Расходники для оргтехники, электролампочки, батарейки: учитываем легко и просто

В избранном В избранное
Печать
Белова Наталья, налоговый эксперт
Бухгалтерская неделя Ноябрь, 2015/№ 44
Сегодня трудно представить себе предприятие, которое не использовало бы в своей деятельности оргтехнику. Копировальный аппарат, принтер, ламинатор, шредер — вот далеко не полный перечень стандартных атрибутов современного офиса. Но чтобы это оборудование работало надежно и бесперебойно, для него периодически нужно приобретать расходные материалы. Никак не обойтись предприятию и без осветительных приборов, а значит, и без покупки сменных лампочек. Интересно, как отразить в учете потраченные на это суммы? Здесь все легко и просто. Сейчас вы сами в этом убедитесь.

К расходным материалам, которые предприятия используют в ходе эксплуатации офисного оборудования, обычно относят картриджи, тонеры (порошок) или чернила для картриджей, пленку для ламинаторов, масло для шредеров, чистящие салфетки, спреи, сжатый воздух и т. п.

Давайте выясним, как затраты на приобретение этих материалов следует отражать в учете. Для примера возьмем замену/заправку картриджей для принтера.

Замена/заправка картриджа — это техобслуживание

Сразу предупредим: картридж не соответствует понятию объекта основных средств (далее — ОС) — он не является законченным устройством, выполняющим определенные самостоятельные функции ( п. 4 П(С)БУ 7 «Основные средства»), а потому не может считаться малоценным необоротным материальным активом.

Нельзя расценивать картридж и как МБП. Напомним: к ним Инструкция № 291 в первую очередь относит инструменты, хозинвентарь, специальное оснащение, спецодежду и т. п., т. е. предметы, для которых характерна обособленность и возможность выполнения самостоятельной функции. Картридж не получится использовать без принтера. Он выполняет свою функцию только в составе этого устройства — дает ему возможность печатать. И когда эту функцию он полностью выполнил (выработал свой ресурс), его меняют на новый (если, конечно, он не подлежит перезаправке).

Причем такая замена/заправка происходит не из-за поломки, а в связи с израсходованием содержащегося в нем красящего вещества, что является особенностью использования подобных устройств.

Ничего общего с ремонтом, модернизацией или другими видами улучшения* оргтехники эти процедуры не имеют — картридж не повышает скорость печати, не добавляет к существующим возможностям техники новые и не изменяет существующие.

* Подробно узнать о том, что считается ремонтом/улучшением ОС, вы можете из «БН», 2015, № 17, с. 11.

И замена, и заправка картриджа служат исключительно для того, чтобы поддерживать оргтехнику в работоспособном состоянии.

Поэтому и сам картридж, и тонер (или чернила) целесообразнее всего рассматривать как расходный материал независимо от срока использования, а его замену/заправку — как техническое обслуживание принтера.

Хотите подтверждения? Загляните в инструкцию пользователя принтером, которая обычно прилагается к приобретенному устройству. Замена картриджа с тонером фигурирует в разделе «Обслуживание принтера». Там же указано количество копий (средний ресурс), после печати которых требуется замена расходных материалов (картриджа, ролика подачи бумаги, ролика переноса изображения, блока фьюзера).

Как видите, и сами производители дают понять: картридж — это расходный материал, а его замена — техническое обслуживание принтера.

Замена/заправка картриджа: документальное оформление

Замену картриджей предприятия обычно осуществляют собственными силами. Чтобы разобраться, как это сделать, достаточно обратиться к инструкции пользователя.

А вот заправку их тонером или чернилами в большинстве случаев доверяют специализированным организациям (сервисным центрам). И это неспроста. Специалисты проведут эту процедуру в лабораторных условиях на специальном оборудовании с использованием собственных расходных материалов.

Отношения со специализированной организацией обычно оформляют договором подряда. Факт предоставления услуг по техническому обслуживанию оргтехники подтверждает акт выполненных работ. Его подписывают представители обеих сторон при приеме-передаче работ.

Впрочем, вы можете заправить картридж и самостоятельно. Возможно, это будет не так качественно, зато дешевле, ведь вы сами приобретете все необходимые расходные материалы и дадите им лад. Основанием для их оприходования будут накладные и другие сопроводительные документы, выписанные поставщиком.

Прием этих материалов на хранение материально ответственное лицо предприятия удостоверяет своей подписью на документе, выписанном поставщиком, или в Акте о приеме материалов типовой формы № М-7, утвержденной приказом № 193.

Выдачу материалов со склада оформляют накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов типовой формы № М-11, утвержденной тем же приказом № 193.

Тонер или чернила, использованные для заправки картриджа, или сам отработанный картридж (если он не подлежит перезаправке) списывают на основании акта списания. Его обычно составляют в произвольной форме. В акте указывают, какие именно материалы были использованы для технического обслуживания оргтехники и для каких именно устройств.

