Работник поменял имя: действия кадровой службы

Немного теории

Мы приобретаем права и обязанности и осуществляем их под своим именем. Имя физического лица, являющегося гражданином Украины, состоит из фамилии, собственного имени и отчества (далее — Ф. И. О.), если иное не следует из закона или обычая национального меньшинства, к которому оно принадлежит.

В силу определенных обстоятельств физлицо может поменять свои Ф. И. О. Для этого ему необходимо подать соответствующее заявление в орган государственной регистрации актов гражданского состояния (далее — РАГС) по месту жительства.

О факте государственной регистрации акта гражданского состояния РАГС выдаст соответствующее свидетельство ( ч. 1 ст. 18 Закона Украины «О государственной регистрации актов гражданского состояния» от 01.07.10 г. № 2398-VI). После чего в паспорте сделают отметку о том, что он подлежит обмену в течение месяца.

Важно! Перемена имени не влечет за собой прекращения или изменения гражданских, трудовых прав и обязанностей физического лица, которые были приобретены им под прежним именем.

Я поменял! Куда бежать?

Все начинается с обмена паспорта. Эта процедура проводится в месячный срок по месту постоянного проживания физлица территориальными подразделениями Государственной миграционной службы Украины ( п. 12 разд. II Положения о паспорте гражданина Украины, утвержденного постановлением ВРУ от 26.06.92 г. № 2503-XII).

Новенький паспорт на руках? Значит, пора наведаться в налоговую, прихватив с собой паспорт и оригинал идентификационного номера (регистрационного) номера учетной карточки плательщика налога (далее — налоговый номер). Зачем? Чтобы получить налоговый номер с новым именем либо, если физлицо из-за своих религиозных убеждений отказалось от принятия — отметку в паспорте о наличии права осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта. Сделать это нужно в течение месяца со дня возникновения таких изменений.

Учтите: за несоблюдение сроков обмена паспорта физлицу «светит» админответственность в виде предупреждения или штрафа от 17 до 51 грн. (ст. 199 КоАП).

Нарушение срока подачи сведений в налоговую об изменении имени до 01.01.16 г. пройдет безнаказанно (см. п. 14 подразд. 10 разд. XX НКУ). А вот с этой даты за такое нарушение будет «светить» штраф в размере 85 грн.

Кроме паспорта и налогового номера придется также поменять загранпаспорт, военный билет, водительское удостоверение и техпаспорт, кредитные карточки, переоформить текущие и депозитные счета в банке, если они есть, конечно. Но всем этим физлицо будет заниматься самостоятельно. Мы же далее поговорим о том, что делать работодателю с таким «переменчивым» работником.

Ищем основания

О перемене имени работник обязан уведомить своего работодателя. Процедура внесения изменений в документы, содержащие персональные данные работника, поменявшего свое имя, как правило, начинается с получения от него заявления. Пример такого заявления приведен на рис. 1. К заявлению работник прилагает копии документов, удостоверяющих перемену Ф. И. О. (например, свидетельства о браке либо о расторжении брака, свидетельства о перемене имени, паспорта, налогового номера).

Далее работник отдела кадров сверяет копии прилагаемых к заявлению документов с оригиналами, заверяет их надлежащим образом и передает весь пакет документов на рассмотрение руководителю предприятия. Последний, в свою очередь, проставляет на заявлении соответствующую резолюцию.

Вместе с тем, многие работодатели не требуют от работника заявления, ограничиваясь лишь получением копий документов, подтверждающих перемену Ф. И. О. В таком случае желательно, чтобы на копиях этих документов были проставлены дата их подачи/получения, а также подписи работника, предоставившего документы о перемене Ф. И. О., и работника кадровой службы, принявшего их.

Рис. 1. Фрагмент заявления о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников

Издаем приказ

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, относится к приказам по личному составу. Типовой формы такого приказа нет. Поэтому при его составлении следует руководствоваться общими правилами оформления документов, определенными ДСТУ 4163-2003 от 07.04.03 г. № 55. Текст приказа может быть таким (см. рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников

При этом датой внесения изменений в учетные и иные документы предприятия, содержащие персональные данные работника, поменявшего Ф. И. О., будет считаться дата издания приказа о внесении таких изменений. Учтите: с приказом о внесении изменений необходимо ознакомить работника, сменившего Ф. И. О., под подпись.

Вносим изменения в трудовой договор (контракт)

Действующее трудовое законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в трудовой договор (контракт), заключенный с работником в письменной форме, в случае перемены работником имени. На практике используются два способа.

1 способ. В тексте трудового договора (контракта) зачеркивают прежние данные работника и вписывают новые со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения таких изменений. Проставляют дату внесения изменений и подписи лица, вносившего изменения, и работника.

2 способ. Оформляют изменения отдельным документом в виде приложения к трудовому договору.

Вместе с тем существует мнение, что в случае перемены работником имени изменения в трудовой договор вносить не нужно. Достаточно приложить к нему копии документов, удостоверяющих перемену имени. Такая позиция основывается на том, что, как уже указывалось ранее, перемена имени не влечет за собой прекращения или изменения трудовых прав работника, приобретенных им под прежним именем.

Разбираемся с трудовой книжкой

Здесь на первое место выходит Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минюста, Минтруда, Минсоцзащиты Украины от 29.07.93 г. № 58. В случае перемены имени работником, ее п. 2.13 обязывает работодателя по последнему месту работы работника внести соответствующие изменения в его трудовую книжку. Как это сделать?

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки прежние данные работника зачеркивают одной чертой и вписывают новые данные. Заметьте: прежние данные работника должны легко читаться. Поэтому заклеивать или замазывать их корректирующей жидкостью нельзя.

На внутренней стороне обложки проставляете ссылку на документ, послуживший основанием для внесения изменений (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, о перемене имени и др.), указываете его номер и дату выдачи, а также наименование органа, который его выдал. Эту ссылку заверяет своей подписью руководитель предприятия или специально уполномоченное им лицо и проставляет печать предприятия или печать отдела кадров.

Если трудовая книжка работника дополнена вкладышем, то данные работника следует изменить не только на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, но и на титульном листе вкладыша. Порядок внесения изменений во вкладыш аналогичен приведенному выше.

Книга учета движения трудовых книжек

Действующими нормативными актами не определен порядок внесения изменений в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (типовая форма № П-9, утверждена приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. № 277). Как быть?

По нашему мнению, в рассматриваемом нами случае будет достаточным зачеркнуть прежнюю фамилию (имя, отчество) работника и вписать новую. Здесь же либо на поле книги учета движения трудовых книжек напротив измененных данных работника (в случае отсутствия свободного места в графе с измененными данными) вносивший изменения работник должен проставить дату внесения изменений, свою подпись и реквизиты документа (приказа), послужившего основанием для внесения изменений.

Вносим изменения в личную карточку работника

Обычно на практике изменения, связанные с переменой работником имени, вносятся в текст личной карточки* следующим образом: в п. 1 разд. I «Загальні відомості» личной карточки работника одной чертой зачеркиваются прежние данные работника и рядом (либо выше) вписываются новые. Далее на поле личной карточки рядом с внесенными изменениями, либо ниже в графе «Додаткові відомості» личной карточки, работник, вносивший изменения, указывает реквизиты документа, на основании которого они были внесены, проставляет дату внесения изменений и свою подпись.

* Типовая форма первичной учетной документации по статистике труда № П-2 «Личная карточка», утвержденная совместным приказом Госкомстата и Министерства обороны от 25.12.2009 г. № 495/656.

Некоторые кадровики в случае, если работник поменял Ф. И. О., заполняют на работника новую личную карточку с уже измененными личными данными работника, делая при этом и в старой, и в новой личной карточке запись о том, что личная карточка была заменена в связи с изменением Ф. И. О. работника. Но такой вариант, на наш взгляд, неудобен, поскольку предполагает хранение по одному работнику двух личных карточек (старой и новой).

Учтите: в случае перемены имени военнообязанным работником или работником-призывником лицо, ответственное за ведение персонального учета призывников и военнообязанных на предприятии, обязано:

1) в течение 5 дней внести соответствующие изменения в личную карточку такого работника;

2) до 5-го числа месяца, следующего за месяцем внесения изменений, сообщить в военный комиссариат донесением по форме приложения 1 к  Инструкции по организации ведения военного учета военнообязанных и призывников в органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях, утвержденной приказом Министерства обороны Украины от 15.12.10 г. № 660, о произошедших изменениях в учетных данных работника.

Перемена имени работника в форме № 1 ДФ и Отчете по ЕСВ

Форма № 1ДФ. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ вы не указываете Ф. И. О. работника, а отражаете только его налоговый номер. А он после перемены имени работника остается прежним. Поэтому работодатель, подавая Налоговый расчет по форме № 1ДФ, не уведомляет орган ГНС о перемене работником имени. Это уже сделал сам работник, когда вносил изменения в учетную карточку плательщика налогов.

Форма № Д4. Пенсионный фонд берет данные о физлице из последнего поданного Отчета по форме № Д4. Поэтому в случае перемены имени работником вы просто в таблице 6 формы № Д4 за месяц, в котором был издан приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, показываете работника с его новыми Ф. И. О. и все!

Уверены, что эта статья послужит подспорьем для работодателей, чьи работники по каким-либо причинам приняли решение о перемене имени.