Окрім «залізного» (!) обов’язку відшкодовувати витрати на проїзд у відрядженні ( ст. 121 КЗпП), роботодавець може додатково «пообіцяти» працівникам у колективному або трудовому договорі взяти на себе витрати на проїзд. Причому дана в трудовому або в колективному договорі «обіцянка» може стосуватися не тільки робочих поїздок (у робочих справах), пов’язаних з виконанням трудових обов’язків, але й компенсації проїзду для особистих потреб ( ст. 91 КЗпП).
Відразу скажемо, варіант, коли підприємство підписалося на доставку працівників своїми силами або із залученням стороннього перевізника, розглядати не будемо.
Підтверджуємо проїзд
Щоб компенсувати працівникам витрати на проїзд, підприємство повинне визнати понесені працівником витрати і прийняти рішення про їх відшкодування. А таке рішення можливе тільки в разі, якщо надані всі необхідні документи, що підтверджують проїзд.
Тож витрати на проїзд міським транспортом загального користування, понесені працівником під час відрядження, при поїздках у робочих справах або «бонусному» проїзді на роботу/з роботи, неодмінно потрібно підтвердити документально.
Відразу з’ясуємо! Тут із документами все чітко. Відшкодовують витрати на проїзд на підставі Звіту про використання грошових коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) (за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841), до якого додають оригінали проїзних документів або інших документів, що підтверджують вартість витрат на проїзд.
Оплачуємо «робочі» поїздки
Компенсуємо проїзд. Такий варіант виникає, коли працівник самостійно оплачує поїздки за службовою необхідністю, «обіцяні» в колективному або трудовому договорі або в межах відрядження. Підприємство ж відшкодовує йому понесені витрати.
Для цього працівник неодмінно повинен надати документи, що підтверджують проїзд.
Не завадить і маршрутний лист.
Якщо документальні вимоги для відшкодування витрат на проїзд міським транспортом однакові, то ось податкові наслідки такої компенсації для поїздок за робочими моментами і для відряджень будуть різні.
Сума компенсації витрат на проїзд у робочих справах буде для працівника доходом у вигляді заробітної плати (див. п.п. 2.3.4 Інструкції № 5*) з відповідним оподаткуванням (див. далі).
* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.
У той же час вартість проїзду як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, підтверджена відповідними документами, не обкладається ПДФО, ЄСВ і ВЗ.
ПДВ. У більшості квитків на міський транспорт ПДВ немає (або внаслідок пільговості послуг перевезення згідно з п.п. 197.1.8 ПКУ, або тому, що перевізники — неплатники ПДВ). Тож вартість безПДВшних квитків у періоді затвердження Звіту доведеться відображати в рядку 10.3 декларації з ПДВ.
З ПДВ можуть бути документи на проїзд у таксі, якщо перевізник виявиться платником ПДВ і «нагородить» вашого працівника фіскальним чеком. У такому разі для відображення ПК доведеться орієнтуватися на 200-гривневе (без ПДВ) обмеження за чеком («квиткова» норма п.п. «а» п. 201.11 ПКУ тут не працює). Але це станеться не раніше, ніж у Держреєстрі РРО з’явиться хоч би один електронний таксометр.
Тоді суму в межах цього обмеження запишете в рядок 10.1 декларації за ПДВ. А ось суму ПДВ з «великих» чеків у декларації з ПДВ податківці взагалі радили не відображати в декларації (консультація у підкатегорії 101.14 ЗІР ДФСУ, поміщена до розділу недіючих з 01.01.17 р.).
Бухоблік. Витрати на «робочий» проїзд слід показати на дату затвердження керівником підприємства Звіту. Суми, витрачені підзвітними особами на проїзд у відрядженні, залежно від мети, визначеної керівником підприємства у відповідному наказі, і підрозділу, в якому працює працівник, що відряджається, відображають на таких рахунках бухгалтерського обліку: 23, 91, 92, 93, 94. А компенсація витрат на проїзд у робочих справах буде зарплатною статтею витрат, тобто враховуватиметься на субрахунку 661.
Розглянемо приклад.
Приклад 1. Працівникові відділу збуту виданий аванс на відрядження — 400 грн. Після повернення з відрядження працівник склав Звіт і надав документи, що підтверджують понесені ним у відрядженні витрати: квитки на проїзд у міському автобусі за трьома маршрутами (маршрут проїзду погоджений) — туди і назад на суму 26 грн. Добові — 320 грн.
Облік відшкодування таких витрат див. у табл. 1.
Таблиця 1. Відшкодовуємо витрати на відрядження
| Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | ||
| 1. Видано працівникові аванс на відрядження | 372 | 301 | 400 |
| 2. Затверджено Звіт і включено у витрати: | |||
| • проїзд міським автобусом (три маршрути) | 93 | 372 | 26 |
| • добові | 93 | 372 | 320 |
| 3. Повернено працівником у касу залишок невикористаного авансу | 301 | 372 | 54 |
Видаємо проїзні. Для «робочих» поїздок підприємство може самостійно закупити в перевізника проїзні квитки і, не розподіляючи їх між працівниками, видавати їм у міру необхідності — для виконання (!) виключно поставлених завдань, трудових функцій або посадових обов’язків. Це безпрограшний варіант у випадку тільки поїздок містом, що дозволяє уникнути «квитково-документально-підтвердної» тяганини.
Головне в такому разі:
1) мати розпорядження (наказ) керівника, що встановлює порядок надання проїзних квитків працівникам;
2) мати перелік працівників, посадові обов’язки яких пов’язані з необхідністю користування міськтранспортом для переміщення між різними службами та/або виробничими об’єктами;
3) скласти фактичні маршрути переміщення таких працівників у зв’язку з виконанням службових обов’язків;
4) вести журнал видачі/повернення наприкінці робочого дня проїзних квитків.
Тоді вартість проїзних квитків «для всіх» не потрапить в оподатковуваний дохід ваших працівників. Згодні із цим і податківці (див. роз’яснення в підкатегорії 103.04 ЗІР ДФСУ). До того ж не потрібно на вартість таких квитків нараховувати і ЄСВ ( п. 6 розд. 2 Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ, затвердженого постановою КМУ від 22.12.10 р. № 1170).
У бухгалтерському обліку проїзні квитки слід враховувати на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті», а в міру їх використання — просто списати на витрати (23, 91, 92, 93, 94).
«Бонусний» проїзд на роботу/з роботи
Компенсуємо проїзд. Тепер поговоримо про компенсацію працівникам вартості «обіцяного» проїзду на підставі документів (квитків, чеків поповнення карток метрополітену тощо), що пред’являються ними.
Сума витрат на проїзд у транспорті, яку ви компенсуєте працівникові, перетворюється для нього на оподатковуваний дохід у вигляді заробітної плати (див. п.п. 2.3.4 Інструкції № 5). Зверніть увагу: як і в разі поїздок у робочих справах. Тож і в робочому, і в бонусному випадку із суми компенсації проїзду необхідно буде утримати ПДФО і ВЗ.
Важливо! Збільшувати суму компенсації вартості проїзду на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт не потрібно. Адже виплата здійснюватиметься у грошовій формі. Тобто по факту працівник отримає на руки суму, яка дорівнює вартості проїзду, що компенсується, зменшену на суму утриманих з неї ПДФО і ВЗ.
І не забуваємо про ЄСВ. Ставка внеску — «зарплатна».
У бухгалтерському обліку компенсація витрат на проїзд буде зарплатною статтею витрат, тобто враховуватиметься на субрахунку 661.
Приклад 2. За умовами трудового договору підприємство зобов’язане по закінченні кожного місяця компенсувати працівникові бухгалтерії витрати на проїзд з роботи/на роботу. На підставі наданих квитків витрати на проїзд щомісячно складають 231 грн.
Облік відшкодування таких витрат див. у табл. 2.
Таблиця 2. Компенсуємо вартість проїзду працівника на роботу/з роботи
| Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | ||
| 1. Нараховано дохід у вигляді компенсації вартості проїзду | 92 | 661 | 231 |
| 2. Нараховано ЄСВ (22 %) | 92 | 651 | 50,82 |
| 3. Утримано ПДФО (18 %) | 661 | 641/ПДФО | 41,58 |
| 4. Утримано ВЗ (1,5 %) | 661 | 642 | 3,47 |
| 5. Сплачено ЄСВ | 651 | 311 | 50,82 |
| 6. Сплачено ПДФО | 641/ПДФО | 311 | 41,58 |
| 7. Сплачено ВЗ | 642 | 311 | 3,47 |
| 8. Виплачено суму компенсації вартості проїзду | 661 | 301 | 185,95 |
Видаємо проїзні. Дуже зручний варіант, яким можна скористатися на міському транспорті (без додаткової підтвердно-квиткової тяганини), — персонально забезпечити працівників проїзними документами (на місяць, квартал). Але чи не отримають працівники разом з проїзними оподатковуваний дохід? Давайте розбиратися.
Проїзні куплені під конкретних працівників? Значить, «здрастуй», доходе. Який саме? Вважаємо, що зарплата (див. п.п. 2.3.4 Інструкції № 5). Причому до бази обкладення ПДФО такий дохід повинен потрапити збільшеним на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт.
А що з ВЗ? Податківці наполягають на тому, що в таких випадках ВЗ слід розраховувати від «чистої» вартості негрошової виплати (див. листи ДФСУ від 20.11.15 р. № 24759/6/99-99-17-02-01-15 і від 08.06.16 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, підкатегорія 103.25 ЗІР ДФСУ). Тобто без збільшення її на «натуральний» коефіцієнт (1,219512).
Ви готові дотримуватися їх роз’яснень? Тоді рекомендуємо отримати індивідуальну податкову консультацію із цього питання. Так ви убезпечите себе, якщо раптом думка податківців зміниться.
Тепер про ЄСВ. Його стягуйте із суми «зарплатно-проїзного» доходу, нарахованого в бухобліку.
Зауважте! Якщо фактична зарплата працівника, якому оплачують проїзд, не перевищує 3200 грн. і ви нараховуєте йому доплату до цієї величини, то проїзний дохід може просто «провалитися в 3200», таким чином зменшивши суму доплати до «мінімалки».
Тобто додаткових «податкових» витрат у цьому випадку підприємство не понесе.
А якщо фактична зарплата працівника вище 3200 грн.? Тоді, щоб заощадити на податках, пропонуємо вам чудовий варіант відходу від ПДФО і ВЗ: оформити видачу індивідуальних проїзних як дарування.
Річ у тім, що у 2017 році «негрошові» подарунки вартістю, що не перевищує 800 грн. (з розрахунку на місяць), не обкладаються ні ПДФО, ні ВЗ (див. п.п. 165.1.39, п.п. 1.7 п. 161 розд. 10 підрозд. ХХ ПКУ).
А ось ЄСВ уникнути все одно не вийде. «Негрошові» подарунки працівникам входять до фонду оплати праці на підставі п.п. 2.3.2 Інструкції № 5.
ПДВ. Зважаючи на ПДВ-пільговість послуг на проїзд міським транспортом згідно з п.п. 197.1.8 ПКУ, вартість проїзних квитків буде без ПДВ. Відповідно ні про податковий кредит (вартість проїзних потрапить у безПДВшний рядок 10.3 декларації з ПДВ), ні про податкові зобов’язання в підприємства не може бути і мови. Річ у тім, що пільга зберігається і на етапі передачі проїзного від підприємства до працівника (див. лист Міндоходів від 26.05.14 р. № 9358/6/99-99-19-03-02-15).
Бухгалтерський облік куплених проїзних слід вести на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Видача проїзного працівникові відображається проводкою Дт 377 — Кт 712 і Дт 661 — Кт 377, одночасно собівартість проїзного квитка списується проводкою Дт 943 — Кт 331. Сформований цими операціями фінрезультат без будь-яких коригувань стає об’єктом оподаткування на прибуток ( п.п. 134.1.1 ПКУ).
Приклад 3. Підприємство за безготівковим розрахунком з перевізником придбало місячний проїзний квиток на міський транспорт. Вартість квитка склала 340 грн. (без ПДВ). Проїзний квиток виданий працівникові для особистого користування. При цьому видачу проїзного квитка як подарунок підприємство вирішило не оформляти.
Облік видачі проїзних див. у табл. 3.
Таблиця 3. Забезпечуємо працівників проїзними квитками для особистих потреб
| Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | ||
| 1. Перераховано передплату за проїзний квиток | 371 | 311 | 340 |
| 2. Оприбутковано проїзний як грошовий документ | 331 | 631 | 340 |
| 3. Відображено залік заборгованості | 631 | 371 | 340 |
| 4. Передано проїзний квиток працівникові | 377 | 712 | 340 |
| 5. Списано собівартість проїзного квитка | 943 | 331 | 340 |
| 6. Нараховано дохід з урахуванням натуркоефіцієнта (1,219512) | 92, 93, 94 | 661 | 414,63 |
| 7. Нараховано ЄСВ (22 %) | 92 | 651 | 91,22 |
| 8. Утримано ПДФО (18 %) | 661 | 641/ПДФО | 74,63 |
| 9. Утримано ВЗ( 1,5 %) | 661 | 642 | 5,10(1) |
| 10. Сплачено ЄСВ | 651 | 311 | 91,22 |
| 11. Сплачено ПДФО | 641/ПДФО | 311 | 74,63 |
| 12. Сплачено ВЗ | 642 | 311 | 5,10 |
| 13. Відображено залік заборгованості | 661 | 377 | 340 |
| (1) Припустимо, підприємство отримало індивідуальну податкову консультацію, в якій зазначено, що в разі надання доходу в негрошовій формі ВЗ слід утримувати з його «чистої» вартості. При цьому заборгованість за ВЗ (5,10 грн.) була погашена за рахунок заробітної плати, нарахованої працівникові за фактично відпрацьований час. | |||
Податок на прибуток. Усі вже звикли до того, що об’єктом оподаткування податком на прибуток є бухгалтерський фінрезультат до оподаткування. У той же час підприємствам-високодохідникам, а також малодохідникам-добровольцям ПКУ пропонує коригувати такий фінрезультат на різниці, що виникають відповідно до розд. ІІІ цього Кодексу.
Проте ПКУ жодних різниць із цього приводу не передбачає. Тому будь-які витрати на проїзд можна сміливо включати у витрати, що формують базу оподаткування на прибуток — фінрезультат.
Причому, що дуже важливо: тут не має значення, пов’язані витрати на проїзд працівників із господарською діяльністю підприємства чи ні.
Висновки
- При відшкодуванні витрат на «робочий» проїзд зверніть особливу увагу на додані до Звіту документи. Це мають бути талони, квитанції, квитки з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю.
- На міському транспорті можна купити проїзні квитки. Вартість сплачених підприємством суто робочих проїзних квитків, що видаються для користування працівникові виключно в робочий час, не обкладається ПДФО, ЄСВ і ВЗ.
- Якщо компенсуєте проїзд з роботи/на роботу, не забудьте про ПДФО, ЄСВ і ВЗ.
