Аренда авто у физлица: нюансы оформления и налогообложения

В избранном В избранное
Печать
Кравченко Дарья, налоговый эксперт, d.kravchenko@id.factor.ua
Бухгалтерская неделя Июнь, 2015/№ 24
Предприятие планирует арендовать автомобиль у физлица — знакомая ситуация? У новичков часто возникает ряд вопросов. Какие условия необходимо прописать в договоре? Нужно ли его заверять нотариально? Какой размер арендной платы указать? Как облагать выплаты по договору аренды? Нужно ли оформлять путевые листы и страховку? Давайте разбираться.

Оформляем договор

Оформляя договор аренды с физлицом, необходимо обратить внимание на два ключевых момента:

1. Договор найма транспортного средства (далее — ТС) необходимо заключать исключительно в письменной форме (ст. 799 ГКУ).

2. Договор найма ТС с участием физлица обязательно подлежит заверению у нотариуса.

Внимание! Второй пункт — это особенность заключения договора аренды с обычным физлицом (не ФЛП). Если же вы берете в аренду автомобиль у предпринимателя, то заверять договор у нотариуса не обязательно (письмо ВХСУ от 22.01.13 г. № 01-06/85/2013, постановление пленума ВХСУ от 29.05.13 г. № 11). Ведь в таком случае обе стороны соглашения будут выступать в качестве субъектов хозяйствования. При этом если вы все же захотите его нотариально удостоверить, это будет вполне законно (ч. 4 ст. 639 ГКУ). При условии, что данное требование будет прописано в самом договоре.

Предупреждаем: отсутствие нотариального удостоверения делает договор ничтожным (ч. 1 ст. 220 ГКУ). А это для арендатора означает потерю права на включение в расходы затрат, понесенных по договору.

И учтите, для признания договора ничтожным решение суда может и не потребоваться (ч. 2 ст. 215 ГКУ). Для этого налоговикам достаточно в ходе проверки сослаться на ничтожность сделки согласно ч. 1 ст. 220 ГКУ.

Если вы только сейчас заметили свою ошибку, и при этом налоговой проверки еще не было, ситуацию можно исправить. Для этого нужно обратиться в суд с требованием признать заключенный договор действительным (ч. 2 ст. 220 ГКУ). После того, как суд примет решение в вашу пользу, заверять договор у нотариуса больше не потребуется.

Составляя договор, пропишите взаимные права и обязанности сторон, с учетом требований ГКУ. В нем вам необходимо:

1. Установить размер арендной платы и периодичность ее начисления.

Если размер арендной платы за пользование авто вы не пропишете в договоре, ее придется определять с учетом потребительских свойств вещи и других обстоятельств (ч. 1 ст. 762 ГКУ). Поэтому обязательно указывайте конкретный размер платы, желательно в денежном эквиваленте.

Каких-либо ограничений для размера оплаты законодательством не установлено, поэтому вы можете прописать в договоре любую сумму. На протяжении срока действия договора вы ее можете пересматривать в зависимости от сложившихся обстоятельств и индексировать (ч. 3 ст. 762 НКУ).

Что касается периодичности оплаты, то она может быть любой (на усмотрение сторон): один раз в месяц (до или после истечения месяца использования), раз в квартал и даже полугодие.

Оплату можно осуществлять и несколько раз в месяц. Например, один платеж провести в середине месяца в качестве предоплаты, а второй — после подписания акта предоставленных услуг в конце месяца. При этом датой начисления арендной платы будет дата, указанная в акте предоставленных услуг.

Если же вы вовсе упустите из виду и не пропишете этот момент в договоре, тогда плату за аренду авто вы должны будет вносить ежемесячно (ч. 5 ст. 762 ГКУ).

2. Определить сторону, на которую возлагается обязанность по проведению ремонта.

Согласно ст. 776 и ст. 801 ГКУ текущий ремонт вещи, переданной в аренду, производится арендатором и за его счет. На его совести и расходы, связанные с использованием транспортного средства (например, затраты на ГСМ), в том числе уплата налогов и других платежей (ч. 2 ст. 801 ГКУ).

А вот проводить капитальный ремонт — обязанность арендодателя (если иное не установлено договором или законом).

Не лишним здесь будет и оговорить возможность технического переоборудования авто.

3. Указать порядок и сроки приемки-передачи авто арендодателем арендатору и наоборот.

4. Установить ответственность сторон.

5. Оговорить возможность передачи авто арендатором в субаренду.

6. Разрешить вопросы страхования авто (т. е. страхования самого автомобиля и страхования гражданско-правовой ответственности перед третьими лицами). Об этом мы поговорим отдельно в следующем разделе.

7. Прописать условия прекращения договора аренды автомобиля и т. д.

Внимание! Ориентироваться на ХКУ и прописывать в договоре аренды все его существенные условия, предусмотренные Кодексом, не нужно, так как они обязательны для договоров аренды, сторонами которых выступают исключительно субъекты хозяйствования. Если же одна сторона — обычное физлицо, а вторая — субъект хозяйствования, то от требований ХКУ при составлении договора можно отступить.

После подписания договора наступает момент передачи объекта имущества в пользование арендатору. Оформить такую операцию нам поможет Акт приемки-передачи автомобиля, составленный в произвольной форме.

Страхование

Страхование ТС. Согласно ч. 1 ст. 802 ГКУ страховать арендованное авто обязан арендодатель. Причем если он это сделал до заключения договора найма, договор страхования будет действовать и после сдачи авто внаем.

В то же время учтите, что:

• страхование наземного ТС относится к добровольным видам страхования ( ст. 7 Закона о страховании);

ч. 2 ст. 771 ГКУ предусматривает также возможность переложить эти полномочия на арендатора.

Поэтому застраховать ТС может и арендатор. Главное, чтобы такое условие было прописано в договоре.

«Автогражданка». А это уже обязательный вид страхования ( п. 9 ст. 7 Закона о страховании). Тем более, что управление ТС лицом, не имеющим при себе или не предъявившим для проверки полис (договор) обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев наземных ТС, влечет наложение штрафа в размере от 425 до 850 грн. (ст. 126 КоАП).

Поэтому арендатору он просто необходим. А значит, именно вы будете нести такие расходы. Ведь среди собственников наземных ТС, на которых лежит обязанность страхования гражданско-правовой ответственности, упоминаются и арендаторы ( п. 1.6 Закона № 1961).

Нюанс. Если арендодатель ранее уже заключил со страховой компанией договор, то арендатору страховать свою ответственность дополнительно не нужно: договор страхования сохраняет силу и в случае передачи имущества в аренду (ч. 1 ст. 771 ГКУ).

Нужны ли путевые листы?

Скажем сразу, оформлять путевые листы для учета работы автомобилей (как арендованных, так и собственных) или нет, вы можете решить сами.

Причина в том, что наличие путевого листа у водителя и предъявление его представителям органов внутренних дел перестали быть обязательными еще в 2011 году. Вместе с тем еще долгое время форму путевого листа (типовая форма № 3), утвержденную приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 7, использовали для первичного учета работы авто.

Ведь она позволяет правильно рассчитать и списать ГСМ на работу автомобиля. Кроме того, данный документ являлся основанием для включения стоимости израсходованных ГСМ в расходы.

Но в 2013 году даже эта типовая форма утратила свой статус в связи с вступлением в силу приказа Госкомстата от 19.03.13 г. № 95. При этом отказаться от путевых листов предприятия так и не смогли (по указанным выше причинам).

Сегодня субъекты хозяйствования могут применять самостоятельно разработанные бланки путевых листов. Но при условии, что они будут содержать обязательные реквизиты либо реквизиты типовых или специализированных форм, предусмотренные п. 2.7 Положения № 88 (письмо Мининфраструктуры от 23.04.13 г. № 4492/25/10-13).

Регистрационный талон

Скажем сразу: оформлять регистрационный талон для управления арендованным авто не обязательно.

Ведь на сегодняшний день к документам, которые должен иметь при себе водитель, он не относится ( п. 2.2 раздела 2 Правил дорожного движения).

Вместе с тем, если стороны договора изъявили желание оформить такой талон, им никто не вправе помешать. В этом случае ГАИ по обращению (заявлению) собственника выдает временный регистрационный талон на срок, указанный в заявлении или документах, подтверждающих право пользования и (или) распоряжения транспортным средством.

Внимание! Такой временный талон будет действителен лишь при наличии регистрационного документа на машину (техпаспорта).

Конечно, заинтересован в оформлении временного регистрационного талона будет прежде всего арендодатель. Так как в случае аварии данный документ поможет доказать непричастность собственника к совершенным правонарушениям и поможет привлечь к ответственности именно то лицо, которое эксплуатировало ТС.

Для арендатора же до 01.01.15 г. временный регистрационный талон служил подтверждением осуществления операции по аренде ТС для формирования налоговых расходов (категория 502.07.01 ЗІР ГФСУ; утратила силу 01.01.15 г.). И хотя на данный момент концепция обложения налогом на прибыль изменилась, а официальных разъяснений от налоговиков пока не поступало, считаем, что оформление данного документа не будет лишним.

Налогообложение

Налог на прибыль. Напомним, что с 01.01.15 г. кардинально изменился объект обложения налогом на прибыль. Теперь это финансовый результат, определяемый по данным бухучета с учетом налоговых разниц ( п. п. 134.1.1 НКУ). Соответственно, в учете арендных операций необходимо следовать исключительно правилам бухучета.

Если арендованный автомобиль используется для производства определенного товара или услуги, то арендную плату включаем в себестоимость таких объектов учета. Расходы, которые нельзя прямо увязать с доходом определенного периода, отражают в составе расходов того отчетного периода, в котором они были осуществлены ( п. 7 П(С)БУ 16 «Расходы»).

Если арендная плата начисляется и выплачивается раз в квартал, то сумму арендной платы нужно распределить между расходами 3 месяцев квартала ( п. 8 П(С)БУ 16).

НДС. Физлицо-арендодатель априори не может быть плательщиком НДС. Стало быть, он не выпишет вам НН, а предприятие не сможет сформировать налоговый кредит ( п. 198.6 НКУ).

НДФЛ. Если арендодатель — обычное физлицо, из суммы арендной платы вам нужно удержать НДФЛ ( п. п. 164.2.2 НКУ). Так как в этом случае предприятие выступает в роли налогового агента.

Для этого используем обычную ставку 15 % (20 %) ( п. 167.1 НКУ). НДФЛ перечисляем в бюджет непосредственно при выплате дохода.

Внимание! Если арендную плату вы выплачиваете наличными из кассы — НДФЛ уплатите в бюджет в течение банковского дня, следующего за днем выплаты ( п. п. 168.1.4 НКУ).

В форме № 1 ДФ доход физлица отразите с признаком дохода «102».

ЕСВ. Из суммы арендной платы удерживать и начислять ЕСВ не нужно. Причина в том, что арендную плату нельзя отнести к вознаграждениям за предоставленные услуги по ГП-договору. Ведь аренда считается услугой только для целей налогообложения. А ЕСВ к данной системе не относится. Соответственно, и арендная плата в перечень объектов обложения ЕСВ не попадет.

ВС. Напомним, что с 01.01.15 г. объектом обложения ВС являются доходы, определенные согласно ст. 163 НКУ ( п. п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Поэтому с указанной даты в их перечень попадают, в том числе:

• суммы вознаграждений и других выплат, начисленных (выплаченных) плательщику налога согласно условиям ГП-договора ( п. п. 164.2.2 НКУ);

• доход от предоставления имущества в лизинг, аренду или субаренду ( п. п. 164.2.5 НКУ). Об этом говорят и налоговики в категории 132.02 ЗІР ГФСУ.

Таким образом, сумму арендной платы, которую предприятие собирается выплачивать физлицу согласно договору аренды, следует облагать ВС на общих основаниях (подробнее о ВС — в «БН», 2015, № 4, с. 11).

Документы и сокращения статьи

Закон о страховании — Закон Украины «О страховании» от 07.03.96 г. № 85/96-ВР.

Закон № 1961 — Закон Украины «Об обязательном страховании гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств» от 01.07.04 г. № 1961-IV.

Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88.

Правила дорожного движения — Правила дорожного движения, утвержденные постановлением КМУ от 10.10.01 г. № 1306.

ТС транспортное средство.

Теги аренда
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить