Личные вещи работников: когда излишки, а когда — нет?

Обнаруженные в результате инвентаризации излишки подлежат обязательному оприходованию (абз. 2 п. 4 разд. IV Положения № 879¹). Это в полной мере касается и личных вещей работников, выявленных во время инвентаризации на рабочих местах, но не оформленных должным образом. Речь идет как о бытовых предметах, так и о компьютерной технике, оргтехнике и т. п.

¹ Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

Разумеется, принося личные вещи на работу, работник не предполагает, что может их лишиться. Было ваше — стало наше… И вот уже вещи, условно, господина Петренко на балансе учреждения-работодателя. Поэтому во избежание недоразумений, использование личных вещей работниками на рабочих местах нужно правильно оформить. И сделать это необходимо, бесспорно, заблаговременно.

Прежде всего учреждение должно установить Порядок учета и использования личных вещей работников на рабочих местах. Все работники должны четко знать, как оформлять такие вещи. А вот сам порядок оформления отношений между учреждением и работником по хранению/использованию таких вещей будет зависеть от цели их использования. Предлагаем следующие варианты оформления:

• договор ответственного хранения — больше подходит для оформления хранения/использования бытовых предметов (электрочайник, посуда, настенные часы и т. п.), необходимых работнику для его личного использования;

• договор ссуды — пригодится, если есть необходимость в использовании личных вещей работника для выполнения им служебных обязанностей.

Ответственное хранение

Когда вещи находятся на ответственном хранении, одна сторона обязана хранить вещи, переданные ей другой стороной, и вернуть их в сохранности (ч. 1 ст. 936 ГКУ). Для этого между сторонами (работодателем и работником) заключается договор хранения в письменной форме (ч. 1 ст. 937 ГКУ). В таком договоре следует определить такие основные моменты, как:

1) опись вещей, передаваемых на хранение;

2) стоимость вещей, согласованная сторонами (например, на основании мониторинга цен на подобные вещи с учетом их фактического состояния или на основании документов, подтверждающих стоимость приобретения новых вещей);

3) срок действия договора (срок хранения может быть установлен или нет). Если срок хранения договором не установлен, учреждение обязано хранить вещи до предъявления работником требования об их возврате (ч. 2 ст. 938 ГКУ);

4) характер хранения — безвозмездный. Безвозмездное хранение предусмотрено ч. 4 ст. 946 ГКУ;

5) право учреждения на пользование вещью с согласия работника. Имейте в виду: пользоваться вещью, переданной на хранение, передавать ее в пользование другому лицу без согласия работника запрещено (ч. 1 ст. 944 ГКУ);

6) обязанность учреждения вернуть вещи работнику. Учреждение обязано по первому требованию работника вернуть вещь, даже если срок ее хранения не закончился (ч. 1 ст. 953 ГКУ);

7) ответственность за потерю или повреждение принятой на хранение вещи.

Важно: за потерю (недостачу) вещи, принятой на хранение, учреждение отвечает — в размере ее стоимости; в случае повреждения вещи — в размере суммы, на которую снизилась ее стоимость. Если же качество вещи изменилось настолько, что ее не возможно использовать по первоначальному назначению, — работник имеет право отказаться от этой вещи и требовать от учреждения возмещения ее стоимости. Такие требования определены нормами ст. 950 и 951 ГКУ.

Какие документы нужны еще?

Начинать процедуру следует с заявления работника. Такое заявление подтверждает намерение работника передать свои вещи на ответственное хранение (с возможностью использования). Кстати, чтобы забрать личные вещи и расторгнуть договор хранения, также понадобится заявление работника.

Письменная форма договора хранения соблюдена, если принятие вещей на хранение удостоверено распиской, квитанцией или другим документом, подписанным хранителем (абз. 3 ч. 1 ст. 937 ГКУ).

Это означает, что прием/возврат вещей на хранение следует оформлять документально. Таким документом может быть Акт приема-передачи материальных ценностей на ответственное хранение. Типовой формы этого Акта не существует. Поэтому можно использовать самостоятельно разработанную форму. Конечно, последняя должна содержать все обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные ст. 9 Закона о бухучете.

Ссуда

Главным отличием договора ссуды от других договоров пользования чужим имуществом является его безвозмездность. Так, по договору ссуды одна сторона (ссудодатель) безвозмездно передает или обязуется передать второй стороне (пользователю) вещь для пользования в течение установленного срока (ч. 1 ст. 827 ГКУ).

Имейте в виду: предметом договора ссуды являются непотребительские вещи. В свою очередь, такими считаются вещи, предназначенные для неоднократного использования и способные сохранять свой первоначальный вид в течение длительного времени (ч. 2 ст. 185 ГКУ). То есть о взятии в пользование запасов, мелкого инвентаря или МБП не может быть и речи.

Кстати, для получения имущества в безвозмездное пользование (ссуду) бюджетными учреждениями никаких преград или ограничений нет. Запрет, установленный ч. 2 ст. 9 Закона № 157, касается только предоставления государственного и коммунального имущества в ссуду.

Поэтому, если работник желает передать в пользование свои личные вещи, а учреждение-работодатель намерено взять их в пользование, они должны заключить договор ссуды в письменной форме (ч. 2 ст. 828 ГКУ). В этом договоре непременно должна быть зафиксирована договоренность сторон о пользовании вещью на безвозмездной основе. Это предусмотрено ч. 2 ст. 827 ГКУ.

Кроме того, в договоре следует прописать:

1) характеристики и стоимость имущества, передаваемого в пользование;

2) сроки пользования;

3) компенсация или оплата расходов на содержание и т. п.;

4) порядок возврата имущества.

Также следует зафиксировать в договоре, кто будет пользоваться вещью: только работник лично или и другие работники учреждения (подразделения) (п. 2 ч. 2 ст. 833 ГКУ).

И конечно же, помните о правовых последствиях невозврата вещей по окончании срока пользования (ст. 836 ГКУ). Работник может потребовать их принудительного возврата и возмещения ущерба.

Дополнительное документальное оформление

Желание работника предоставить личную вещь в безвозмездное пользование должно быть зафиксировано в заявлении. О своем намерении расторгнуть договор и вернуть вещь работник также сообщает заявлением.

Прием/возврат вещей оформляем Актом приема-передачи материальных ценностей в пользование в произвольной форме.

Забалансовый учет

Активы, принятые учреждением на ответственное хранение, следует учитывать на забалансовом субсчете 021 «Активы на ответственном хранении распорядителей бюджетных средств». Зато для учета активов, полученных в пользование, следует применять забалансовый субсчет 011 «Арендованные основные средства распорядителей бюджетных средств».

Инвентаризация и отчетность

Перед составлением годовой финотчетности необходимо провести инвентаризацию активов, учитываемых на забалансовых счетах. Так, ценности, которые не принадлежат учреждению, но временно находятся в его пользовании или на хранении, также подлежат проверке (п. 6 разд. I Положения № 879).

В форме № 5-дс «Примечания к годовой финансовой отчетности», разд. ХIІІ, по коду строки 1321 — отражаем остатки ценностей по субсчету 021 на начало и конец отчетного года. В свою очередь, по коду строки 1311 приводим остатки ценностей по субсчету 011 на начало и конец отчетного года. Кроме того, не забудьте показать в разд. ХІІІ поступление/выбытие таких ценностей в течение отчетного года.