Щорічно перед складанням річної фінансової звітності необхідно проводити інвентаризації активів та зобов’язань установи (ч. 1 ст. 10 Закону про бухоблік, абз. 2 п. 7 Положення № 8791). Це «залізо-бетонне» правило і жодних винятків із нього немає.
1 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.
УВАГА!
Проведення річної інвентаризації носить обов’язковий характер
Зумовлено це насамперед тим, що перед складанням річної фінзвітності неодмінно слід не просто підбити підсумки, але й підтвердити достовірність даних бухобліку. І саме під час інвентаризації є можливість виявити та виправити допущені помилки, усунути лишки або нестачі, а також позбутися того, що давно втратило споживчі властивості тощо.
Що перевіряти?
В ідеалі річна інвентаризація має бути суцільною (п. 7 розд. І Положення № 879). Тобто вона повинна охопити всі активи та зобов’язання установи. Не є винятком і об’єкти, які передано в прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації чи ремонті. Звісно ж, слід перевірити і все те, що обліковується поза балансом (активи у тимчасовому користуванні, розпорядженні або зберіганні установи тощо).
Однак у цьому питанні є одне АЛЕ. Так, Положенням № 879 визначено низку активів, які можна перевіряти один раз на три роки. Далі про це детальніше.
Коли проводити?
Загальні строки
Інвентаризація активів та зобов’язань перед складанням річної фінансової звітності має завершитись до 31 грудня звітного року. А от розпочинати її до 1 жовтня не слід. Ба більше, для деяких видів активів та зобов’язань передбачено ще більш пізні строки перевірки — не раніше 1 листопада. Такі обмеження встановлено нормами п. 10 розд. І Положення № 879).
Для наочності строки проведення річної інвентаризації різних видів активів та зобов’язань наведемо у таблиці.
Строки проведення річної інвентаризації
| Об’єкт перевірки | Строк перевірки |
| Необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій) з урахуванням особливостей | Протягом трьох місяців до дати балансу (з 1 жовтня до 31 грудня) |
| Запаси (крім незавершеного виробництва, напівфабрикатів тощо) | |
| Поточні біологічні активи | |
| Дебіторська та кредиторська заборгованості | |
| Витрати і доходи майбутніх періодів | |
| Зобов’язання (крім невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування) | |
| Незавершені капітальні інвестиції | Протягом двох місяців до дати балансу (з 1 листопада до 31 грудня) |
| Незавершене виробництво, напівфабрикати | |
| Фінансові інвестиції, грошові кошти, кошти цільового фінансування, зобов’язань у частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з ЄСВ | |
| Автомобілі та інші ОЗ, які відбули у тривалі рейси, а також інші матеріальні цінності, які та на момент інвентаризації будуть знаходитися поза установою | До їх тимчасового вибуття |
| Особливості | |
| Земельні ділянки, будівлі, споруди та інших нерухомих об’єктів | Один раз на три роки |
| Інструменти, прилади, інвентар (меблі) | Щороку в обсязі не менше 30 % з повним охопленням протягом трьох років |
| Музейні цінності | У строки, визначені Мінкультури* |
| Бібліотечні фонди | Протягом року** |
| Дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння в приладах, обладнанні та інших виробах | Одночасно з інвентаризацією таких активів |
| * З урахуванням періодичності, визначеної п. 3 розд. VII Інструкції № 5802. ** За наявності обсягу бібліотечних фондів від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризація може проводитись протягом п’яти років зі щорічним охопленням не менше 20 % одиниць, а понад 500 тис. одиниць — протягом десяти років зі щорічним охопленням мінімум 10 % одиниць. | |
2 Інструкція з організації обліку музейних предметів, затверджена наказом Мінкультури від 21.07.2016 № 580.
Конкретні строки
Конкретні періодичність та строки проведення річної інвентаризації визначає керівник установи у своєму розпорядчому документі.
ВАЖЛИВО!
Визначені в розпорядчому документі строки проведення інвентаризації не можуть перевищувати строків, установлених Положенням № 879
Безперечно, при визначенні конкретних строків інвентаризаційного контролю у вашій установі необхідно враховувати обсяги перевірки.
Також у розпорядчому документі потрібно обов’язково зазначити, станом на яку дату буде проведено перевірку фактичного стану та наявності активів і зобов’язань.
Але станом на яку ж дату слід проводити інвентаризацію: на останній день звітного місяця чи на перше число наступного? Вважаємо, що правильно здійснювати інвентаризацію станом на останнє число відповідного місяця. Адже річна інвентаризація має чітку прив’язку до дати балансу. Саме від дати балансу встановлено строки, в який має буди проведено інвентаризацію конкретних об’єктів перед складанням річної фінансової звітності, в п. 10 розд. І Положення № 879. У свою чергу, баланс суб’єкта державного сектору складається на кінець останнього дня звітного періоду (п. 7 розд. ІІІ НП(С)БО 1013).
3 Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 101 «Подання фінансової звітності», затверджене наказом Мінфіну від 28.12.2012 № 1541.
Зверніть увагу: інвентаризацію конкретних об’єктів слід розпочинати після дати, на яку її призначено. Наприклад, згідно з наказом керівника інвентаризацію проводять станом на 30.11.2021. У такому разі безпосередньо перевірка визначених об’єктів має проходити в грудні (скажімо, з 02 по 16 грудня 2021 року).
Виняток: інвентаризація готівки в касі установи здебільшого має раптовий харкактер (п. 5 розд. II Положення № 879). Тому готівкові кошти інвентаризують станом на дату фактичної перевірки (наприклад, 1 листопада станом на 01.11.2021).
Хто перевіряє?
Керівник установи має наділити певних працівників повноваженнями щодо проведення річної інвентаризації. Для цього він на підставі розпорядчого документа створює інвентаризаційну комісію (п. 1 розд. ІІ Положення № 879).
До речі, така комісія може бути й постійною діючою. Тобто створеною не тільки для проведення річної інвентаризацій, а й для здійснення інвентаризаційного контролю в інших передбачених законодавством випадках.
Якщо ж у вашій установі вже є така постійно діюча комісія, у наказі про проведення чергової річної інвентаризації достатньо зазначити реквізити відповідного розпорядчого документу щодо її створення.
До числа членів комісії з інвентаризації можна включити такі категорії працівників:
• представників апарату управління (наприклад, керівників структурних підрозділів);
• представників бухгалтерської служби;
• інших досвідчених працівників, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та нюанси первинного обліку (наприклад, інженерів, технологів, економістів, бухгалтерів тощо).
Очолює комісію з інвентаризації керівник установи (його заступник) або керівник підпорядкованого структурного підрозділу, уповноважений керівником установи.
Якщо обсяг робіт для проведення інвентаризації великий, керівник установи може додатково створити робочі інвентаризаційні комісії (п. 2 розд. ІІ Положення № 879). Такі комісії також утворюються на підставі наказу керівника. Таким чином, забезпечується раціональний розподіл обов’язків з проведення інвентаризації та її оперативне здійснення.
До речі, у разі створення робочих інвентаризаційних комісій основна комісія з інвентаризації перебирає на себе переважно організаційні та контролюючі функції (п. 2.5 розд. ІІ Положення № 879). Утім, установлення причин понаднормативних нестач і втрат активів, а також надання пропозицій щодо їх урегулювання здійснює саме основна комісія.
Застереження: до складу інвентаризаційної комісії не можна включати матеріально відповідальних осіб (далі — МВО) для перевірки активів, що знаходяться у них на відповідальному зберіганні.
Формально це обмеження стосується складу робочих інвентаризаційних комісій (абз. 2 п.п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879). Однак вважаємо за доцільне дотримуватися цього принципу й при формуванні основної комісії з інвентаризації.
І запам’ятайте правило № 1: інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії та у присутності МВО. Це чорним по білому прописано в абз. 5 п. 1 розд. ІІ Положення № 879.
Ба більше, всі інвентарні описи та акти інвентаризації мають бути підписані всіма членами інвентаризаційної комісії та МВО (п. 18 розд. ІІ Положення № 879). Тож відсутність хоча б одного члена комісії при здійсненні інвентаризації може стати формальною підставою для визнання її результатів недійсними.
А якщо форс-мажор…
Відсутній член комісії
Як бути у разі відсутності члена комісії чи її голови? Керівник установи може оновити склад інвентаризаційної комісії (робочої комісії). Свого часу про таку можливість зазначили фахівці Мінфіну у своєму офіційному роз’ясненні (лист від 15.12.2003 № 31-04200-30-23/191). Для цього слід на підставі розпорядчого документа внести зміни до складу комісії, у зв’язку з відсутністю одного з них. Адже будь-які форс-мажорні обставини не повинні стати на заваді річної інвентаризації.
Інший варіант — призупинити інвентаризацію (якщо її вже розпочато) або відтермінувати. Звісно ж, цей варіант підходить, якщо часу вдосталь. Інакше дивись «пункт перший».
Відсутня МВО
Якщо встановлені строки проведення інвентаризації відповідних активів добігають кінця, а МВО ще перебуває на лікарняному, перенесіть їх на більш пізній строк. У цьому разі також знадобиться розпорядчий документ керівника установи. І фактично це єдиний варіант. Адже замінити МВО кимось іншим навряд чи вдасться. А якщо під час інвентаризації буде виявлено порушення і справа дійде до суду, використати матеріали інвентаризації в суді не вийде.
До речі, відповідні прецеденти вже мали місце у вітчизняній судовій практиці (постанова Апеляційного суду Закарпатської області від 20.08.2018 № 76164600 у справі № 308/8854/16-ц).
На підставі якого документа проводити?
Керівник установи має оформити розпорядчий документ — наказ про проведення річної інвентаризації.
У цьому наказі слід визначити:
• мету оформлення розпорядчого документу;
• конкретні строки (тривалість) проведення інвентаризації активів та зобов’язань з уточненням дати, станом на яку мають бути враховані фактичні дані та дані обліку;
• відповідальних за організацію та проведення інвентаризації осіб (інвентаризаційна комісія, робоча інвентаризаційна комісія) з посиланням на розпорядчий документ, якщо склад інвентаризаційної комісії затверджено окремим наказом.
До речі, віднедавна оформлення наказів слід здійснювати з урахуванням вимог ДСТУ 4163:20204.
4 Національний стандарт «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163:2020, затверджений наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144.
Зразок наказу про проведення річної інвентаризації — нижче.
ВИСНОВКИ
• Об’єкти інвентаризації, склад інвентаризаційної комісії та конкретні строки її проведення визначає керівник установи у своєму розпорядчому документі
• За відсутності голови або членів комісії з поважних причин слід оновити склад комісії на підставі наказу керівника установи
• За відсутності МВО доцільно перенести інвентаризацію на інший строк
• Наказ про створення інвентаризаційної комісії та наказ про проведення інвентаризації оформлюйте з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020
