Де взяти кошти на відрядження?

Останнім часом це питання дедалі частіше постає серед наших читачів та учасників спільноти бухгалтерів бюджетної сфери у Facebook.

«Де взяти кошти?» — запитання, здебільшого, риторичне. І цей випадок — не виняток.

Але вcе ж таки разом спробуємо розібратися, як «викручуватися» із ситуації, що склалася.

Передусім нагадаємо: з 01.01.2022 дійсно слід застосовувати нові розміри добових та нові граничні норми витрат на найм житла в Україні. Це обумовлено змінами, внесеними постановою № 1355¹. Зокрема, викладено в новій редакції додаток 1 до постанови № 98².

¹ Постанова КМУ «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 р. № 98» від 23.12.2021 № 1355.

² Постанова «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Докладніше про це — у матеріалі «Збільшено добові та витрати на найм житла» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2022, № 1, с. 4).

Застосування нових норм є обов’язковим.

При цьому законодавець попереджає: реалізація цієї постанови здійснюється підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, виключно в межах коштів, передбачених у відповідних кошторисах та планах використання бюджетних коштів.

Це чорним по білому прописано у п. 2 постанови № 1355.

Звісно, доки Кабмін думав, кошториси бюджетних установ уже затверджені. Відповідно видатки на відрядження заплановано виходячи зі старих норм.

Тож пропонуємо піти одним з трьох шляхів.

Просимо в головного розпорядника бюджетних коштів збільшити асигнування

Цей спосіб доволі логічний. Адже є залізне обґрунтування — збільшення норм витрат на законодавчому рівні, яке необхідно виконувати. Утім імовірність, що виділять додаткові кошти на відповідні видатки, зовсім не велика. Проте спробувати все одно слід.

Якщо неможливо додати асигнування за КЕКВ 2250, пропонуємо переглянути асигнування за іншими кодами поточних видатків та, по можливості, перекинути частину асигнувань на КЕКВ 2250.

Також нагадаємо: наразі є перелік захищених статей видатків, які не можна скорочувати. Такі видатки визначено ст. 55 БКУ. До них, зокрема, належать видатки на оплату праці з нарахуваннями, забезпечення продуктами харчування, оплату комунальних послуг та енергоносіїв.

Тож пишіть листа до вашого головного розпорядника з проханням збільшити асигнування за КЕКВ 2250 у зв’язку зі збільшенням законодавчо встановлених норм витрат на відрядження або ж шляхом зменшення витрат за іншими КЕКВ.

Мінімізуємо витрати на відрядження

Тут ідеться більше не про те, де знайти додаткові кошти, а про те, як їх зекономити.

До речі, саме такий шлях пропонує Кабмін у п. 3 постанови № 1355.

Так, ви можете, по-перше, оптимізувати кількісний склад відряджених працівників і строк їх перебування у відрядженнях.

По-друге, ви можете зменшити витрати на оплату проїзду, найм житла та інші витрати, пов’язані з відрядженнями.

Так, сума добових є фіксованою, і менше ніж 300 грн за добу ви заплатити не маєте права. А ось нова сума витрат на найм житла — 900 грн — є граничною. Тому доцільно пошукати житло подешевше, ніж за 900 грн на добу. Недорогі готелі, мотелі, хостели тощо. Принаймні цьогоріч. Так, можливо не зручно, так — складно, але нічого не вдієш. До того ж раніше (до 01.01.2022) навіть вкладалися в норму в 600 грн.

По-третє, віддавайте перевагу зустрічам та навчанням в онлайн-форматі замість відряджень. Ідемо в ногу з часом, застосовуємо нові технології — Zoom, Teams тощо. Поготів, це не лише гарна економія коштів на відрядження, а ще й захід запобіганню зараженню і розповсюдженню COVID-19.

Підходити до необхідності відрядження працівників до інших населених пунктів слід дуже виважено. Здійснюйте лише ті відрядження, без яких дійсно не обійтися.

Залучаємо додаткові кошти від благодійників

А чом би й ні? Отримання благодійних внесків у вигляді грошових коштів законодавством не заборонено. Також немає і заборони щодо витрачання таких коштів на оплату відряджень.

Cвого часу Кабміном було прийнято відповідний Порядок № 1222³. Цим нормативним документом установлено вимоги до отримання, використання та обліку благодійної допомоги саме бюджетними установами. І, зокрема, саме цим Порядком передбачено можливість отримання благодійних внесків у грошовій формі для потреб установ за напрямами видатків, визначеними благодійником.

³ Порядок отримання благодійних (добровільних) внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бюджетними установами і закладами освіти, охорони здоров’я, соціального захисту, культури, науки, спорту та фізичного виховання для потреб їх фінансування, затверджений постановою КМУ від 04.08.2000 № 1222.

Тож найкращим варіантом буде, якщо благодійник самостійно визначить саме такий напрям витрачання наданих ним коштів, як видатки на відрядження працівників.

Якщо ж благодійник не визначив конкретних цілей використання благодійного внеску, подальшу долю таких коштів вирішує керівник установи — бенефіціара⁴ допомоги.

⁴ Бенефіціар — отримувач благодійної допомоги.

При цьому спрямовувати такі кошти слід відповідно до першочергових потреб, пов’язаних виключно з основною діяльністю установи. Цього вимагає п. 2 Порядку № 1222. Видатки на необхідні для діяльності установи відрядження цілком можуть стати таким напрямом використання.