Вояж по городу… рабочий и не только

Помимо железной (!) обязанности возмещать расходы на проезд в командировке ( ст. 121 КЗоТ), работодатель может дополнительно «пообещать» работникам в коллективном или трудовом договоре взять на себя расходы на проезд. Причем данное в трудовом или в коллективном договоре «обещание» может касаться не только рабочих поездок («по рабочим моментам»), связанных с выполнением трудовых обязанностей, но и компенсации проезда для личных нужд ( ст. 9¹ КЗоТ).

Сразу скажем: вариант, когда предприятие подписалось на доставку работников своими силами или с привлечением стороннего перевозчика, рассматривать не будем.

Подтверждаем проезд

Чтобы компенсировать работникам расходы на проезд, предприятие должно признать понесенные работником расходы и принять решение об их возмещении. А такое решение возможно только в случае, если предоставлены все необходимые документы, подтверждающие проезд.

Так что расходы на проезд городским транспортом общего пользования, понесенные работником во время командировки, при поездках «по рабочим моментам» или «бонусному» проезду на работу/с работы, непременно нужно подтвердить документально.

Сразу уясним! Здесь с документами все строго. Возмещают расходы на проезд на основании Отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет) (по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841), к которому прилагают оригиналы проездных либо иных документов, подтверждающих стоимость расходов на проезд.

Оплачиваем рабочие поездки

Компенсируем проезд. Такой вариант возникает, когда работник самостоятельно оплачивает поездки по служебной необходимости, «обещанные» в коллективном или трудовом договоре либо в рамках командировки. Предприятие же возмещает ему понесенные расходы.

Для это работник непременно должен предоставить подтверждающие проезд документы.

Не помешает и маршрутный лист.

Если документальные требования для возмещения расходов на проезд городским транспортом одинаковы, то вот налоговые последствия такой компенсации для поездок «по рабочим моментам» и для командировок будут разные.

Сумма компенсации расходов на проезд «по рабочим моментам» будет для работника доходом в виде заработной платы (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5*) с соответствующим налогообложением (см. далее).

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5.

Вместе с тем стоимость проезда как к месту командировки и назад, так и по месту командировки, подтвержденная соответствующими документами, не облагается НДФЛ, ЕСВ и ВС.

НДС. В большинстве своем в билетах на городской транспорт НДС нет (либо по причине льготности услуг перевозки согласно п.п. 197.1.8 НКУ, либо потому что перевозчики — неплательщики НДС). Так что стоимость безНДСных билетов в периоде утверждения Отчета придется отражать в строке 10.3 декларации по НДС.

С НДС могут быть документы на проезд в такси, если перевозчик окажется плательщиком НДС и наградит вашего работника фискальным чеком. В таком случае для отражения НК придется ориентироваться на 200-гривневое (без НДС) ограничение по чеку (билетная норма п.п. «а» п. 201.11 НКУ тут не работает). Но это произойдет не раньше, чем в Госреестре РРО появится хотя бы один электронный таксометр.

Тогда сумму в пределах этого ограничения запишете в строку 10.1 декларации по НДС. А вот сумму НДС из «больших» чеков в декларации по НДС налоговики вообще советовали не отражать в декларации (консультация в подкатегории 101.14 ЗІР ГФСУ, помещена в раздел недействующих с 01.01.17 г.).

Бухучет. Расходы на «рабочий» проезд следует показать на дату утверждения руководителем предприятия Отчета. Суммы, израсходованные подотчетными лицами на проезд в командировке, в зависимости от цели, определенной руководителем предприятия в соответствующем приказе, и подразделения, в котором работает командированный работник, отражают на следующих счетах бухгалтерского учета: 23, 91, 92, 93, 94. А компенсация расходов на проезд «по рабочим моментам» будет зарплатной статьей расходов, т. е. учитываться на субсчете 661.

Рассмотрим пример.

Пример 1. Работнику отдела сбыта выдан аванс на командировку — 400 грн. После возвращения из командировки работник составил Отчет и предоставил документы, подтверждающие понесенные им в командировке расходы: билеты на проезд в городском автбусе по трем маршрутам (маршрут проезда согласован) — туда и обратно на сумму 26 грн. Суточные — 320 грн.

Учет возмещения таких расходов см. в табл. 1.

Таблица 1. Возмещаем расходы на командировку

Выдаем проездные. Для рабочих поездок предприятие может самостоятельно закупить у перевозчика проездные билеты и, не распределяя их между работниками, выдавать им по мере необходимости для выполнения (!) исключительно поставленных задач, трудовых функций или должностных обязанностей. Это беспроигрышный вариант в случае поездок только по городу, позволяющий избежать «билетно-документально-подтверждающей» волокиты.

Главное в таком случае:

1) иметь распоряжение (приказ) руководителя, устанавливающий порядок предоставления проездных билетов работникам;

2) иметь перечень работников, должностные обязанности которых связаны с необходимостью пользования гортранспортом для перемещения между различными службами и/или производственными объектами;

3) составить фактические маршруты перемещения таких работников в связи с выполнением служебных обязанностей;

4) вести журнал выдачи/возврата в конце рабочего дня проездных билетов.

Тогда стоимость проездных билетов «для всех» не попадет в налогооблагаемый доход ваших работников. Согласны с этим и налоговики (см. разъяснение в подкатегории 103.04 ЗІР ГФСУ). К тому же не нужно на стоимость таких билетов начислять и ЕСВ ( п. 6 разд. 2 Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется ЕСВ, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170).

В бухгалтерском учете проездные билеты следует учитывать на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте», а по мере их использования — просто списать на расходы (23, 91, 92, 93, 94).

«Бонусный» проезд на работу/с работы

Компенсируем проезд. Теперь поговорим о компенсации работникам стоимости «обещанного» проезда на основании предъявляемых ими документов (билетов, чеков пополнения карточек метрополитена и т. д.).

Сумма расходов на проезд в транспорте, которую вы компенсируете работнику, превращается для него в налогооблагаемый доход в виде заработной платы (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). Обратите внимание: как и в случае поездок по «рабочим моментам». Так что и в рабочем, и в бонусном случае с суммы компенсации проезда необходимо будет удержать НДФЛ и ВС.

Важно! Увеличивать сумму компенсации стоимости проезда на «натуральный» НДФЛ-коэффициент не нужно. Ведь выплата будет производиться в денежной форме. То есть по факту работник получит на руки сумму, равную компенсируемой стоимости проезда, уменьшенную на сумму удержанных с нее НДФЛ и ВС.

И не забываем о ЕСВ. Ставка взноса — «зарплатная».

В бухгалтерском учете компенсация расходов на проезд будет зарплатной статьей расходов, т. е. учитываться на субсчете 661.

Пример 2. По условиям трудового договора предприятие обязано по окончании каждого месяца компенсировать работнику бухгалтерии расходы на проезд с работы/на работу. На основании предоставленных билетов расходы на проезд ежемесячно составляют 231 грн.

Учет возмещения таких расходов см. в табл. 2.

Таблица 2. Компенсируем стоимость проезда работника на работу/с работы

Выдаем проездные. Очень удобный вариант, которым можно воспользоваться на городском транспорте (без дополнительной подтверждающе-билетной волокиты), — персонально обеспечить работников проездными документами (на месяц, квартал). Но не получат ли работники вместе с проездными облагаемый доход? Давайте разбираться.

Проездные куплены под конкретных работников? Значит, здравствуй, доход. Какой именно? Считаем, что зарплата (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). Причем в базу обложения НДФЛ такой доход должен попасть увеличенным на «натуральный» НДФЛ-коэффициент.

А что с ВС? Налоговики настаивают на том, что в таких случаях ВС следует рассчитывать от «чистой» стоимости неденежной выплаты (см. письма ГФСУ от 20.11.15 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15 и от 08.06.16 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, подкатегория 103.25 ЗІР ГФСУ). То есть без увеличения ее на «натуральный» коэффициент (1,219512).

Вы готовы следовать их разъяснениям? Тогда рекомендуем получить индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу. Так вы обезопасите себя, если вдруг мнение налоговиков изменится.

Теперь о ЕСВ. Его взимайте с суммы «зарплатно-проездного» дохода, начисленного в бухучете.

Учтите! Если фактическая зарплата работника, которому оплачивают проезд, не превышает 3200 грн., и вы начисляете ему доплату до этой величины, то проездной доход может просто «провалиться в 3200», тем самым уменьшив сумму доплаты до «минималки».

То есть дополнительных «налоговых» расходов в этом случае предприятие не понесет.

А если фактическая зарплата работника выше 3200 грн.? Тогда, чтобы сэкономить на налогах, предлагаем вам замечательный вариант ухода от НДФЛ и ВС: оформить выдачу индивидуальных проездных как дарение.

Дело в том, что в 2017 году «неденежные» подарки стоимостью, не превышающей 800 грн. (в расчете на месяц), не облагаются ни НДФЛ, ни ВС (см. п.п. 165.1.39, п.п. 1.7 п. 16¹ разд. 10 подразд. ХХ НКУ).

А вот от ЕСВ уйти все равно не получится. «Неденежные» подарки работникам входят в фонд оплаты труда на основании п.п. 2.3.2 Инструкции № 5.

НДС. Ввиду НДС-льготности услуг на проезд городским транспортом согласно п.п. 197.1.8 НКУ стоимость проездных билетов будет без НДС. Соответственно ни о налоговом кредите (стоимость проездных попадет в безНДСную строку 10.3 декларации по НДС), ни о налоговых обязательствах у предприятия не может быть и речи. Дело в том, что льгота сохраняется и на этапе передачи проездного от предприятия к работнику (см. письмо Миндоходов от 26.05.14 г. № 9358/6/99-99-19-03-02-15).

Бухгалтерский учет купленных проездных следует вести на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте». Выдача проездного работнику отражается проводкой Дт 377 — Кт 712 и Дт 661 — Кт 377, одновременно себестоимость проездного билета списывается проводкой Дт 943 — Кт 331. Сформированный этими операциями финрезультат без каких-либо корректировок становится объектом обложения налогом на прибыль ( п.п. 134.1.1 НКУ).

Пример 3. Предприятие по безналичному расчету с перевозчиком приобрело месячный проездной билет на городской транспорт. Стоимость билета составила 340 грн. (без НДС). Проездной билет выдан работнику для личного пользования. При этом выдачу проездного билета как подарок предприятие решило не оформлять.

Учет выдачи проездных см. в табл. 3.

Таблица 3. Обеспечиваем работников проездными билетами для личных нужд

Налог на прибыль. Все уже привыкли, что объектом обложения налогом на прибыль является бухгалтерский финрезультат до налогообложения. Вместе с тем предприятиям-высокодоходникам, а также малодоходникам-добровольцам НКУ предписывает корректировать такой финрезультат на разницы, возникающие в соответствии с разд. ІІІ этого Кодекса.

Однако НКУ никаких разниц по этому поводу не предусматривает. Поэтому любые расходы на проезд можно смело включать в расходы, формирующие базу обложения налогом на прибыль — финрезультат.

Причем, что очень важно: здесь не имеет значения, связаны расходы на проезд работников с хозяйственной деятельностью предприятия или нет.

Выводы

• При возмещении расходов на рабочий проезд обратите особое внимание на приложенные к Отчету документы. Это должны быть талоны, квитанции, билеты с нанесенными печатным способом серией, номером и номинальной стоимостью.
• Для поездок на городском транспорте можно купить проездные билеты. Стоимость оплаченных предприятием сугубо рабочих проездных билетов, выдаваемых для пользования работнику исключительно в рабочее время, не облагается НДФЛ, ЕСВ и ВС.
• Если компенсируете проезд с работы/на работу, не забудьте об НДФЛ, ЕСВ и ВС.