При увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже получил отпуск полной продолжительности, для покрытия его задолженности работодатель производит отчисления из заработной платы за дни отпуска, которые были предоставлены в счет неотработанной части рабочего года, за исключением случаев, перечисленных в ст. 22 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Удерживая с работника излишне выплаченные отпускные, работодатель уменьшает фонд оплаты труда того месяца, в котором он фактически осуществляет такое удержание. Прошлые периоды при этом не корректируются.
Если сумма окончательного расчета (зарплата и другие начисления) в месяце увольнения меньше, чем подлежащие удержанию отпускные, то работник должен погасить возникшую задолженность перед работодателем (чистую сумму «незаработанных» отпускных). Сделать это можно путем внесения средств в кассу предприятия или на текущий счет.
НДФЛ, удержанный с отпускных, в прошлых периодах (когда начислялись отпускные) корректировать не надо. Он уменьшает сумму НДФЛ, начисленного в месяце увольнения.
В случае прекращения трудового договора, заключенного с работником, работодатель обязан провести перерасчет сумм доходов, начисленных работнику, а также удержанного с них НДФЛ (п.п. 169.4.2 Налогового кодекса Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI, далее — НКУ). Перерасчет при увольнении осуществляется во время проведения окончательного расчета с увольняемым работником.
Результатом проведения перерасчета НДФЛ может быть:
• недоплата налога (т. е. расчетная сумма налога за проверяемый период превысила фактически удержанную сумму налога за этот же период). В этом случае сумму недоплаты по НДФЛ работодатель удерживает за счет любого налогооблагаемого дохода увольняемого работника за соответствующий месяц после его налогообложения. При проведении перерасчета при увольнении таким месяцем будет месяц прекращения трудовых отношений с работником.
Если же сумма недоплаты превышает сумму налогооблагаемого дохода, выплачиваемого работнику при увольнении, то непогашенную часть такой недоплаты включают в состав налогового обязательства работника по результатам отчетного налогового года. Ее работник уплачивает в бюджет сам по результатам декларирования (п.п. 169.4.4 НКУ);
• переплата налога (расчетная сумма НДФЛ, полученная при проведении перерасчета, меньше фактически удержанной суммы налога за проверяемый период). В такой ситуации работодателю на сумму переплаты следует уменьшить сумму начисленного налогового обязательства налогоплательщика за соответствующий месяц (в нашем случае за месяц, в котором проводился окончательный расчет с работником).
В случае превышения суммы переплаты, возникшей по результатам окончательного расчета с работником, над его суммой налогового обязательства, НКУ не предусмотрен возврат суммы такого превышения. Исключение — случаи, когда переплата возникла в результате ошибки, допущенной налоговым агентом при начислении (удержании) НДФЛ за любой период (месяц) отчетного года.
В таком случае на сумму переплаты уменьшается сумма перечисления НДФЛ в целом по предприятию при возникновении обязательства по уплате НДФЛ в следующем месяце.
