C формой № 1ДФ субъекты хозяйствования имеют дело уже не первый день и порядок ее заполнения, казалось бы, должны знать назубок.
Однако звонки наших читателей на «горячую линию» редакции свидетельствуют о том, что некоторые «белые пятна» в этих знаниях все же есть. Предлагаем устранить их прямо сейчас. Для этого мы подготовили ответы на ваши наиболее часто встречающиеся вопросы (см. таблицу ниже). Изучайте, пожалуйста!
Заполняем и подаем форму № 1ДФ
Вопрос | Ответ |
Нужно ли подавать Налоговый расчет по форме № 1ДФ, если на предприятии нет наемных работников и в течение отчетного квартала доходы физлицам не начислялись и не выплачивались? | Нет, подавать форму № 1ДФ за такой отчетный квартал не нужно. Все дело в том, что ее подают налоговые агенты, в случае если в отчетном квартале они начисляли и/или выплачивали доходы физическим лицам, в том числе и физлицам-предпринимателям, и/или начисляли и уплачивали в бюджет НДФЛ и ВС с таких доходов. Если таких операций в течение отчетного квартала не было, то Налоговый расчет по форме № 1ДФ за этот квартал не подают. Это прямо указано в п.п. «б» п. 176.2 НКУ |
В каком порядке подают Налоговый расчет по форме № 1ДФ предприятия, имеющие филиалы? | Уполномоченные обособленные подразделения самостоятельно формируют и подают за себя Налоговый расчет по форме № 1ДФ. В его реквизитах они приводят свои данные. Головное предприятие в своей форме № 1ДФ информацию по такому подразделению не отражает. А вот за неуполномоченное обособленное подразделение форму № 1ДФ в виде отдельной порции с данными его работников подает головное предприятие в налоговый орган по своему местонахождению. Копию этой формы предприятие отсылает в налоговый орган по местонахождению такого подразделения ( абзац второй п.п. «б» п. 176.2 НКУ, п. 2.6 Порядка № 4*) |
Предприятие перебралось в другой административный район. Куда теперь подавать Налоговый расчет по форме № 1ДФ? | При изменении местонахождения предприятие продолжает уплачивать НДФЛ и подавать Налоговый расчет по форме № 1ДФ по старому местонахождению до окончания текущего бюджетного года (см. консультацию налоговиков в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ) |
К зарплате работника НСЛ применялась только в феврале 2017 года. Как отразить это в форме № 1ДФ за 1 квартал 2017 года? | Поступите так: сформируйте на работника одну строку с зарплатным доходом. В ней проставьте, в частности: • в графе 5 — признак дохода «101»; • в графе 8 — признак НСЛ. Наличие признака в графе 8 говорит о том, что работник хотя бы в одном месяце квартала пользовался НСЛ |
Где в форме № 1ДФ указывать количество работников-совместителей? С каким признаком дохода отражать начисленную им зарплату? | С лицами, которые работают по совместительству, работодатели заключают трудовые договоры. А значит, такие работники должны быть учтены при заполнении реквизита «дотабличной» части формы № 1ДФ «Працювало за трудовими договорами (контрактами)». При этом работников, которые у данного работодателя трудятся одновременно и по основному месту работы, и по совместительству (т. е. внутренние совместители), на наш взгляд, нужно учитывать как одно лицо. Заработную плату, начисленную совместителям, отражайте в общем порядке — с признаком дохода «101» |
Со штатным работником заключен договор подряда. Нужно ли его учитывать при заполнении графы «Працювало за цивільно-правовими договорами»? | Да, считаем, что нужно. То есть такого работника вы учтете при заполнении двух граф «дотабличной» части формы № 1ДФ — «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» и «Працювало за цивільно-правовими договорами» |
Нужно ли в графу «Працювало за цивільно-правовими договорами» формы № 1ДФ включать физлиц, которым выплачиваются доходы по договорам аренды недвижимого (движимого) имущества? | Из разъяснений налоговиков, приведенных в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ, можно сделать вывод о том, что в графе «Працювало за цивільно-правовими договорами» формы № 1ДФ они хотят видеть количество физлиц-непредпринимателей, с которыми заключены гражданско-правовые договоры на выполнение работ/предоставление услуг (доходы по таким договорам вы отражали в форме № 1ДФ с признаком дохода «102»). А вот предпринимателей и физлиц-арендодателей при заполнении этой графы учитывать не нужно |
Физлицо работает по договору подряда с марта 2017 года. Работа будет закрыта актом и оплачена в июне 2017 года. Нужно ли на этого гражданина заполнять строку с датой приема на работу в графе 6 раздела I формы № 1ДФ за 1 квартал? | Нет, не нужно. Графы 6 и 7 раздела I формы № 1ДФ заполняют только по работникам, принятым на работу по трудовым договорам. В данном случае физлицо выполняет для вас работу по гражданско-правовому договору. Поэтому графы 6 и 7 по нему вы не заполняете. Более того, если в отчетном квартале доход этому физлицу вы не начисляли, то строку без суммовых показателей на него не формируете |
Работника уволили с основного места работы и приняли на ту же должность и к тому же работодателю по совместительству. Как отразить такую миграцию в форме № 1ДФ? | На сменившего статус работника в разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ заполняем столько строк, сколько раз он в отчетном квартале был уволен, а затем снова принят к одному и тому же работодателю. То есть, если работник был в отчетном квартале уволен, а затем снова принят, то его заработок отражаем в форме № 1ДФ двумя строками: • в первой — по дату увольнения; • во второй — с даты начала работы по новому трудовому договору |
Каков порядок заполнения граф 3а, 3, 4а, 4 раздела I и граф «Загальна сума нарахованого/виплаченого доходу», «Загальна сума утриманого податку, збору, нарахованого/перерахованого» раздела II Налогового расчета по форме № 1ДФ? | В разделе I формы № 1ДФ по каждому физлицу указывайте в графах: • 3а и 4а — суммы начисленных в месяцах отчетного квартала доходов и НДФЛ соответственно; • 3 и 4 — суммы фактически выплаченных в отчетном квартале доходов физлицам и перечисленного в бюджет НДФЛ соответственно. Если доход в виде зарплаты вы выплачиваете в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, то его также отражайте как выплаченный в графе 3 формы № 1ДФ за тот квартал, к которому относится месяц начисления зарплаты. Поэтому при своевременной выплате зарплаты и своевременной уплате НДФЛ значения граф 3а и 3, а также 4а и 4 будут совпадать. При заполнении строки «Військовий збір» в разделе II формы № 1ДФ применяют те же правила, что и для раздела I. Это подтверждают и налоговики в консультации в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ. Сведения о несвоевременно выплачиваемой зарплате и/или ином доходе, а также удержанных/перечисленных с них НДФЛ и ВС отражайте в форме № 1ДФ по факту |
Предприятие арендует у обычного физлица автомобиль, а у физлица-предпринимателя — здание склада. Нужно ли выплачиваемые им арендные доходы показывать в форме № 1ДФ? Если да, то с каким признаком дохода? | Да, выплачиваемые арендные доходы обязательно нужно отражать в форме № 1ДФ, причем независимо от того, кто является получателем дохода: обычное физлицо или физлицо-предприниматель. Сумму дохода, которую вы выплачиваете предпринимателю, отражайте в разделе I формы № 1ДФ с признаком дохода «157» без заполнения граф 4а и 4. А вот сумму выплачиваемого «арендно-движимого» дохода обычному физлицу показывайте в разделе I формы № 1ДФ с признаком дохода «127» — как прочие доходы (см. консультации налоговиков в подкатегориях 103.22 и 103.25 ЗІР ГФСУ) |
С каким признаком дохода в форме № 1ДФ отражают плату обычному физлицу за аренду недвижимости? | Для такой выплаты приложение к Порядку № 4 предусматривает отдельный признак дохода — «106» |
Отражается ли в форме № 1ДФ полученная от учредителя-физлица возвратная финансовая помощь? | Да, отражается. Причем в том отчетном квартале, на который приходится дата возврата, и в той сумме, которую возвратили. В разделе I формы № 1ДФ в графах 3 и 3а у вас будут одинаковые цифры — причитающаяся к возврату и фактически возвращенная суммы. Графы 4 и 4а не заполняйте, поскольку НДФЛ с этой суммы не удерживается. Признак дохода в графе 5 раздела I формы № 1ДФ — «153». Сумму возвращенной финпомощи покажите также в общей сумме начисленного/выплаченного дохода в строке «Військовий збір» раздела II формы № 1ДФ |
