В комментируемом письме налоговики рассмотрели вопрос: можно ли создавать исключительно в электронном виде документы по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с налогообложением?
Прежде всего контролеры напомнили, что субъектам хозяйствования дано право составлять первичные и сводные учетные документы на их выбор в бумажной или электронной форме ( п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).
Главное, о чем следует помнить, — это то, что электронный документ нужно составлять в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Он должен содержать все необходимые реквизиты, дающие ему такую же юридическую силу, как и документу, составленному в бумажном виде. На электронный первичный документ должна быть обязательно наложена электронная цифровая подпись (ЭЦП). Такой документ должен храниться на электронных носителях информации в форме, которая дает возможность проверить его целостность на этих носителях в течение срока хранения бумажных аналогов ( п. 6.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88).
Следует отметить, что в случае составления и хранения электронных первичных документов и регистров бухучета предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также контролирующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами ( п. 6 ст. 9 Закона о бухучете). Это касается, в частности, и случая проведения проверок должностными лицами ГФСУ.
При этом копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое удостоверено в порядке, установленном законодательством.