Виставити окремий рахунок на компенсацію додаткових витрат ви можете, але такий порядок бажано прописати в договорі з орендарем.
Для оренди недержавного майна немає суворих правил розподілу додаткових витрат між орендарями, тому сторони можуть використовувати будь-яку базу розподілу, яку також є сенс визначити в договорі.
За орієнтир можна використовувати п. 11 Методики розрахунку орендної плати за державне майно та пропорції її розподілу, затвердженої постановою КМУ від 04.10.95 р. № 786. У ній зазначено, що витрати на утримання нерухомого майна, зданого в оренду одночасно декільком підприємствам, розподіляються між ними за спеціальними рахунками, а в неподільній частині — пропорційно розміру зайнятої загальної площі.
Наприклад, витрати на освітлення, які орендар окремо компенсує орендодавцю, можуть розподілятися на підставі показників лічильників або ж, якщо це неможливо, виходячи з кількості, потужності та часу роботи електроприладів.
Неподільні витрати (наприклад, на прибирання та охорону приміщень) можуть бути розподілені виходячи з питомої ваги зайнятої орендарем площі в загальній корисній площі приміщень, що належать орендодавцю.
Оскільки додаткові витрати компенсуються окремо, вони не включаються до собівартості орендної послуги*. У цьому випадку їх відображають на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності». Отриману компенсацію можна показати на субрахунку 719 «Інші доходи від операційної діяльності».
* Детально про формування собівартості оренди ви можете прочитати на с. 20 цього номера.
Важлива деталь: якщо підприємство здає в оренду тільки одне приміщення, а іншу частину використовує в інших цілях, скажімо в адміністративних, то на субрахунку 949 слід показувати тільки ту частину витрат, що компенсується орендарем. Іншу частину витрат проводять за звичайними рахунками, зокрема, за адмінбудівлею показують на рахунку 92 «Адміністративні витрати».
Зауважимо, що сума отриманої компенсації обкладатиметься ПДВ, оскільки виняток у частині необкладення ПДВ передбачено тільки для сум відшкодування орендодавцю — бюджетній установі витрат на утримання наданого в оренду нерухомого майна, на комунальні послуги та енергоносії (п. 188.1 ПКУ). На це звертають увагу і податківці в категорії 101.02 ЗІР ДФСУ.
Приклад. Підприємство здає в оренду приміщення площею 30 м2, площа інших приміщень, що належать орендодавцю, — 70 м2. Ці приміщення використовуються в адміністративних цілях. Витрати на прибирання та охорону приміщень за місяць становлять 8000 грн. (без ПДВ).
Суму компенсації (без ПДВ) орендарем понесених витрат можна розрахувати так:
8000 грн. : (70 м2 + 30 м2) х 30 м2 = 2400 грн.
Облік витрат з компенсації додаткових послуг у орендодавця
Господарська операція | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
дебет | кредит | ||
1. Понесено витрати на охорону, прибирання, опалювання та освітлення приміщень (у частині, що компенсується орендарем) | 949 | 631, 651, 661, 685 | 2400 |
2. Понесено витрати на охорону, прибирання, опалювання та освітлення (у частині, що не компенсується орендарем) | 92 | 631, 651, 661, 685 | 5600(1) |
3. Нараховано суму компенсації (виставлено рахунок орендареві) | 377 | 719 | 2880 |
4. Відображено податкові зобов’язання з ПДВ | 719 | 641 | 480 |
5. Отримано компенсацію витрат від орендаря | 311 | 377 | 2880 |
(1) Визначаємо так: 8000 - 2400 = 5600 (грн.). | |||
