Ежегодно перед составлением годовой финансовой отчетности необходимо проводить инвентаризацию активов и обязательств учреждения (ч. 1 ст. 10 Закона о бухучете, абз. 2 п. 7 Положения № 8791). Это «железобетонное» правило и никаких исключений из него нет.
1 Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.
ВНИМАНИЕ!
Проведение годовой инвентаризации носит обязательный характер
Обусловлено это в первую очередь тем, что перед составлением годовой финотчетности непременно следует не просто подвести итоги, но и подтвердить достоверность данных бухучета. И именно во время инвентаризации есть возможность выявить и исправить допущенные ошибки, устранить излишки или недостачи, а также избавиться от того, что давно утратило свои потребительские свойства и т. п.
Что проверять?
В идеале годовая инвентаризация должна быть сплошной (п. 7 разд. І Положения № 879). То есть она должна охватить все активы и обязательства учреждения. Не являются исключением и объекты, переданные в прокат, аренду или находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации или ремонте. Конечно, следует проверить и все то, что учитывается за балансом (активы во временном пользовании, распоряжении или хранении учреждения и т. п.).
Однако в этом вопросе есть одно НО. Так, Положением № 879 определен ряд активов, которые можно проверять один раз в три года. Далее об этом подробнее.
Когда проводить?
Общие сроки
Инвентаризация активов и обязательств перед составлением годовой финансовой отчетности должна завершиться до 31 декабря отчетного года. А вот начинать ее до 1 октября не следует. Более того, для некоторых видов активов и обязательств предусмотрены еще более поздние сроки проверки — не ранее 1 ноября. Такие ограничения установлены нормами п. 10 разд. І Положения № 879.
Для наглядности сроки проведения годовой инвентаризации разных видов активов и обязательств приведем в таблице.
Сроки проведения годовой инвентаризации
| Объект проверки | Срок проверки |
| Необоротные активы (кроме незавершенных капитальных инвестиций) с учетом особенностей | В течение трех месяцев до даты баланса (с 1 октября до 31 декабря) |
| Запасы (кроме незавершенного производства, полуфабрикатов и т. п.) | |
| Текущие биологические активы | |
| Дебиторская и кредиторская задолженности | |
| Расходы и доходы будущих периодов | |
| Обязательства (кроме неиспользованных обеспечений, расчетов с бюджетом и по отчислениям на общеобязательное государственное социальное страхование) | |
| Незавершенные капитальные инвестиции | В течение двух месяцев до даты баланса (с 1 ноября до 31 декабря) |
| Незавершенное производство, полуфабрикаты | |
| Финансовые инвестиции, денежные средства, средства целевого финансирования, обязательства в части неиспользованных обеспечений, расчетов с бюджетом и по ЕСВ | |
| Автомобили и другие ОС, которые отбыли в длительные рейсы, а также прочие материальные ценности, которые и на момент инвентаризации будут находиться за пределами учреждения | До их временного выбытия |
| Особенности | |
| Земельные участки, здания, сооружения и другие недвижимые объекты | Один раз в три года |
| Инструменты, приборы, инвентарь (мебель) | Ежегодно в объеме не менее 30 % с полным охватом в течение трех лет |
| Музейные ценности | В сроки, определенные Минкультуры* |
| Библиотечные фонды | В течение года** |
| Драгоценные металлы и драгоценные камни в приборах, оборудовании и других изделиях | Одновременно с инвентаризацией таких активов |
| * С учетом периодичности, определенной п. 3 разд. VII Инструкции № 5802. ** При наличии объема библиотечных фондов от 100 до 500 тыс. единиц инвентаризация может проводиться в течение пяти лет с ежегодным охватом не менее 20 % единиц, а свыше 500 тыс. единиц — в течение десяти лет с ежегодным охватом минимум 10 % единиц. | |
2 Инструкция по организации учета музейных предметов, утвержденная приказом Минкультуры от 21.07.2016 № 580.
Конкретные сроки
Конкретные периодичность и сроки проведения годовой инвентаризации определяет руководитель учреждения в своем распорядительном документе.
ВАЖНО!
Определенные в распорядительном документе сроки проведения инвентаризации не могут превышать сроков, установленных Положением № 879
Бесспорно, при определении конкретных сроков инвентаризационного контроля в вашем учреждении необходимо учитывать объемы проверки.
Также в распорядительном документе нужно обязательно указать, по состоянию на какую дату будет проведена проверка фактического состояния и наличия активов и обязательств. Но по состоянию на какую же дату следует проводить инвентаризацию: на последний день отчетного месяца или на первое число следующего? Считаем, что правильно осуществлять инвентаризацию по состоянию на последнее число соответствующего месяца. Ведь годовая инвентаризация имеет четкую привязку к дате баланса. Именно от даты баланса установлены сроки, в которые должна быть проведена инвентаризация конкретных объектов перед составлением годовой финотчетности, в п. 10 разд. I Положения № 879. В свою очередь, баланс субъекта госсектора составляется на конец последнего дня отчетного периода (п. 7 разд. ІІІ НП(С)БУ 1013).
3 Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 101 «Предоставление финансовой отчетности», утвержденное приказом Минфина от 28.12.2012 № 1541.
Обратите внимание: инвентаризацию конкретных объектов следует начинать после даты, на которую она назначена. Например, согласно приказу руководителя инвентаризацию проводят по состоянию на 30.11.2021. В таком случае непосредственно проверка определенных объектов должна проходить в декабре (скажем, с 2 по 16 декабря 2021 года).
Исключение: инвентаризация наличных в кассе преимущественно имеет внезапный характер (п. 5 разд. II Положения № 879). Поэтому наличные инвентаризируют на дату фактической проверки (например, 1 ноября по состоянию на 01.01.2021).
Кто проверяет?
Руководитель учреждения должен наделить определенных работников полномочиями по проведению годовой инвентаризации. Для этого он на основании распорядительного документа создает инвентаризационную комиссию (п. 1 разд. ІІ Положения № 879).
Кстати, такая комиссия может быть и постоянно действующей. То есть созданной не только для проведения годовой инвентаризации, но и для осуществления инвентаризационного контроля в других предусмотренных законодательством случаях. Если же в вашем учреждении уже есть такая постоянно действующая комиссия, в приказе о проведении очередной годовой инвентаризации достаточно указать реквизиты соответствующего распорядительного документа о ее создании.
В число членов комиссии по инвентаризации можно включить следующие категории работников:
• представителей аппарата управления (например, руководителей структурных подразделений);
• представителей бухгалтерской службы;
• других опытных работников, знающих объект инвентаризации, цены и нюансы первичного учета (например, инженеров, технологов, экономистов).
Возглавляет комиссию по инвентаризации руководитель учреждения (его заместитель) или руководитель подчиненного структурного подразделения, уполномоченный руководителем учреждения.
Если объем работ для проведения инвентаризации большой, руководитель учреждения может дополнительно создать рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2 разд. ІІ Положения № 879). Такие комиссии также образуются на основании приказа руководителя. Таким образом, обеспечиваются рациональное распределение обязанностей по проведению инвентаризации и ее оперативное осуществление.
Кстати, в случае создания рабочих инвентаризационных комиссий основная комиссия по инвентаризации перенимает на себя преимущественно организационные и контролирующие функции (п. 2.5 разд. ІІ Положения № 879). Впрочем, установление причин сверхнормативных недостач и потерь активов, а также предоставление предложений по их урегулированию осуществляет именно основная комиссия.
Предостережение: в состав инвентаризационной комиссии нельзя включать материально ответственных лиц (далее — МОЛ) для проверки активов, находящихся у них на ответственном хранении. Формально это ограничение касается состава рабочих инвентаризационных комиссий (абз. 2 п.п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879). Однако считаем целесообразным придерживаться этого принципа и при формировании основной комиссии по инвентаризации.
И запомните правило № 1: инвентаризация проводится полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии МОЛ. Это черным по белому прописано в абз. 5 п. 1 разд. ІІ Положения № 879.
Более того, инвентарные описи и акты инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и МОЛ (п. 18 разд. ІІ Положения № 879). Поэтому отсутствие хотя бы одного члена комиссии при осуществлении инвентаризации может стать формальным основанием для признания ее результатов недействительными.
А если форс-мажор...
Отсутствует член комиссии
Как быть в случае отсутствия члена комиссии или ее председателя? Руководитель учреждения может обновить состав инвентаризационной комиссии (рабочей комиссии). В свое время на такую возможность указали специалисты Минфина в своем официальном разъяснении (письмо от 15.12.2003 № 31-04200-30-23/191).
Для этого следует на основании распорядительного документа внести изменения в состав комиссии, в связи с отсутствием одного из них. Ведь никакие форс-мажорные обстоятельства не должны воспрепятствовать годовой инвентаризации.
Другой вариант — приостановить инвентаризацию (если она уже начата) или отсрочить. Конечно, этот вариант подходит, если времени достаточно. Иначе смотри «пункт первый».
Отсутствует МОЛ
Если установленные сроки проведения инвентаризации подходят к концу, а МОЛ еще находится на больничном, перенесите их на более поздний срок. В этом случае также понадобится распорядительный документ руководителя. И фактически это единственный вариант. Ведь заменить МОЛ кем-то другим вряд ли удастся. А если во время инвентаризации будет обнаружено нарушение и дело дойдет до суда, использовать материалы инвентаризации в суде будет невозможно.
Кстати, соответствующие прецеденты уже имели место в отечественной судебной практике (постановление Апелляционного суда Закарпатской области от 20.08.2018 № 76164600 по делу № 308/8854/16-ц).
На основании какого документа проводить?
Руководитель учреждения должен оформить распорядительный документ — приказ о проведении годовой инвентаризации.
В этом приказе следует определить:
• цель оформления распорядительного документа;
• конкретные сроки (продолжительность) проведения инвентаризации активов и обязательств с уточнением даты, по состоянию на которую должны быть учтены фактические данные и данные бухгалтерского учета;
• ответственных за организацию и проведение инвентаризации лиц (инвентаризационная комиссия, рабочая инвентаризационная комиссия) со ссылкой на распорядительный документ, если состав инвентаризационной комиссии утвержден отдельным приказом.
Имейте в виду: с 1 сентября этого года оформление приказов следует осуществлять с учетом требований ДСТУ 4163:20204.
4 Национальный стандарт «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ДСТУ 4163:2020, утвержденный приказом ГП «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020 № 144.
Образец приказа о проведении годовой инвентаризации — ниже.
ВЫВОДЫ
• Объекты инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии и конкретные сроки ее проведения определяет руководитель учреждения в своем распорядительном документе
• При отсутствии председателя или членов комиссии по уважительным причинам следует обновить состав комиссии на основании приказа руководителя учреждения
• При отсутствии МОЛ целесообразно перенести инвентаризацию на другой срок
• Приказ о создании инвентаризационной комиссии и приказ о проведении инвентаризации оформляйте с учетом требований ДСТУ 4163:2020
