Податковий розрахунок за формою № 1ДФ: ваші запитання — наші відповіді

Запитання

Відповідь

Чи потрібно подавати Податковий розрахунок за формою № 1ДФ, якщо на підприємстві немає найманих працівників і протягом звітного кварталу доходи фізособам не нараховувалися і не виплачувалися?

Ні, подавати форму № 1ДФ за такий звітний квартал не потрібно.

Річ у тім, що її подають податкові агенти, у випадку якщо у звітному кварталі вони нараховували та/або виплачували доходи фізичним особам, у тому числі й фізособам-підприємцям, та/або нараховували і сплачували до бюджету ПДФО і ВЗ з таких доходів. Якщо таких операцій протягом звітного кварталу не було, то Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за цей квартал не подають. Це прямо зазначено в п.п. «б» п. 176.2 ПКУ

У якому порядку подають Податковий розрахунок за формою № 1ДФ підприємства, які мають філії?

Уповноважені відокремлені підрозділи самостійно формують і подають за себе Податковий розрахунок за формою № 1ДФ. У його реквізитах вони наводять свої дані. Головне підприємство у своїй формі № 1ДФ інформацію за таким підрозділом не відображає.

А от за неуповноважений відокремлений підрозділ форму № 1ДФ у вигляді окремої порції з даними його працівників подає головне підприємство до податкового органу за своїм місцезнаходженням. Копію цієї форми підприємство надсилає до податкового органу за місцезнаходженням такого підрозділу ( абзац другий п.п. «б» п. 176.2 ПКУ, п. 2.6 Порядку № 4*)

* Порядок заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4.

Підприємство перебралося до іншого адміністративного району. Куди тепер подавати Податковий розрахунок за формою № 1ДФ?

При зміні місцезнаходження підприємство продовжує сплачувати ПДФО і подавати Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за старим місцезнаходженням до закінчення поточного бюджетного року (див. консультацію податківців у підкатегорії 103.25 ЗІР ДФСУ)

До зарплати працівника ПСП застосовувалася тільки в лютому 2017 року. Як відобразити це у формі № 1ДФ за 1 квартал 2017 року?

Дійте так: сформуйте на працівника один рядок із зарплатним доходом. У ньому проставте, зокрема:

• у графі 5 — ознаку доходу «101»;

• у графі 8 — ознаку ПСП.

Наявність ознаки у графі 8 свідчить про те, що працівник хоча б в одному місяці кварталу користувався ПСП

Де у формі № 1ДФ зазначати кількість працівників-сумісників? З якою ознакою доходу відображати нараховану їм зарплату?

З особами, які працюють за сумісництвом, роботодавці укладають трудові договори. А отже, такі працівники мають бути враховані при заповненні реквізиту «дотабличної» частини форми № 1ДФ «Працювало за трудовими договорами (контрактами)».

При цьому працівників, які в цього роботодавця працюють одночасно і за основним місцем роботи, і за сумісництвом (тобто внутрішні сумісники), на наш погляд, потрібно враховувати як одну особу.

Заробітну плату, нараховану сумісникам, відображайте в загальному порядку — з ознакою доходу «101»

Із штатним працівником укладено договір підряду. Чи потрібно його враховувати при заповненні графи «Працювало за цивільно-правовими договорами»?

Так, вважаємо, що потрібно. Тобто такого працівника ви врахуєте при заповненні двох граф «дотабличної» частини форми № 1ДФ — «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» і «Працювало за цивільно-правовими договорами»

Чи потрібно до графи «Працювало за цивільно-правовими договорами» форми № 1ДФ включати фізосіб, яким виплачуються доходи за договорами оренди нерухомого (рухомого) майна?

Із роз’яснень податківців, наведених у підкатегорії 103.25 ЗІР ДФСУ, можна зробити висновок про те, що у графі «Працювало за цивільно-правовими договорами» форми № 1ДФ вони хочуть бачити кількість фізосіб-непідприємців, з якими укладено цивільно-правові договори на виконання робіт / надання послуг (доходи за такими договорами ви відображали у формі № 1ДФ з ознакою доходу «102»).

А от підприємців і фізосіб-орендодавців при заповненні цієї графи враховувати не потрібно

Фізособа працює за договором підряду з березня 2017 року. Робота буде закрита актом і оплачена в червні 2017 року. Чи потрібно на цього громадянина заповнювати рядок з датою прийняття на роботу у графі 6 розділу I форми № 1ДФ за 1 квартал?

