График отпусков: для чего, для кого?

В избранном В избранное
Печать
Белова Наталья, налоговый эксперт
Бухгалтерская неделя Февраль, 2016/№ 8
Начало года — время планировать будущее предприятия, в том числе и предстоящие отпуска работников. Чтобы наиболее рационально распределить время ежегодного отдыха каждого члена трудового коллектива, используют график отпусков. Хотите знать, для всех ли обязателен этот документ? Когда именно и по какой форме его составляют? Можно ли по желанию работника перенести отпуск на другой период, если его уже внесли в график? Предусмотрена ли ответственность за отсутствие графика? Ответы на все эти вопросы, дорогие друзья, перед вами.

Предоставление ежегодных отпусков работникам является обязанностью работодателя. Об этом говорят и КЗоТ, и  Закон об отпусках*.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Однако использовать отпуск, когда вздумается, работники не вправе. Конкретный срок «похода» в ежегодный отпуск обязательно должен быть согласован с работодателем. Иначе «самоволка» работника может быть расценена как нарушение трудовой дисциплины.

Под это строгое правило подпадают в том числе и «льготники», например, женщины, имеющие двоих и более детей до 15 лет или ребенка-инвалида, инвалиды, чернобыльцы, родители-одиночки, ветераны войны, участники боевых действий. Они могут уходить в ежегодный отпуск в любое удобное для них время ( ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках). Однако о желаемом его периоде обязаны уведомить работодателя.

Очередность предоставления ежегодных отпусков определяется графиком. Такой график, как следует из  ч. 4 ст. 79 КЗоТ и  ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках, должен быть в наличии на каждом предприятии, причем даже если на нем трудится всего три человека.

Как составить график отпусков

График отпусков обычно составляет кадровая служба. Делают это в начале каждого календарного года на текущий год в произвольной форме. А все потому, что типовой/примерной формы этого документа не существует. Вот как может выглядеть ваш график отпусков (см. рисунок на с. 40).

Пункт 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка <…>, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 г. № 213, советует составлять график не позднее 5 января текущего года. Хотя, думаем, не будет беды, если вы немного замешкаетесь. Главное — успеть до то того, как в текущем году в отпуск отправится первый работник.

При составлении графика должны быть учтены как интересы работодателя, так и личные интересы работников и возможности их отдыха. Составляя график отпусков, помните о том, что на предприятии могут работать работники, которым работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (см. выше).

В график имеет смысл включить не только ежегодные основные отпуска текущего года, но и:

• ежегодные дополнительные отпуска ( ст. 7, 8 Закона об отпусках) и дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А группы I (далее — отпуск на детей) ( ст. 19 Закона об отпусках);

• ежегодные отпуска и отпуска на детей, не использованные в прошлом году.

Если отпуск делится на части — это также указывают в графике.

Внимание! График отпусков составляют в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей. А вот лиц, которые трудятся по гражданско-правовому договору, в график не включают, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен.

Как правило, в графике не указывают конкретную дату ухода работника в отпуск, а устанавливают месяцы начала и окончания отпуска. Конкретный же его период в рамках, установленных графиком, работодатель и работник согласуют между собой. Хотя при желании в графике вполне могут быть проставлены точные «отпускные» даты.

Пример графика отпусков

Составленный график согласуют с профсоюзной организацией (профсоюзным представителем) предприятия или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. После этого его утверждает руководитель предприятия.

Утвержденный график доводят до сведения всех работников, лучше под подпись (для этого в нем стоит предусмотреть отдельную графу «Подпись работника»).

О дате начала отпуска работодатель обязан письменно уведомить работника не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока ухода в отпуск

Это предусмотрено ч. 5 ст. 79 КЗоТ и  ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках.

Как это сделать? Есть два способа:

1) направить работнику уведомление о дате начала отпуска. Его составляют в произвольной форме, причем лучше в двух экземплярах: один — для работника, второй (с отметкой об уведомлении работника) — для кадровой службы;

2) ознакомить работника с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска под подпись.

Как внести изменения в график отпусков

Соблюдать утвержденный график отпусков обязаны и работодатель, и работники.

Но может случиться, что в действующий график отпусков необходимо будет внести изменения. Когда в этом возникает нужда? Если на предприятии есть «льготники». Ведь даже если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями таких работников, они имеют право изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска им нельзя.