Как отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ сумму выданного работнику займа, списанного по истечении срока исковой давности? | По истечении срока исковой давности задолженность работника в размере, который превышает в 2017 году 800 грн., превращается для него в налогооблагаемый доход ( п.п. 164.2.7 НКУ). Работник-заемщик должен отразить прощенную сумму в своей годовой декларации о доходах и самостоятельно уплатить с облагаемой ее части НДФЛ и ВС. А вот работодатель-заимодатель обязан показать сумму списанного долга в форме № 1ДФ так: • необлагаемую сумму (в пределах 800 грн.) — с признаком дохода «127» (с прочерками в графах 4а и 4 раздела I); • облагаемую — с признаком дохода «107» (также с прочерками в графах 4а и 4 раздела I, поскольку НДФЛ предприятие не удерживает и не уплачивает). Подтверждают это и контролеры (см. консультацию в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ). Также всю сумму списанного долга физлица нужно записать и в строку «Військовий збір» раздела II формы № 1ДФ |
Нужно ли отражать в форме № 1ДФ сумму начисленных в пользу физлиц реинвестированных дивидендов? | Дивиденды, которые направляются на пополнение уставного капитала предприятия и при этом не изменяют пропорций (долей) участников в нем, не попадают в базу обложения НДФЛ. Тем не менее они все равно должны быть отражены в графах 3а и 3 раздела I формы № 1ДФ с признаком дохода «142». Важно! Реинвестированные дивиденды облагаются ВС ( п. 1.7 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Вы должны включить их и в строку «Вiйськовий збiр» раздела II формы № 1ДФ |
Указывать ли сумму дохода, которая не облагается ВС, в разделе II Налогового расчета по форме № 1ДФ? | По мнению ГФСУ, в разделе II формы № 1ДФ следует отражать как облагаемые, так и не облагаемые ВС доходы (см. разъяснение в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ) |
Работник, находясь в командировке, заплатил за проживание ФЛП-единоналожнику. Отражать ли эти суммы в форме № 1ДФ? | Налоговики успокаивают, что не нужно (см. консультацию в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ). Почему? Потому что в данной ситуации предприниматель получал доход от обычного гражданина (работника предприятия). Предприятие же только компенсирует своему работнику расходы, связанные с командировкой. Поэтому отражать в Налоговом расчете уплату работником средств за предоставленные во время командировки физлицом-предпринимателем услуги такое предприятие не обязано. Другое дело, если ваш работник получил средства под отчет (на хознужды) и приобрел что-либо у предпринимателя. Вот тогда сумму, уплаченную последнему, нужно обязательно отразить в форме № 1ДФ. Ведь в этой ситуации гражданско-правовые действия работник осуществил от имени и за счет предприятия. Предпринимательские доходы отражайте с признаком дохода «157» |
Предприятие предоставило вдове умершего работника материальную помощь. Как отразить сумму такой помощи в форме № 1ДФ? | В 2017 году не облагается НДФЛ и соответственно ВС выданная работодателем помощь на погребение умершего работника в размере 4480 грн. ( п.п. «б» п.п. 165.1.22 НКУ). Сумма превышения подлежит обложению НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ необлагаемую часть помощи отражайте с признаком дохода «146», а облагаемую — с признаком дохода «127». Причем в качестве получателя дохода укажите вдову умершего работника |
Предприятие проводит рекламный розыгрыш призов среди физлиц-покупателей. Отражать ли доход в виде стоимости таких призов в форме № 1ДФ? | Да, доход в виде стоимости приза, полученного покупателем в ходе рекламного розыгрыша, нужно отражать в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. И вот почему. В данном случае получателями призов являются конкретные физлица, которых можно идентифицировать. Поэтому доход в виде стоимости полученного приза попадает в общий налогооблагаемый доход конкретного плательщика налога ( п.п. 164.2.8 НКУ). Налоговым агентом получателя приза выступает предприятие — организатор рекламного розыгрыша. В разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ сумму начисленного (с учетом «натурального» коэффициента) и выплаченного дохода, а также удержанного и уплаченного НДФЛ отражайте с признаком дохода «111». Сумму начисленного дохода и удержанный с него ВС также впишите в раздел II формы № 1ДФ по строке «Військовий збір». Строки же с налогообложением выигрышей (призов) в лотерею вам заполнять не нужно. Это делают только налоговые агенты — операторы лотереи |