Ні, не потрібно. Графи 6 і 7 розділу I форми № 1ДФ заповнюють тільки щодо працівників, прийнятих на роботу за трудовими договорами.

У цьому випадку фізособа виконує для вас роботу за цивільно-правовим договором. Тому графи 6 і 7 за нею ви не заповнюєте.

Більше того, якщо у звітному кварталі дохід цій фізособі ви не нараховували, то рядок без сумових показників на неї не формуєте

Працівника звільнили з основного місця роботи і прийняли на ту саму посаду і до того самого роботодавця за сумісництвом.

Як відобразити таку міграцію у формі № 1ДФ?

На працівника, який змінив статус, у розділі I форми № 1ДФ заповнюємо стільки рядків, скільки разів він у звітному кварталі був звільнений, а потім знову прийнятий до цього роботодавця.

Тобто якщо працівник був у звітному кварталі звільнений, а потім знову прийнятий, то його заробіток відображаємо у формі № 1ДФ двома рядками:

• у першому — по дату звільнення;

• у другому — з дати початку роботи за новим трудовим договором

Який порядок заповнення граф 3а, 3, 4а, 4 розділу I і граф «Загальна сума нарахованого/виплаченого доходу», «Загальна сума утриманого податку, збору, нарахованого/перерахованого» розділу II Податкового розрахунку за формою № 1ДФ?

У розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за кожною фізособою зазначайте у графах:

• 3а і 4а — суми нарахованих у місяцях звітного кварталу доходів і ПДФО відповідно;

• 3 і 4 — суми фактично виплачених у звітному кварталі доходів фізособам і перерахованого до бюджету ПДФО відповідно.

Якщо дохід у вигляді зарплати ви виплачуєте в установлені строки в місяці, що настає за місяцем нарахування, то його також відображайте як виплачений у графі 3 форми № 1ДФ за той квартал, до якого належить місяць нарахування зарплати.

Тому при своєчасній виплаті зарплати і своєчасній сплаті ПДФО значення граф 3а і 3, а також 4а і 4 збігатимуться.

Рядок «Військовий збір» у розділі II форми № 1ДФ заповнюють за такими ж правилами (див. консультацію в підкатегорії 103.25 ЗІР ДФСУ).

Відомості про несвоєчасно виплачувану зарплату та/або інший дохід, а також утриманий/перерахований із них ПДФО і ВЗ відображайте у формі № 1ДФ за фактом

Підприємство орендує у звичайної фізособи автомобіль, а у фізособи-підприємця — будівлю складу. Чи потрібно орендні доходи, що виплачуються їм, показувати у формі № 1ДФ? Якщо так, то з якою ознакою доходу?

Так, виплачувані орендні доходи обов’язково потрібно відображати у формі № 1ДФ, причому незалежно від того, хто є отримувачем доходу: звичайна фізособа чи фізособа-підприємець.

Суму доходу, яку ви виплачуєте підприємцю, відображайте в розділі I форми № 1ДФ з ознакою доходу «157» без заповнення граф 4а і 4.

А от суму виплачуваного «орендно-рухомого» доходу звичайній фізособі показуйте в розділі I форми № 1ДФ з ознакою доходу «127» — як інші доходи (див. консультації податківців у підкатегоріях 103.22 і 103.25 ЗІР ДФСУ)

З якою ознакою доходу у формі № 1ДФ відображають плату звичайній фізособі за оренду нерухомості?

Для такої виплати додаток до Порядку № 4 передбачає окрему ознаку доходу — «106»

Чи відображається у формі № 1ДФ отримана від засновника-фізособи поворотна фінансова допомога?

Так, відображається. Причому в тому звітному кварталі, на який припадає дата повернення, і в тій сумі, яку повернули.

У розділі I форми № 1ДФ у графах 3 і 3а у вас будуть однакові цифри — належна до повернення і фактично повернена суми.

Графи 4 і 4а не заповнюйте, оскільки ПДФО з цієї суми не утримується.

Ознака доходу у графі 5 розділу I форми № 1ДФ — «153».

Суму поверненої фіндопомоги покажіть також у загальній сумі нарахованого/виплаченого доходу в рядку «Військовий збір» розділу II форми № 1ДФ

Чи потрібно відображати у формі № 1ДФ суму нарахованих на користь фізосіб реінвестованих дивідендів?

