Скорая финпомощь работнику: как называется, так и облагается

Help! SOS!

Работник поведал директору о своих финансовых трудностях (к примеру, «на носу» свадьба сына, затеял ремонт, нужно закупать на зиму дрова и т. д.). И мудрый руководитель, не долго думая, принял решение выдать ему материальную помощь. Но как правильно оформить такую щедрость? Об этом расскажем далее.

Работодатель вправе выплачивать работникам суммы, которые не связаны с результатами труда, например, в виде материальной помощи. Она может быть двух видов: систематического характера или разовая.

«Неожиданная» матпомощь, выплата которой не предусмотрена коллективным или трудовым договором, относится именно ко второму виду. И поверьте, это вам на руку для налогообложения (об этом чуть позже).

Но существуют и разновидности разовой матпомощи. Если речь не идет о лечении (слава Богу, все здоровы), как в вашем случае, то эту выплату нужно оформить как нецелевую благотворительную помощь (НБП). В идеале еще нужно сделать приписку «в связи с семейными обстоятельствами».

Для того чтобы получить выплату, труженик пишет на имя руководителя заявление (см. рис. 1 ниже) с просьбой предоставить именно такой вид помощи по определенной причине, например, в связи с семейными обстоятельствами. При этом ее сумму он не указывает.

Далее руководитель издает приказ/распоряжение (см. рис. 2) о предоставлении НБП, в том числе определяет ее сумму.

Приказ передают в бухгалтерию. А потом уж бухгалтер будет ломать голову, нужно ли заплатить при ее начислении и выплате ЕСВ, НДФЛ и ВС. Но недолго, ведь мы спешим на помощь.

Рис. 1. Пример заявления о предоставлении материальной помощи

Рис. 2. Пример приказа о предоставлении НБП работнику

ЕСВ «не дружит» с НБП

ЕСВ ни в части начислений, ни в части удержаний с НБП платить не придется. Не удивляйтесь. Материальная помощь разового характера (да еще и в связи с семейными обстоятельствами), даже если предоставляется работнику, то не входит в фонд оплаты труда ( п. 3.31 Инструкции № 5). Кстати, такая помощь указана и в п. 14 разд. I Перечня № 1170. Так что не подкопаешься.

При этом очень важно беречь «разовость» матпомощи, чтобы она не перекочевала из разряда разовой в систематическую. Признаки разовой помощи, в том числе НБП, таковы:

1) ее выплачивают отдельному работнику;

2) необходимость в ее получении возникает внезапно;

3) решение о ее выдаче и размере принимает руководитель предприятия на свое усмотрение.

Ни в коем случае не выдавайте НБП регулярно (часто) и/или сразу многим работникам. В таком случае налоговики могут посчитать ее систематической матпомощью. Что в этом плохого? Такие суммы включаются в фонд оплаты труда и являются базой для начисления ЕСВ «сверху» и «снизу».

НДФЛ и ВС: и да и нет

Освобождение от ЕСВ — не единственный приятный сюрприз при обложении НБП. Также можно избежать и удержания НДФЛ и ВС, но только если выполнены два условия ( п.п. 170.7.3 НКУ):

1) НБП предоставляет резидент (юридическое или физическое лицо). С этим, думаем, у вашего предприятия все в порядке;

2) сумма НБП совокупно за 2015 год не превышает 1710 грн. А это зависит от щедрости вашего директора.

Если сумма НБП превышает 1710 грн., то НДФЛ по ставке 15 % (20 %) и ВС* по ставке 1,5 % удержать придется. Со всей суммы? Нет, правила налогообложения весьма лояльны: сумма, равная 1710 грн., не облагается НДФЛ и ВС, а часть, превышающая указанную сумму, входит в состав налогооблагаемого дохода получателя.

* Объектом обложения ВС является общий месячный (годовой) облагаемый НДФЛ доход ( ст. 163, п.п. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 НКУ). Поэтому с части НБП, которую не облагали НДФЛ, удерживать ВС не нужно. С суммы превышения над необлагаемыми 1710 грн. придется уплатить ВС по ставке 1,5 %.

Обратите внимание: облагаемая часть НБП для целей НКУ является не зарплатой, а доходом в виде дополнительного блага. И что же? Это значит, что нельзя учитывать сумму облагаемой НБП при определении права работника на НСЛ (если он ею пользуется).

А как быть, если общая база налогообложения зарплаты и облагаемой НБП настолько внушительна, что «перетянула» в 2015 году за 12180 грн.? При нарушении этой «границы» применяют одновременно две ставки.

Заметьте, что базой налогообложения зарплаты является ее начисленная сумма, уменьшенная на ЕСВ в части удержаний, а базой налогообложения НБП — ее начисленная сумма за минусом 1710 грн. Общая база налогообложения в пределах 12180 грн. облагается по ставке 15 %, а сумма превышения — по ставке 20 %.

И не забудьте со всей суммы налогооблагаемой помощи удержать ВС по ставке 1,5 %.

Теперь об отражении суммы НБП в форме № 1ДФ. При выплате НБП налоговый агент обязан показать ее сумму в форме № 1ДФ. При этом необлагаемую часть НБП отражают в разделе I формы № 1ДФ с признаком дохода «169», а сумму облагаемой НБП — с признаком «126».

В разделе II формы № 1ДФ приводят не всю сумму НБП, а только часть, облагаемую ВС, и сумму удержанного с нее сбора. Если сумма не превышает 1710 грн., то ее в разделе II формы № 1ДФ не указывают.

Напомним: в случае получения НБП налогоплательщик (работник вашего предприятия) обязан подать годовую декларацию об имущественном состоянии и доходах, если общая сумма полученной НБП в течение отчетного года превысит 1710 грн.

НБП в учете доходов и расходов

В бухгалтерском учете НБП относится на расходы. Соответственно, по данным бухучета ее сумма будет участвовать в определении размера налогооблагаемой прибыли. Причем это правило одинаково как для малодоходных, так и для высокодоходных плательщиков.

Пример. 22 сентября 2015 года работник предприятия подал заявление с просьбой о предоставлении ему НБП в связи с семейными обстоятельствами. НБП предоставлена в размере 2000 грн.

Сумма помощи превышает 1710 грн., поэтому с суммы превышения удерживаем и НДФЛ, и ВС. Все календарные дни сентября 2015 года работник был в отпуске без содержания на основании п. 7 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках как инвалид II группы, поэтому других доходов за сентябрь 2015 года ему не начисляли.

Сумма НДФЛ: (2000 - 1710) х 15 % = 43,50 (грн.).

Сумма ВС: (2000 - 1710) х 1,5 % = 4,35 (грн.).

Выплаченная сумма НБП: 2000 - 43,50 - 4,35 = 1952,15 (грн.).

Порядок отражения в бухгалтерском учете предприятия предоставленной НБП приведен в таблице.

Порядок отражения в учете НБП

Выводы

• Если вы хотите помочь работнику разовой денежной выплатой, то лучше всего оформите это как предоставление НБП. ЕСВ с суммы НБП взимать не нужно.

• С НДФЛ и ВС дело обстоит так. Сумму НБП (ее часть), не превышающую совокупно за 2015 год 1710 грн., не нужно облагать ни НДФЛ, ни ВС. Со всего, что выше, нужно будет удержать НДФЛ и ВС.

Документы и сокращения статьи

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Перечень № 1170 — Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5.

НБП — нецелевая благотворительная помощь.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

ВС — военный сбор.

ЕСВ — единый соцвзнос.