Работница имеет троих детей до 18 лет, один из которых — инвалид, и пользуется НСЛ «на детей» по двум основаниям. Как в этом случае правильно проставить признак НСЛ в графе 8 «Ознака подат. соц. пільги» формы № 1ДФ? | Работница имеет право на НСЛ по двум основаниям как лицо, которое содержит троих детей в возрасте до 18 лет ( п.п. 169.1.2 НКУ), в том числе ребенка-инвалида ( п.п. «б» п.п. 169.1.3 этого Кодекса). Согласно разъяснениям налоговиков, предоставленным в письме ГНАУ от 25.02.2011 г. № 4062/6/17-0215, в данном случае на каждого ребенка-неинвалида предоставляется минимальная НСЛ (признак льготы — «04»), на каждого ребенка-инвалида — повышенная (признак льготы — «02»). В разделе I формы № 1ДФ по этой работнице следует сформировать две строки с зарплатным признаком дохода «101» в графе 5. Первую заполняете в общем порядке и проставляете в графе 8 признак дохода «02». А вот во второй строке заполняете графы 1, 2, 5, а также графу 8, где проставляете признак второй льготы — «04». Графы 3а, 3, 4а, 4 оставляете незаполненными (в бумажном варианте прочеркиваете) |
Как отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ пособие по беременности и родам? | Сумму пособия по беременности и родам не облагаем ни НДФЛ, ни ВС ( п.п. 165.1.1 и п.п. 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Тем не менее такую выплату отражаем в Налоговом расчете по форме № 1ДФ, сформированном за тот отчетный период, в котором сумма была фактически начислена и/или выплачена. Делаем это одной строкой, не разбивая по месяцам, на которые приходится отпуск в связи с беременностью и родами. В разделе І формы № 1ДФ пособие отражаем с признаком дохода «128». Также оно должно попасть в строку «Вiйськовий збiр» раздела ІІ этой формы в графах с начисленным/выплаченным физлицам доходом |
Из-за сбоя в бухгалтерской программе в Налоговый расчет, сформированный предприятием за 4 квартал 2016 года, не попала часть доходов, которые были выплачены физлицам. Чем это чревато? | Увы, но в такой ситуации предприятию может грозить штраф в размере 510 грн. (а за повторное нарушение в течение года — 1020 грн.) за подачу Налогового расчета не в полном объеме ( п. 119.2 НКУ). Причем воспользоваться перерасчетом по п. 169.4 НКУ и уйти от этого штрафа никак не получится. Ведь при перерасчете налоговый агент проверяет правильность исчисления, начисления и удержания НДФЛ, а не правильность заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ |
В форме № 1ДФ за прошлый отчетный период указали неверный регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов работника. Как исправить эту ошибку? | Чтобы исправить ошибку, сформируйте уточняющий Налоговый расчет по форме № 1ДФ за тот отчетный период, в котором она была допущена. В нем продублируйте информацию из ранее сданного расчета, указанную в ячейках «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» и «Працювало за цивільно-правовими договорами». Далее в разделе I уточняющей формы № 1ДФ на работника сформируйте две строки: • первую — на изъятие ранее поданной информации с ошибочным регистрационным номером работника. Сюда переносите данные из всех граф ошибочной строки ранее поданной формы, а в графе 9 укажите «1» — строка на изъятие; • вторую — на введение строки с верными данными по работнику. В графе 9 такой строки проставьте «0» — строка на ввод. Раздел II уточненки заполнять не нужно, ведь сведения в нем неперсонифицированы. Внимание! Исправление такой ошибки приводит к смене плательщика налога, поэтому предприятию грозит штраф по п. 119.2 НКУ в размере 510 грн. (а за повторное нарушение в течение года — 1020 грн.). Причем такая ошибка, как и рассмотренная выше, не может быть выявлена при проведении перерасчета по НДФЛ в соответствии с п. 169.4 НКУ. Но! Если вы боец, можете попытаться уйти от штрафа через суд. Он, скорее всего, будет на вашей стороне |
Уверены, корректно заполнить и подать контролерам форму № 1ДФ за 1 квартал 2017 года для вас теперь не составит труда. Сделайте это не позднее 10 мая 2017 года. Желаем успеха!
Выводы
- Если в течение отчетного квартала вы не начисляли/не выплачивали доходы физлицам и/или не начисляли/не уплачивали в бюджет НДФЛ и ВС с таких доходов, то форму № 1ДФ за этот отчетный квартал вы не подаете.
- Графы 6 и 7 раздела I формы № 1ДФ заполняют только по работникам, принятым на работу по трудовым договорам.
- Реинвестированные дивиденды должны быть отражены в графах 3а и 3 раздела I формы № 1ДФ с признаком дохода «142». И не забываем о ВС и разделе II Налогового расчета.