Декретные в отчетности: отражаем без проблем

В избранном В избранное
Печать
Боярчук Инесса, эксперт по вопросам оплаты труда
Бухгалтерская неделя Июнь, 2016/№ 23
Как рассчитать, начислить и выплатить суммы пособия по беременности и родам, вы, уважаемые читатели, уже знаете (см. «БН», 2016, № 21, с. 22 и № 22, с. 35). Пришло время поговорить о том, как это пособие отразить в отчетности предприятия. О какой отчетности пойдет речь? Об отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП, Налоговом расчете по форме № 1ДФ и ЕСВшном отчете по форме № Д4.

Отчет по форме Ф4-ФСС з ТВП

Пособие по беременности и родам (или как его еще называют — декретные) предоставляют за счет средств ФВПТ*. Поэтому начисленные и полученные суммы декретных отражаем в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП**.

* Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности.

** В редакции постановления правления ФВПТ от 16.11.2011 г. № 56.

В таблице I указываем:

• в стр. 6 — общую сумму средств, фактически полученных от ФВПТ с начала года;

• в стр. 21 — общую сумму начисленного с начала года пособия.

В стр. 3 таблицы II заполняем колонки «Витрати фонду», проставляя:

• в гр. 3 — количество календарных дней отпуска по беременности и родам, за которые начислено пособие по беременности и родам;

• в гр. 4 — сумму начисленного пособия.

С отчетом по форме Ф4-ФСС з ТВП разобрались. Переходим к форме № 1ДФ.

Налоговый расчет по форме № 1ДФ

Сумму пособия по беременности и родам не включаем в состав общего налогооблагаемого дохода физлица на основании п.п. 165.1.1 НКУ, а значит, не облагаем НДФЛ. Поскольку для целей НКУ пособие не является зарплатой, его сумму не учитываем при определении предельного размера дохода, дающего право на налоговую социальную льготу (НСЛ). Также сумма пособия не облагается военным сбором (ВС) (см. п.п. 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ).

Декретные отражаем в Налоговом расчете, сформированном за тот отчетный период, в котором они были фактически начислены и/или выплачены, одной строкой, не разбивая по месяцам, на которые приходится отпуск в связи с беременностью и родами.

В разделе І формы № 1ДФ формируем строку с налоговым номером работницы, получившей пособие, и указываем:

• в гр. 3а — сумму начисленного пособия по беременности и родам;

• в гр. 3 — сумму выплаченного пособия по беременности и родам (еще раз повторим: выплаченную сумму пособия отражаем в том отчетном периоде, в котором фактически произошла выплата);

• в гр. 5 — признак дохода «128».

В гр. 4 и 4а проставляем нули (в бумажном варианте — прочерки).

В разделе ІІ Налогового расчета заполняем строку «Військовий збір», в которой в общей сумме начисленных/выплаченных физлицам доходов отражаем:

• в графе «Загальна сума нарахованого доходу» — сумму начисленного пособия по беременности и родам;

• в графе «Загальна сума виплаченого доходу» — сумму выплаченного пособия по беременности и родам также по факту выплаты.

Отчет по форме № Д4

Ставки ЕСВ. Сумма пособия по беременности и родам входит в базу начисления ЕСВ. Предприятия с нее взимают взнос:

• по ставке 22 % — если начисляют обычным работницам;

• по ставке 8,41 % — если начисляют работницам-инвалидам.

Работодатели-предприниматели на сумму декретных начисляют ЕСВ по ставке 22 % независимо от того, установлена работнице инвалидность или нет.

С целью сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ*** (далее — максимальная величина) пособие по беременности и родам распределяем по месяцам, на которые приходится период отпуска в связи с беременностью и родами.

*** С мая по ноябрь 2016 года максимальная величина базы начисления ЕСВ равна 36250,00 грн.

Период отпуска в связи с беременностью и родами и/или сумму пособия отражаем в отчете по форме № Д4 в таблицах 1, 5 и 6.

Заполняем таблицу 1. В таблице 1 формы № Д4 сумму пособия по беременности и родам, а также сумму начисленного на него ЕСВ отражаем в общем порядке в соответствующих строках.