Кроме того, изменить график придется, если в отпуск будут идти работники, принятые в текущем году после его утверждения.

А что, если отпускные планы поменяются у работника, который не относится ни к «льготникам», ни к новичкам? Можно ли перенести его отпуск?

Да, можно. При таких обстоятельствах работнику достаточно подать заявление на имя руководителя с просьбой перенести отпуск на другой (желаемый) период либо разделить его на части (при необходимости).

Если руководитель решит, что такой перенос (разделение) не повлияет на производственный процесс, то на основании заявления работника он издаст приказ (распоряжение) о переносе отпуска и внесении изменений в график отпусков. Никаких нарушений в этом нет.

Также в соответствии со  ст. 11 Закона об отпусках работник может потребовать перенести свой ежегодный отпуск на другой период, если:

1) руководитель предприятия нарушил срок письменного уведомления о времени предоставления отпуска;

2) ему своевременно не выплачена зарплата за время ежегодного отпуска (выплачивается не позднее чем за три дня до его начала).

Обратите внимание: ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен, если:

1) работник временно нетрудоспособен на день начала отпуска, что подтверждено в установленном порядке;

2) работник выполняет государственные или общественные обязанности, если согласно законодательству он на это время освобождается от основной работы с сохранением зарплаты;

3) наступает срок отпуска по беременности и родам;

4) ежегодный отпуск совпадает с отпуском в связи с учебой.

Инициатором переноса отпуска работника может выступать и работодатель. Однако это допускается, только если его предоставление по утвержденному графику может неблагоприятно сказаться на нормальной работе предприятия. Для этого придется получить письменное согласие от работника, «добро» от профсоюзной организации, а также выполнить важное условие — предоставить как минимум 24 календарных дня отпуска в текущем календарном году.

Важно! Какими бы ни были причины переноса отпуска, новый срок его предоставления должен быть установлен по согласованию между работником и работодателем. После согласования новой даты ухода в отпуск не забудьте издать приказ (распоряжение) о переносе отпуска и внести соответствующие изменения в график отпусков.

Если работник не хочет в отпуск

Предположим, что работает на предприятии работник-«трудоголик», который ну совсем не хочет идти в отпуск. И все бы хорошо, но непредоставление ежегодного отпуска полной продолжительности в течение двух лет подряд — нарушение трудового законодательства (см. ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках). Это грозит работодателю штрафом в размере одной минзарплаты (см. ч. 2 ст. 265 КЗоТ), а его должностным лицам — админштрафом в размере от 510 грн. до 1700 грн. ( ст. 41 КоАП). Что же делать?

Избежать этой неприятной ситуации вам поможет график отпусков. Смело планируйте отпуск такого работника в графике, согласовав его период с непосредственным руководителем этого работника; если последний отказывается участвовать в переговорах, письменно уведомляйте работника о дате начала отпуска за две недели и издавайте «отпускной» приказ (распоряжение). Заявление работника в этом случае не понадобится (см. письмо Минсоцполитики от 21.06.12 г. № 207/13/116-12).

Основанием для издания приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска будет график отпусков.

В соответствии со  ст. 139 КЗоТ работники обязаны своевременно и точно выполнять распоряжения (приказы) работодателя. За их невыполнение им грозит дисциплинарная ответственность.

Чем грозит отсутствие графика отпусков

Из положений ч. 4 ст. 79 КЗоТ и  ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках следует, что работодатели должны составлять графики отпусков. Их отсутствие, по мнению Минсоцполитики, является нарушением трудового законодательства (см. письмо Минсоцполитики от 29.07.15 г. № 191/10/136-15).

Выявить такое нарушение могут при проверке специалисты Гоструда. За отсутствие графика отпусков:

• работодателям грозит штраф в размере одной минзарплаты согласно ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Отметим, что до недавнего времени штрафы, установленные этой статьей, не применялись, поскольку не было утвержденного порядка их применения. КМУ решил исправить ситуацию своим постановлением от 03.02.16 г. № 55 (см. «БН», 2016, № 7, с. 5). Эти изменения вступили в силу с 10.02.16 г.;

• должностным лицам работодателя — админштраф в размере от 510 до 1700 грн.

Так что возьмитесь за составление графика отпусков прямо сейчас и живите себе спокойно, не дрожа как осиновый лист при встрече с инспектором по труду.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить