Особисті речі працівників: коли лишки, а коли — ні?

Дійсно, виявлені у результаті інвентаризації лишки підлягають обов’язковому оприбуткуванню (абз. 2 п. 4 розд. IV Положення № 879¹). Це повною мірою стосується і особистих речей працівників, виявлених при інвентаризації на робочих місцях, але не оформлених належним чином. Ідеться як про побутові речі, так і про комп’ютерну техніку, оргтехніку тощо.

¹ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Здебільшого, коли працівник приносить свої особисті речі на роботу, він і гадки не має, що може їх втратити. Було ваше — стало наше… І ось уже речі, умовно, пана Петренка на балансі установи-роботодавця. Тож аби уникнути непорозумінь, використання особистих речей працівниками на робочих місцях потрібно правильно оформити. І зробити це необхідно, безперечно, заздалегідь.

Передусім установа має встановити Порядок обліку та використання особистих речей на робочих місцях. Усі працівники повинні чітко знати, як оформлювати такі речі. А от безпосередньо порядок оформлення відносин між установою та працівником щодо зберігання/використання таких речей залежатиме від мети їх використання. Пропонуємо такі варіанти оформлення:

• договір відповідального зберігання — більше підходить для оформлення зберігання/використання побутових речей (електрочайник, посуд, настінний годинник тощо), потрібних працівнику для його особистого використання;

• договір позички — стане в пригоді, якщо є потреба у використанні особистих речей працівника для виконання ним службових обов’язків.

Відповідальне зберігання

Коли речі знаходяться на відповідальному зберіганні, одна сторона зобов’язана зберігати речі, які передані їй другою стороною, та повернути їх у схоронності (ч. 1 ст. 936 ЦКУ). Для цього між сторонами (роботодавцем та працівником) укладається договір зберігання у письмовій формі (ч. 1 ст. 937 ЦКУ). У такому договору слід визначити такі основні моменти, як:

1) опис речей, які передаються на зберігання;

2) вартість речей узгоджена сторонами (наприклад, на підставі моніторингу цін на подібні речі з урахуванням їх фактичного стану або на підставі документів, які підтверджують вартість придбання нових речей);

3) строк дії договору (строк зберігання може бути встановлений або ні). Якщо строк зберігання договором не встановлено, установа зобов’язана зберігати речі до пред’явлення працівником вимоги про їх повернення (ч. 2 ст. 938 ЦКУ);

4) характер зберігання — безоплатний. Безоплатне зберігання речей передбачено ч. 4 ст. 946 ЦКУ;

5) право установи на користування річчю за згодою працівника. Майте на увазі: користуватися річчю, переданою на зберігання, а також передавати її у користування іншій особі, без згоди працівника заборонено (ч. 1 ст. 944 ЦКУ);

6) обов’язок установи повернути речі працівнику. Установа зобов’язана на першу вимогу працівника повернути річ, навіть якщо строк її зберігання не закінчився (ч. 1 ст. 953 ЦКУ);

7) відповідальність за втрату або пошкодження прийнятої на зберігання речі.

Важливо: за втрату (нестачу) речі, прийнятої на зберігання, установа відповідає — у розмірі її вартості; у разі пошкодження речі — у розмірі суми, на яку знизилася її вартість. Якщо ж якість речі змінилася настільки, що її не можливо використовувати за первісним призначенням, — працівник має право відмовитися від цієї речі й вимагати від установи відшкодування її вартості. Такі вимоги визначено нормами ст. 950 та 951 ЦКУ.

Які документи потрібні ще?

Розпочинати процедуру слід із заяви працівника. Така заява підтверджує намір працівника передати свої речі на відповідальне зберігання (з можливістю використання). До речі, аби забрати особисті речі та розірвати договір зберігання, також знадобиться заява працівника.

Крім того, письмова форма договору зберігання вважається дотриманою, якщо прийняття речей на зберігання посвідчено розпискою, квитанцією або іншим документом, підписаним зберігачем (абз. 3 ч. 1 ст. 937 ЦКУ).

Це означає, що прийняття/повернення речей на зберігання слід оформлювати документально. Таким документом може бути Акт приймання-передачі матеріальних цінностей на відповідальне зберігання. Типової форми цього Акта не існує. Тому можна використовувати самостійно розроблену форму. Звісно, остання повинна містити всі обов’язкові реквізити первинних документів, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік.

Позичка

Головною відмінністю договору позички від інших договорів користування чужим майном є його безоплатність. Так, за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом установленого строку (ч. 1 ст. 827 ЦКУ).

Майте на увазі: предметом договору позички є неспоживні речі. У свою чергу, такими вважаються речі, призначені для неодноразового використання та здатні зберігати свій первісний вигляд протягом тривалого часу (ч. 2 ст. 185 ЦКУ). Тобто про взяття в користування запасів, дрібного інвентарю чи МШП не може бути й мови.

До речі, для отримання майна в безоплатне користування (позичку) бюджетними установами жодних перепон чи обмежень немає. Заборона, встановлена ч. 2 ст. 9 Закону № 157, стосується лише надання державного та комунального майна у позичку.

Тож, якщо працівник бажає передати у користування свої особисті речі, а установа-роботодавець має намір взяти їх у користування, вони повинні укласти договір позички у письмовій формі (ч. 2 ст. 828 ЦКУ). У цьому договорі неодмінно має бути зафіксовано домовленість сторін про користування річчю на безоплатній основі. Це передбачено ч. 2 ст. 827 ЦКУ.

Крім того, у договорі обов’язково слід прописати:

1) характеристики та вартість майна, що передається у користування;

2) строки користування;

3) компенсація чи оплата видатків на утримання тощо;

4) порядок повернення майна.

Також слід зафіксувати у договорі, хто користуватиметься річчю: тільки працівник особисто чи й інші працівники установи (підрозділу) (п. 2 ч. 2 ст. 833 ЦКУ).

І звісно ж, пам’ятайте про правові наслідки неповернення речі після закінчення строку користування (ст. 836 ЦКУ). Працівник має право вимагати їх примусового повернення та відшкодування завданих збитків.

Додаткове документальне оформлення

Бажання працівника надати особисту річ у безоплатне користування має бути зафіксовано у заяві. Про свій намір розірвати договір та повернути річ працівник також повідомляє заявою.

Приймання/повернення речей оформлюємо Актом приймання-передачі матеріальних цінностей у користування у довільній формі.

Позабалансовий облік

Активи, прийняті установою на відповідальне зберігання, слід обліковувати на позабалансовому субрахунку 021 «Активи на відповідальному зберіганні розпорядників бюджетних коштів». Натомість для обліку активів, отриманих у користування, варто застосовувати позабалансовий субрахунок 011 «Орендовані основні засоби розпорядників бюджетних коштів».

Інвентаризація та звітність

Перед складанням річної фінзвітності необхідно провести інвентаризацію активів, які обліковуються на позабалансових рахунках. Так, цінності, які не належать установі, але тимчасово перебувають у її користуванні або на зберіганні, також підлягають перевірці (п. 6 розд. І Положення № 879).

У формі № 5-дс «Примітки до річної фінансової звітності», розд. ХIІІ, за кодом рядка 1321 — відображаємо залишки за субрахунком 021 на початок та кінець звітного року. У свою чергу, за кодом рядка 1311 наводимо залишки за субрахунком 011 на початок і кінець звітного року. Окрім того, не забудьте показати у розд. ХІІІ надходження/вибуття таких цінностей протягом звітного року.