обліку | Особливості застосування |
| Витрати майбутніх періодів | Передплата на періодичні видання оформлена у поточному році на наступний рік. Наприклад, у листопаді чи грудні 2021 року установа оформлює передплату на будь-який період 2022 року. У такому разі вартість передплати у 2021 році відносимо до складу витрат майбутніх періодів (Дт 2911). У 2022 році рівномірно розподіляємо та включаємо ці витрати до складу витрат відповідного звітного періоду. Щоразу робимо запис: Дт 8013 — Кт 2911. Установа самостійно визначає періодичність списання витрат майбутніх періодів. Головне правило — робимо це поступово та на підставі підтвердних документів щодо отримання періодики. Вартість передплати, віднесена до витрат майбутніх періодів, відображаємо у фінансовій та бюджетній звітності: • сальдо субрахунку 2911 — рядок 1200 Балансу (форма № 1-дс); • дебіторська заборгованість за КЕКВ 2210 (2240) — за кодом рядка 110 (140) у Звіті про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7д, № 7м) |
| Витрати звітного періоду | Передплату на періодичні видання оформлено у січні або лютому 2022 року на будь-який період 2022 року (місяць, квартал, півріччя, рік). Вартість періодики списуємо на витрати звітного періоду записом: Дт 8013 — Кт 2113. Такі періодичні видання на баланс не оприбутковуємо |
| Бібліотечні фонди | Передплата на періодичні видання з метою поповнення бібліотечних фондів. У такому разі періодичні видання для установи є бібліотечними фондами. Облік таких видань слід вести на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди» незалежно від вартості одного примірника |
Розглянемо всі варіанти бухобліку періодичних видань на конкретних прикладах.
Приклад 1. Бюджетна установа у листопаді 2021 році оформила редакційну передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія» на І півріччя 2022 року. Вартість передплати за місяць — 390 грн. Передплату за І півріччя 2022 року перераховано в сумі 2340 грн у листопаді 2021 року. Оплату проведено за КЕКВ 2210.
Згідно з умовами договору установа один раз в квартал отримує Акт приймання-передачі періодичних видань. Цей документ підтверджує факт отримання таких видань бюджетною установою.
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 2021 рік | |||||
| 1 | Здійснено передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія» на І півріччя 2022 року | 2113 | 2313 | 2340 | 2, 4 |
| 2 | Витрати на передплату, здійснені у 2021 році, віднесено до витрат майбутніх періодів | 2911 | 2113 | 2340 | 4 |
| 2022 рік | |||||
| 1 | Списано на витрати І кварталу витрати, раніше враховані у складі витрат майбутніх періодів (390 грн х 3 міс.) | 8013 | 2911 | 1170 | 17 |
| 2 | Закриття рахунків витрат в кінці І кварталу | 5511 | 8013 | 1170 | 17 |
Приклад 2. Бюджетна установа у січні 2022 року оформила передплату на комплект «Бюджетна бухгалтерія» + «Оплата праці» на січень, лютий та березень 2022 року. Згідно з умовами договору до вартості передплати включено вартість послуги з приймання передплати. Вартість передплати за місяць — 495 грн. Кошти в сумі 1485 грн перераховано у січні 2022 року. Оплату здійснено за КЕКВ 2210.
Також договором передбачено надання установі один раз на місяць Акта приймання-передачі періодичних видань. Цей документ підтверджує факт отримання таких видань бюджетною установою.
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 2022 рік | |||||
| 1 | Здійснено передплату періодичних видань на січень, лютий та березень 2022 року | 2113 | 2313 | 1485 | 2, 4 |
| 2 | Віднесено вартість передплати на витрати в кінці звітного кварталу | 8013 | 2113 | 1485 | 4 |
| 3 | Закриття рахунків витрат в кінці І кварталу | 5511 | 8013 | 1485 | 17 |
Приклад 3. Працівник установи за власні кошти в жовтні 2021 року оформив через відділення «Укрпошта» передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія» на І півріччя 2022 року. Вартість передплати за місяць — 395 грн. Також працівник оплатив послуги з приймання передплати — 10 грн. Загальна сума витрачених коштів — 2380 грн (395 грн х 6 міс. + 10 грн).
Відразу після здійснення оплати працівник надав на розгляд керівнику установи доповідну записку з обґрунтуванням здійснених витрат за власні кошти та авансовий звіт разом з оригіналом документа, що засвідчує понесені витрати (квитанція про оплату). На підставі затвердженого керівником звіту працівнику було відшкодовано суму фактично витрачених коштів шляхом перерахування на його картковий рахунок.
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 2021 рік | |||||
| 1 | Здійснено передплату періодичного видання за рахунок власних коштів працівника | 2113 | 2116 | 2380 | 4, 8 |
| 2 | Відображено послуги з приймання передплати на періодичні видання | 8013 | 2116 | 10 | 8 |
| 3 | Отримано асигнування на відшкодування витрат працівника | 2313 | 7011 | 2380 | 2 |
| 4 | Відшкодовано понесені витрати працівнику на підставі авансового звіту | 2116 | 2313 | 2380 | 2, 8 |
| 5 | Віднесено витрати на передплату, здійснені у 2021 році, до витрат майбутніх періодів | 2911 | 2113 | 2380 | 4 |
| 2022 рік | |||||
| 1 | Списано на витрати І кварталу витрати, раніше враховані у складі витрат майбутніх періодів (395 грн х 3 міс.) | 8013 | 2911 | 1185 | 17 |
| 2 | Закриття рахунків витрат у кінці І кварталу | 5511 | 8013 | 1185 | 17 |
Приклад 4. Обласна дитяча бібліотека в листопаді 2021 року за рахунок загального фонду оформила передплату на різні періодичні видання на І півріччя 2022 року на загальну суму 117000 грн. Оплату здійснено за КЕКВ 3110. Витрати на передплату періодики для поповнення бібліотечних фондів не визнано витратами майбутніх періодів.
У січні 2022 року до бібліотеки надійшли періодичні видання на суму 19500 грн. У тому ж місяці бібліотечні фонди передано у використання.
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 2021 рік | |||||
| 1 | Отримано асигнування для оформлення передплати на І півріччя 2022 року | 2313 | 5411 | 117000 | 2 |
| 2 | Перераховано передплату за періодичні видання | 2113 | 2313 | 117035 | 2, 4 |
| 2022 рік | |||||
| 1 | Надійшли періодичні видання (бібліотечні фонди) до бібліотеки в січні | 1312 | 6211 | 19500 | 6 |
| 2 | Зменшено суму дебіторської заборгованості на вартість отриманих періодичних видань | 6211 | 2113 | 19500 | 4, 6 |
| 3 | Передано бібліотечні фонди в експлуатацію | 1112 | 1312 | 19500 | 17 |
| Одночасно відображено зміни в капіталі | 5411 | 5111 | 19500 | 17 | |
| 4 | Нараховано амортизацію в розмірі 50 % первісної вартості (19500 грн х 50 %) | 8014 | 1412 | 9750 | 17 |
| 5 | Віднесено на фінансовий результат звітного періоду нараховану амортизацію | 5511 | 8014 | 9750 | 17 |
ВИСНОВКИ
• При оформленні передплати на вітчизняні друковані видання на 2022 рік та оплаті послуг із їх доставки керуємось постановою № 1070
• Попередню оплату за періодичні видання здійснюємо на строк не більше 12 місяців
• Передплата періодики на наступний рік — це витрати майбутніх періодів → субрахунок 2911
• Якщо оформлюємо передплату у 2022 році на будь-який період цього ж року — це не витрати майбутніх періодів. У такому разі вартість періодики списуємо на витрати звітного періоду