Дивіденди, що спрямовуються на поповнення статутного капіталу підприємства і при цьому не змінюють пропорцій (часток) учасників у ньому, не потрапляють до бази оподаткування ПДФО. Проте вони все одно мають бути відображені у графах 3а і 3 розділу I форми № 1ДФ з ознакою доходу «142».

Важливо! Реінвестовані дивіденди обкладаються ВЗ ( п. 1.7 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Ви повинні включити їх і до рядка «Вiйськовий збiр» розділу II форми № 1ДФ

Як відобразити в Податковому розрахунку за формою № 1 ДФ суму виданої працівнику позики, списаної після закінчення строку позовної давності?

Після закінчення строку позовної давності заборгованість працівника в розмірі, який перевищує у 2017 році 800 грн., перетворюється для нього на оподатковуваний дохід ( п.п. 164.2.7 ПКУ).

Працівник-позичальник повинен відобразити прощену суму у своїй річній декларації про доходи і самостійно сплатити з оподатковуваної її частини ПДФО і ВЗ.

А от роботодавець-позикодавець зобов’язаний показати суму списаного боргу у формі № 1ДФ так:

• неоподатковувану суму (у межах 800 грн.) — з ознакою доходу «127» (з прочерками у графах 4а і 4 розділу I);

• оподатковувану — з ознакою доходу «107» (також із прочерками у графах 4а і 4 розділу I, оскільки ПДФО підприємство не утримує і не сплачує).

Підтверджують це й контролери (див. консультацію в підкатегорії 103.25 ЗІР ДФСУ).

Також усю суму списаного боргу фізособи потрібно записати і в рядок «Військовий збір» розділу II форми № 1ДФ

Чи зазначати суму доходу, що не обкладається ВЗ, у розділі II Податкового розрахунку за формою № 1ДФ?

На думку ДФСУ, у розділі II форми № 1ДФ слід відображати як оподатковувані, так і не оподатковувані ВЗ доходи (див. роз’яснення в підкатегорії 103.25 ЗІР ДФСУ)

Працівник, перебуваючи у відрядженні, заплатив за проживання ФОП-єдиноподатнику. Чи відображати ці суми у формі № 1ДФ?

Податківці заспокоюють, що не потрібно (див. консультацію в підкатегорії 103.25 ЗІР ДФСУ). Чому? Тому що в цій ситуації підприємець отримував дохід від звичайного громадянина (працівника підприємства).

Підприємство ж тільки компенсує своєму працівнику витрати, пов’язані з відрядженням. Тому відображати в Податковому розрахунку сплату працівником коштів за надані під час відрядження фізособою-підприємцем послуги таке підприємство не зобов’язане.

Інша справа, якщо ваш працівник отримав кошти під звіт (на госппотреби) і придбав що-небудь у підприємця.

Ось тоді суму, сплачену останньому, потрібно обов’язково відобразити у формі № 1ДФ. Адже в цій ситуації цивільно-правові дії працівник здійснив від імені і за рахунок підприємства.

Підприємницькі доходи відображайте з ознакою доходу «157»

Підприємство надало вдові померлого працівника матеріальну допомогу. Як відобразити суму такої допомоги у формі № 1ДФ?

У 2017 році не оподатковується ПДФО і відповідно ВЗ видана роботодавцем допомога на поховання померлого працівника в розмірі 4480 грн. ( п.п. «б» п.п. 165.1.22 ПКУ).

Сума перевищення підлягає оподаткуванню ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %.

У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ неоподатковувану частину допомоги відображайте з ознакою доходу «146», а оподатковувану — з ознакою доходу «127».

Причому отримувачем доходу вкажіть вдову померлого працівника

Підприємство проводить рекламний розіграш призів серед фізосіб-покупців. Чи відображати дохід у вигляді вартості таких призів у формі № 1ДФ?

Так, дохід у вигляді вартості приза, отриманого покупцем під час рекламного розіграшу, слід відображати у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. І ось чому.

У цьому випадку отримувачами призів є конкретні фізособи, яких можна ідентифікувати. Тому дохід у вигляді вартості отриманого призу потрапляє до загального оподатковуваного доходу конкретного платника податку ( п.п. 164.2.8 ПКУ).

Податковим агентом отримувача призу виступає підприємство — організатор рекламного розіграшу.

У розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ суму нарахованого (з урахуванням «натурального» коефіцієнта) і виплаченого доходу, а також утриманого та сплаченого ПДФО відображайте з ознакою доходу «111».

Суму нарахованого доходу та утриманий із нього ВЗ також впишіть до розділу II форми № 1ДФ за рядком «Військовий збір».

Рядки ж з оподаткуванням виграшів (призів) у лотерею вам заповнювати не потрібно. Це роблять тільки податкові агенти — оператори лотереї

Працівниця має трьох дітей до 18 років, одна з яких — інвалід, і користується ПСП «на дітей» за двома підставами.

Як у цьому випадку правильно проставити ознаку ПСП у графі 8 «Ознака подат. соц. пільги» форми № 1ДФ?

Працівниця має право на ПСП за двома підставами як особа, яка утримує трьох дітей віком до 18 років ( п.п. 169.1.2 ПКУ), у тому числі дитину-інваліда ( п.п. «б» п.п. 169.1.3 цього Кодексу).

Згідно з роз’ясненнями податківців, наданими в листі ДПАУ від 25.02.2011 р. № 4062/6/17-0215, у цьому випадку на кожну дитину-неінваліда надається мінімальна ПСП (ознака пільги — «04»), на кожну дитину-інваліда — підвищена (ознака пільги — «02»).

У розділі I форми № 1ДФ щодо цієї працівниці слід сформувати два рядки із зарплатною ознакою доходу «101» у графі 5.

Перший заповнюєте в загальному порядку і проставляєте у графі 8 ознаку доходу «02».

А от у другому рядку заповнюєте графи 1, 2, 5, а також графу 8, де проставляєте ознаку другої пільги — «04». Графи 3а, 3, 4а, 4 залишаєте незаповненими (у паперовому варіанті прокреслюєте)

Як відобразити в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ допомогу по вагітності та пологах?

Суму допомоги по вагітності та пологах не оподатковуємо ані ПДФО, ані ВЗ ( п.п. 165.1.1 і п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Однак таку виплату відображаємо в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ, сформованому за той звітний період, в якому суму було фактично нараховано та/або виплачено. Робимо це одним рядком, не розбиваючи за місяцями, на які припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами.

У розділі І форми № 1ДФ допомогу відображаємо з ознакою доходу «128». Також вона має потрапити до рядка «Вiйськовий збiр» розділу II цієї форми у графах з нарахованим/виплаченим фізособам доходом

Через збій у бухгалтерській програмі до Податкового розрахунку, сформованого підприємством за 4 квартали 2016 року, не потрапила частина доходів, що були виплачені фізособам. Чим це загрожує?

На жаль, але в такій ситуації підприємству може загрожувати штраф у розмірі 510 грн. (а за повторне порушення протягом року — 1020 грн.) за подання Податкового розрахунку не в повному обсязі ( п. 119.2 ПКУ).

Причому скористатися перерахунком згідно з п. 169.4 ПКУ і уникнути цього штрафу ніяк не вийде. Адже при перерахунку податковий агент перевіряє правильність обчислення, нарахування та утримання ПДФО, а не правильність заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ

У формі № 1ДФ за минулий звітний період зазначили неправильний реєстраційний номер облікової картки платника податків працівника. Як виправити цю помилку?

Щоб виправити помилку, сформуйте уточнюючий Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за той звітний період, в якому вона була допущена. У ньому продублюйте інформацію з раніше поданого розрахунку, зазначену в комірках «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» і «Працювало за цивільно-правовими договорами».

Далі в розділі I уточнюючої форми № 1ДФ на працівника сформуйте два рядки:

• перший — на вилучення раніше поданої інформації з помилковим реєстраційним номером працівника. Сюди переносите дані з усіх граф помилкового рядка раніше поданої форми, а у графі 9 зазначте «1» — рядок на вилучення;

• другий — на введення рядка з правильними даними за працівником. У графі 9 такого рядка проставте «0» — рядок на введення.

Розділ II уточненки заповнювати не потрібно, адже відомості в ньому неперсоніфіковані.

Увага! Виправлення такої помилки призводить до зміни платника податку, тому підприємству загрожує штраф згідно з п. 119.2 ПКУ в розмірі 510 грн. (а за повторне порушення протягом року — 1020 грн.). Причому така помилка, як і розглянута вище, не може бути виявлена при проведенні перерахунку з ПДФО відповідно до п. 169.4 ПКУ.

Але! Якщо ви боєць, можете спробувати уникнути штрафу через суд. Він, швидше за все, буде на вашому боці