Где взять средства на командировки?

В последнее время этот вопрос все чаще возникает у наших читателей и участников сообщества бухгалтеров бюджетной сферы в Facebook.

«Где взять средства?» — вопрос по большей части риторический. И этот случай — не исключение.

Но все-таки вместе попробуем разобраться, как «выкручиваться» из сложившейся ситуации.

Прежде всего напомним: с 01.01.2022 действительно следует применять новые размеры суточных и новые предельные нормы расходов на наем жилья в Украине. Это обусловлено изменениями, внесенными постановлением № 1355¹. В частности, изложено в новой редакции приложение 1 к постановлению № 98².

¹ Постановление КМУ «О внесении изменений в постановление Кабинета Министров Украины от 2 февраля 2011 г. № 98» от 23.12.2021 № 1355.

² Постановление «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.

Подробнее об этом — в материале «Увеличены суточные и расходы на наем жилья» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2022, № 1, с. 4). Применение новых норм является обязательным.

При этом законодатель предупреждает: реализация этого постановления осуществляется предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств, исключительно в пределах средств, предусмотренных в соответствующих сметах и планах использования бюджетных средств.

Это черным по белому прописано в п. 2 постановления № 1355.

Конечно, пока Кабмин думал, сметы бюджетных учреждений уже утверждены. Соответственно, расходы на командировку запланированы исходя из старых норм.

Поэтому предлагаем пойти по одному из трех путей.

Просим главного распорядителя бюджетных средств увеличить ассигнования

Этот способ достаточно логичен. Ведь есть железное обоснование — увеличение норм расходов на законодательном уровне, которое необходимо выполнять. Впрочем, вероятность, что выделят дополнительные средства на соответствующие расходы, совсем не высокая. Однако попробовать все равно стоит.

Если все же невозможно добавить ассигнования по КЭКР 2250, предлагаем пересмотреть ассигнования по другим кодам текущих расходов и по возможности перебросить часть ассигнований на КЭКР 2250.

Также напомним: на данный момент есть перечень защищенных статей расходов, которые нельзя сокращать. Такие расходы определены ст. 55 БКУ. К ним, в частности, относятся расходы на оплату труда с начислениями, обеспечение продуктами питания, оплата коммунальных услуг и энергоносителей.

Поэтому пишите письмо вашему главному распорядителю с просьбой увеличить ассигнования по КЭКР 2250 в связи с увеличением законодательно установленных норм командировочных расходов или же путем уменьшения расходов по другим КЭКР.

Минимизируем командировочные расходы

Здесь речь идет больше не о том, где найти дополнительные средства, а о том, как их сэкономить.

Кстати, именно такой путь предлагает Кабмин в п. 3 постановления № 1355.

Так, вы можете, во-первых, оптимизировать количественный состав командированных работников и срок их пребывания в командировках.

Во-вторых, вы можете уменьшить расходы на оплату проезда, наем жилья и прочие расходы, связанные с командировками. Так, сумма суточных является фиксированной, и меньше чем 300 грн за сутки вы заплатить не имеете права. А вот новая сумма расходов на наем жилья — 900 грн — является предельной. Поэтому целесообразно поискать жилье подешевле, чем за 900 грн в сутки. Недорогие гостиницы, мотели, хостелы и т. п. По крайней мере в этом году. Да, возможно, неудобно, да — сложно, но ничего не поделаешь. К тому же раньше (до 01.01.2022) даже укладывались в норму в 600 грн.

В-третьих, отдавайте предпочтение встречам и обучению в онлайн-формате вместо командировок. Идем в ногу со временем, применяем новые технологии — Zoom, Teams и т. п.

Причем это не только хорошая экономия средств на командировку, а еще и мероприятие по предотвращению заражения и распространения COVID-19.

Подходить к необходимости командирования работников в другие населенные пункты следует очень взвешенно. Осуществляйте только те командировки, без которых действительно не обойтись.

Привлекаем дополнительные средства от благотворителей

А почему бы и нет? Получение благотворительных взносов в виде денежных средств законодательством не запрещено.

Также нет и запрета на расходование таких средств на оплату командировок.

В свое время Кабмином был принят соответствующий Порядок № 1222³. Этим нормативным документом установлены требования к получению, использованию и учету благотворительной помощи именно бюджетными учреждениями. И, в частности, именно этим Порядком предусмотрена возможность получения благотворительных взносов в денежной форме для нужд учреждений по направлениям расходов, определенным благотворителем.

³ Порядок получения благотворительных (добровольных) взносов и пожертвований от юридических и физических лиц бюджетными учреждениями и заведениями образования, здравоохранения, социальной защиты, культуры, науки, спорта и физического воспитания для потребностей их финансирования, утвержденный постановлением КМУ от 04.08.2000 № 1222.

Поэтому самым лучшим вариантом будет, если благотворитель самостоятельно определит именно такое направление расходования предоставленных им средств, как расходы на командировку работников.

Если же благотворитель не определил конкретные цели использования благотворительного взноса, дальнейшую судьбу таких средств решает руководитель учреждения — бенефициара⁴ помощи.

⁴ Бенефициар — получатель благотворительной помощи.

При этом направлять такие средства следует в соответствии с первоочередными потребностями, связанными исключительно с основной деятельностью учреждения. Этого требует п. 2 Порядка № 1222. Расходы на необходимые для деятельности учреждения командировки вполне могут стать таким направлением использования.