Отражаем расходы на замену/заправку картриджа в учете

Бухгалтерский учет. Затраты на техобслуживание оргтехники с привлечением сторонней организации включаем в расходы отчетного периода и отражаем в зависимости от направления ее использования в составе:

• административных расходов (Дт 92);

• расходов на сбыт (Дт 93);

• прочих расходов операционной деятельности (Дт 94).

Если расходные материалы приобретаем самостоятельно, то сначала относим их на субсчет 209 «Прочие материалы». Затем по мере расходования, т. е. выдачи со склада в эксплуатацию, так же отражаем их стоимость в расходах отчетного периода в зависимости от направления использования офисной техники (Дт 92, 93, 94). Основанием для этого служит накладная-требование типовой формы № М-11.

Налоговоприбыльный учет. Тут все, как бухучет прописал ( п.п. 134.1.1 НКУ). То есть затраты на расходные материалы (на техобслуживание) фактически уменьшают финрезультат, а значит, и объект обложения налогом на прибыль. Причем у всех плательщиков, независимо от объема доходов.

Никаких разниц по этой операции они не рассчитывают

НДС. Суммы «входного» НДС, которые предприятие уплатило (начислило) в составе стоимости услуг по техобслуживанию оргтехники или при покупке расходных материалов, попадают в налоговый кредит ( п. 198.3 НКУ) по первому из событий ( п. 198.2 НКУ). Но только при условии, что поставщик зарегистрировал налоговую накладную в ЕРНН ( п. 198.6 НКУ).

Если расходные материалы вы приобрели за наличные, то отразить налоговый кредит можете только после того, как руководитель утвердит Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

При этом помните: стоимость товаров/услуг в кассовом чеке (чеках) не может превышать (без учета НДС) 200 грн. в день ( п.п. «б» п. 201.11 НКУ). Так что предельная сумма НДС, которую по чекам можно отнести в налоговый кредит, составляет не более 40 грн. в день.

Пример. Предприятие решило заменить картридж для принтера, который использует служба персонала, взамен отработавшего ресурс. Для этого оно:

вариант 1 — приобрело картридж стоимостью 480 грн. (в том числе НДС 20 % — 80 грн.) и установило его собственными силами;

вариант 2 — привлекло к замене картриджа специалиста сервисного центра. Стоимость услуг по техобслуживанию принтера с учетом стоимости картриджа — 600 грн. (в том числе НДС — 20 % — 100 грн.).

В учете данные операции отразим, как показано в таблице (см. на с. 29).

Меняем осветительные приборы, элементы питания

Прежде чем говорить о порядке учета расходников для осветительных приборов, стоит разобраться, как в принципе учитывают сами эти приборы — светильники, плафоны, фонари.

Учет расходов на замену картриджа для принтера

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

Дт

Кт

Вариант 1. Замена картриджа собственными силами

1. Перечислена предоплата за картридж для принтера

371

311

480

2. Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе предоплаты за картридж

641/НДС

644

80

3. Получен картридж

209

631

400

4. Списана ранее отраженная сумма налогового кредита по НДС

644

631

80

5. Произведен зачет задолженностей

631

371

480

6. Передан в эксплуатацию картридж для принтера (произведено техобслуживание принтера)

92

209

400

7. Начислена за месяц заработная плата работнику, занимающемуся обслуживанием оргтехники на предприятии

92

661

1500

8. Начислен ЕСВ на сумму заработной платы

(1500 грн. х 36,83 % : 100 %)

92

651

552,45

9. Удержаны из заработной платы:

• ЕСВ (1500 грн. х 3,6 % : 100 %)

661

651

54

• НДФЛ ((1500 грн. - 54 грн.) х 15 % : 100 %)

661

641/НДФЛ

216,90

• ВС (1500 грн. х 1,5 % : 100 %)

661

642/ВС

22,50

10. Перечислены в бюджет:

• ЕСВ (552,45 грн. + 54 грн.)

651

311

606,45

• НДФЛ

641/НДФЛ

311

216,90

• ВС

642/ВС

311

22,50

11. Выплачена работнику заработная плата

(1500 грн. - (54 грн. + 216,90 грн. + 22,50 грн.))

661

301

1206,60

12. Отнесены на финансовый результат:

• стоимость картриджа для принтера

791

92

400

• заработная плата работника, занимающегося обслуживанием оргтехники

791

92

1500

• сумма ЕСВ, начисленного на заработную плату работника, занимающегося обслуживанием оргтехники

791

92

552,45

Вариант 2. Замена картриджа с помощью сторонней организации

1. Выполнены работы по техобслуживанию принтера (подписан акт выполненных работ)

92

631

500

2. Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе стоимости работ по техобслуживанию

641/НДС

631

100

3. Оплачены работы по техобслуживанию принтера

631

311

600

 

Светильники, плафоны, фонари. Порядок отражения в бухучете этих осветительных предметов зависит от срока службы и стоимостного критерия, установленного учетной политикой предприятия*.

* Как правило, стоимостный критерий, который в бухучете разграничивает МНМА и ОС, предприятия старались установить равным налоговому, т. е. на уровне 6000 грн. без НДС (с 01.09.15 г.).

В большинстве случаев срок службы любого светильника, фонаря, да и плафона превышает один год, а стоимость — ниже стандартного стоимостного критерия (6000 грн.).

Поэтому зачислять эти предметы имеет смысл в состав МНМА (субсчет 112 «Малоценные необоротные материальные активы»).

На это ориентирует П(С)БУ 7.

После передачи в эксплуатацию (Дт 112 — Кт 153 «Приобретение (изготовление) прочих необоротных материальных активов») амортизируйте осветительные приборы одним из методов, предусмотренных п. 27 П(С)БУ 7:

1) прямолинейным;

2) производственным;

3) «50 %/50 %» — 50 % амортизируемой стоимости объекта в первом месяце использования и остальные 50 % в месяце его изъятия из активов (списания с баланса);

4) «100 %» — 100 % амортизируемой стоимости в первом месяце использования объекта.

Хотя для амортизации МНМА большинство бухгалтеров облюбовало методы: «50 %/50 %» или «100 %».

Вы приобрели светильник, плафон или фонарь стоимостью выше установленного стоимостного критерия? Тогда им прямая дорога в состав ОС с отражением на субсчете 106 «Инструменты, приборы и инвентарь».

Эти осветительные приборы после передачи в использование (Дт 106 — Кт 152 «Приобретение (изготовление) основных средств») амортизируйте любым из тех методов, которые предлагает п. 26 П(С)БУ 7*. Думаем, не откроем Америку, если скажем, что в подобных случаях фаворитом является прямолинейный метод.

* Для высокодоходных плательщиков производственный метод амортизации ОС под запретом ( п.п. 138.3.1 НКУ).

Сумму начисленной амортизации в зависимости от направления использования осветительных приборов относите на расходы: Дт 92, 93, 94 — Кт 131 «Износ основных средств», 132 «Износ прочих необоротных материальных активов».

А как обстоят дела с налоговоприбыльным учетом? У малодоходных плательщиков тишь да гладь, да Божья благодать — у них объект обложения налогом на прибыль равен бухгалтерскому финрезультату. И никаких корректировок ( п.п. 134.1.1 НКУ).

Поэтому они смело относят к расходам суммы амортизации любых ОС и МНМА, в том числе и непроизводственных.

Хуже тем, чей прошлогодний доход (начиная с 2015 года) превышает 20 млн грн. Им п.п. 138.3.2 НКУ запрещает амортизировать в налоговом учете непроизводственные ОС.

Так что, если вы, будучи высокодоходником, надумаете менять светильники или плафоны в непроизводственных помещениях, будьте готовы откорректировать по итогам года бухгалтерский финрезультат на амортизационную разницу по ст. 138 НКУ. То есть увеличить его на сумму бухгалтерской амортизации, начисленной на эти осветительные предметы, как того требует п. 138.1 НКУ. В результате бухамортизация этих предметов, к сожалению, не сыграет в уменьшение налогооблагаемой прибыли.

Несколько слов об МНМА. С точки зрения п.п. 14.1.138 НКУ, это не ОС. Однако с начислением налоговой амортизации на те из них, которые не используются в хоздеятельности, надо быть осторожным. Во всяком случае, проект «новоиспеченной» декларации по налогу на прибыль на это намекает. Он предлагает определять «амортизационные» разницы по всем необоротным активам, перечисленным в  п. 138.3 НКУ, а значит, и по МНМА, ведь в  п.п. 138.3.3 НКУ «прописаны» и они.

А вот теперь — непосредственно об «осветительных» расходниках.

Электролампы. И обычные, и люминесцентные электролампы попадают в бухучете в категорию запасов. Их учитывают на субсчете 209. При установке в осветительные приборы лампочки списывают в расходы: Дт 92, 93, 94 — Кт 209.

Элементы питания. Батарейки, как и электролампочки, учитывают на субсчете 209.

А вот аккумуляторы лучше учитывать на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы». К такому выводу подводят Инструкция № 291 и  Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.13 г. № 611. Хоть срок службы этих элементов питания может быть и больше одного года (многие из них способны отработать более 500 циклов зарядки-разрядки), относить их к МНМА, согласитесь, нелогично.

При передаче элементов питания в эксплуатацию их списывают в расходы: Дт 92, 93, 94 — Кт 209, 22.

Вот и все секреты учета расходных материалов на предприятии. Пусть они служат вам верой и правдой!

Выводы

  • Картридж — это расходный материал, а его замена — техническое обслуживание принтера.

  • Затраты на расходные материалы для оргтехники фактически уменьшают бухгалтерский финрезультат, а значит, и объект обложения налогом на прибыль.

  • Если вы, будучи высокодоходником, меняете светильники или плафоны в непроизводственных помещениях, не амортизируйте их в налоговом учете.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить