Выставить отдельный счет на компенсацию дополнительных расходов вы можете, но такой порядок желательно прописать в договоре с арендатором.
Для аренды негосударственного имущества нет жестких правил распределения дополнительных расходов между арендаторами, поэтому стороны могут использовать любую базу распределения, которую также имеет смысл очертить в договоре.
В качестве ориентира можно использовать п. 11 Методики расчета арендной платы за государственное имущество и пропорции ее распределения, утвержденной постановлением КМУ от 04.10.95 г. № 786. В ней указано, что расходы на содержание недвижимого имущества, сданного в аренду одновременно нескольким предприятиям, распределяются между ними по специальным счетам, а в неделимой части — пропорционально размеру занятой общей площади.
К примеру, расходы на освещение, которые арендатор отдельно компенсирует арендодателю, могут распределяться на основании показателей счетчиков или же, если это невозможно, исходя из количества, мощности и времени работы электроприборов.
Неделимые расходы (например, на уборку и охрану помещений) могут быть распределены исходя из удельного веса занятой арендатором площади в общей полезной площади помещений, принадлежащих арендодателю.
Поскольку допрасходы компенсируются отдельно, они не включаются в себестоимость арендной услуги*. В этом случае их отражают на субсчете 949 «Прочие расходы операционной деятельности». Полученную компенсацию можно показать на субсчете 719 «Прочие доходы от операционной деятельности».
* Подробно о формировании себестоимости аренды вы можете прочитать на с. 20 этого номера.
Важная деталь: если предприятие сдает в аренду только одно помещение, а остальную часть использует в других целях, скажем, в административных, то на субсчете 949 следует показывать только ту часть расходов, которая компенсируется арендатором. Остальную часть расходов проводят по обычным счетам, в частности, по админзданию показывают на счете 92 «Административные расходы».
Заметим, что сумма полученной компенсации будет облагаться НДС, поскольку исключение в части необложения НДС предусмотрено только для сумм возмещения арендодателю — бюджетному учреждению расходов на содержание предоставленного в аренду недвижимого имущества, на коммунальные услуги и на энергоносители ( п. 188.1 НКУ). На это обращают внимание и налоговики в категории 101.02 ЗІР ГФСУ.
Пример. Предприятие сдает в аренду помещение площадью 30 м2, площадь остальных помещений, принадлежащих арендодателю, составляет 70 м2. Эти помещения используются в административных целях. Расходы на уборку и охрану помещений за месяц составили 8000 грн. (без НДС).
Сумму компенсации (без НДС) арендатором понесенных расходов можно рассчитать так:
8000 грн. : (70 м2 + 30 м2) х 30 м2 = 2400 грн.
Учет расходов по компенсации дополнительных услуг у арендодателя
Хозяйственная операция | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | |
дебет | кредит | ||
1. Понесены расходы на охрану, уборку, отопление и освещение помещений (в части, которая компенсируется арендатором) | 949 | 631, 651, 661, 685 | 2400 |
2. Понесены расходы на охрану, уборку, отопление и освещение (в части, которая не компенсируется арендатором) | 92 | 631, 651, 661, 685 | 5600(1) |
3. Начислена сумма компенсации (выставлен счет арендатору) | 377 | 719 | 2880 |
4. Отражены налоговые обязательства по НДС | 719 | 641 | 480 |
5. Получена компенсация расходов от арендатора | 311 | 377 | 2880 |
(1) Определяем так: 8000 - 2400 = 5600 (грн.). | |||