Заполняем таблицу 5. Период начала или окончания отпуска в связи с беременностью и родами отражаем в таблице 5.

На работницу формируем строку, указывая:

• в гр. 7 — категорию лица «5» (лица, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами);

• в гр. 11: в отчете за месяц, когда работница уходит в декретный отпуск, — дату начала отпуска; в отчете за месяц, когда декретный отпуск заканчивается, — дату окончания отпуска.

Если больничный лист продлевался по причине осложненных родов, дату окончания отпуска в связи с беременностью и родами по первому больничному листу не проставляем. Эту информацию покажем в таблице 5 с учетом второго больничного листа на продление.

Выход на работу после завершения отпуска в связи с беременностью и родами в таблице 5 не отражаем.

А если работница сразу уходит в отпуск для ухода за ребенком до 3 лет? В этом случае в месяце окончания отпуска в связи с беременностью и родами и начала отпуска до 3 лет на работницу заполняем две строки в таблице 5. Одну — с категорией лица «5» в графе 7 и с датой окончания отпуска в связи с беременностью и родами, а вторую — с категорией лица «6» в графе 7 и с датой начала отпуска по уходу за ребенком до 3 лет в графе 11.

Заполняем таблицу 6. В этой таблице пособие отражаем в последнюю очередь, после других выплат, начисленных работнице. В таблице 6 отчета по форме № Д4 в месяце начисления пособия заполняем столько строк, на сколько месяцев приходится отпуск в связи с беременностью и родами. По каждой «декретной» строке графы заполняем следующим образом.

В гр. 9 указываем код категории застрахованного лица согласно приложению 2 к Порядку № 435****. Если в декрет идет работница, с пособия которой взимали ЕСВ по ставке 22 %, здесь проставляем «42», если с пособия взимали ЕСВ по ставке 8,41 % — «43».

**** Порядок формирования и предоставления страхователями отчета о ЕСВ, утвержденный приказом Минфина от 14.04.15 г. № 435.

В гр. 11 проставляем месяц, на который приходится период отпуска в связи с беременностью и родами.

При заполнении гр. 15 в месяце начала декретного отпуска придерживаемся таких правил:

• если за месяц начислены только декретные, то гр. 15 заполняем по строке декретных;

• если за месяц начислена еще и зарплата, то гр. 15 заполняем по строке зарплаты;

• если за месяц, кроме пособия по беременности и родам, начислены больничные и не начислена зарплата, то гр. 15 заполняем по строке больничных.

В строках, где указываем пособие за будущие полные месяцы отпуска в связи с беременностью и родами, в гр. 15 проставляем количество календарных дней такого отпуска (гр. 15 = гр. 16). То есть заполнять в последующих отчетных месяцах в таблице 6 на декретчицу строки без суммовых показателей, но с данными в графе 15, не нужно.

А как поступить с месяцем завершения декретного отпуска, если такой отпуск заканчивается не в последний календарный день месяца? Тут есть два варианта.

Первый. В гр. 15 количество календарных дней в трудовых отношениях проставляем равным количеству календарных дней в таком месяце.

Второй. В гр. 15 количество дней пребывания в трудовых отношениях указываем равным количеству дней декретного отпуска (гр. 15 = гр. 16).

Затем в месяце окончания отпуска в связи с беременностью и родами в графе 15 проставляем остаток дней пребывания в трудовых отношениях после окончания такого отпуска. Неудобство такого варианта — нужно помнить о том, что необходимо отразить остаток дней в отчетном периоде завершения такого отпуска.

В гр. 16 указываем количество календарных дней декретного отпуска в каждом месяце.

В гр. 17 вносим распределенные по месяцам суммы пособия без ограничения максимальной величиной.

В гр. 18 указываем суммы пособия из графы 17, но в пределах максимальной величины. Порядок включения выплат в базу начисления ЕСВ для целей сравнения с максимальной величиной мы с вами рассмотрели выше.

Графу 19 заполняем в случае, если база начисления ЕСВ в том отчетном месяце, за который начислено пособие по беременности и родам, оказалась ниже суммы минимальной зарплаты, установленной законом на месяц, за который проводим начисление. То есть все делаете месяц в месяц.

Допбазу начисления ЕСВ за будущие отчетные месяцы декретного отпуска в текущем отчетном месяце не отражаем.

В гр. 21 указываем ЕСВ, начисленный на сумму пособия.

Пример. Работнице Кривошей Екатерине Ивановне (регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов — 2354453301) предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами с 10.05.16 г. на 126 календарных дней. На начало такого отпуска ее страховой стаж за последние 12 месяцев составляет более 6 месяцев. В мае 2016 года ей начислены:

заработная плата за фактически отработанное время в сумме 757,89 грн. (ЕСВ — 166,74 грн.);

пособие по беременности и родам в общей сумме 14691,60 грн. (ЕСВ — 3232,15 грн.), в том числе за 22 к. дн. мая — 2565,20 грн. (ЕСВ — 564,34 грн.), за 30 к. дн. июня — 3498,00 грн. (ЕСВ — 769,56 грн.), за 31 к. дн. июля — 3614,60 грн. (ЕСВ — 795,21 грн.), за 31 к. дн. августа — 3614,60 грн. (ЕСВ — 795,21 грн.), за 12 к. дн. сентября — 1399,20 грн. (ЕСВ — 307,83 грн.).

Предположим, что в июле 2016 года работница предоставила еще один листок нетрудоспособности в связи с беременностью и родами, который является продолжением первого и был открыт в связи с возникшими осложнениями при родах. На основании этого листка нетрудоспособности отпуск в связи с беременностью и родами был продлен с 13 сентября 2016 года на 14 календарных дней. Сумма начисленного пособия по беременности и родам на основании второго листка нетрудоспособности — 1632,40 грн. (ЕСВ — 359,13 грн.).

Учтите, что новую среднедневную зарплату для расчета суммы пособия по второму больничному листу не рассчитываем. Ведь такой лист является продолжением предыдущего, а значит, расчет декретных производим исходя из среднедневной зарплаты, рассчитанной для первого больничного листа.

Сумма пособия перечислена ФВПТ и выплачена работнице по первому больничному листу во II квартале, по второму — в III квартале.

По окончании отпуска в связи с беременностью и родами работница уходит в отпуск для ухода за ребенком до достижения им 3 лет.

Фрагмент заполненного отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП за I полугодие 2016 года с суммами пособия по беременности и родам приведем на рис. 1:

Рис. 1. Фрагмент отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП за I полугодие 2016 года

Кроме того, в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП за 9 месяцев 2016 года необходимо будет отразить также сумму пособия по второму больничному листу на продление.

Не забываем о форме № 1ДФ. На рис. 1 и 2 приведем фрагменты раздела I этой формы за II и III кварталы соответственно с суммами начисленного и выплаченного пособия по беременности и родам.

Рис. 2. Фрагмент раздела I формы № 1ДФ за II квартал 2016 года

Рис. 3. Фрагмент раздела I формы № 1ДФ за III квартал 2016 года

Также суммы пособия по беременности и родам должны быть учтены при заполнении граф с общими суммами начисленного/выплаченного дохода физлицам по строке «Військовий збір» раздела II формы № 1ДФ за II и III кварталы 2016 года.

Ну и на «сладкое» — отчет по ЕСВ. Представляем вашему вниманию на рис. 4 и 5 фрагменты отчетов по форме № Д4 за май и июль 2016 года соответственно с суммами декретных, начисленных работнице. Уверены, что проблем с заполнением таблицы 1 отчета по форме № Д4 у вас не возникнет, поскольку ее строки заполняются по данным таблицы 6 этого отчета. На рис. 6 рассмотрим фрагмент таблицы 5 отчета по форме № Д4 за сентябрь 2016 года.

Рис. 4. Фрагмент отчета по форме № Д4 за май 2016 года

Рис. 5. Фрагмент отчета по форме № Д4 за июль 2016 года

Рис. 6. Фрагмент таблицы 5 отчета по форме № Д4 за сентябрь 2016 года

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить