Кассовая книга в электронном виде: ведем, печатаем и храним правильно

Кравченко Дарья, налоговый эксперт
Бухгалтерская неделя Октябрь, 2017/№ 40
В избранном В избранное
Печать
Ведение кассовых документов в электронной форме, несомненно, удобно. Уже мало кому захочется «от руки» заполнить приходный и расходный кассовые ордера, ведомость, не говоря уже о журнале регистрации таких документов, и тем более кассовой книге. Но, несмотря на то, что такое новшество вошло в нашу жизнь довольно давно, о нюансах ведения электронных кассовых документов говорится мало. Поэтому считаем, что нелишним будет напомнить о них даже опытным кассирам и бухгалтерам. И начнем мы с кассовой книги.

Общие моменты

Кассовая книга — документ установленной формы (типовая форма № КО-4, приведена в приложении 5 к Положению № 637), который применяется для осуществления первичного учета наличности в кассе (п. 1.2 Положения № 637).

В нем субъекты хозяйствования, которые проводят расчеты наличными между собой и с физлицами через кассу, отражают все поступления и выдачу наличных денежных средств в национальной валюте*.

* Для учета операций в иностранной валюте может использоваться отдельная книга, в которой соответствующие суммы могут отображаться как в гривне, так и в иностранной валюте (категория 109.15 ЗІР ГФСУ).

Каждое предприятие (юрлицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (п. 4.2 Положения № 637).

Если у предприятия есть обособленные подразделения, принимающие наличные средства за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением приходных кассовых ордеров, а также выдающие наличность на выплаты, связанные с оплатой труда, хознужд, другие операции с оформлением расходных кассовых ордеров и ведомостей, такие подразделения также ведут кассовую книгу.

При этом кассовая книга обособленного подразделения совершенно независима от кассовой книги предприятия. И ведется она по той же типовой форме № КО-4.

Внимание! Если обособленные подразделения предприятий проводят наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, и при этом не проводят операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам, то такие подразделения кассовую книгу не ведут (п. 4.2 Положения № 637).

Регистрация в налоговой кассовых книг как для предприятия, так и для обособленных подразделений не предусмотрена (категория 109.15 ЗІР ГФСУ).

Особенности оформления

Предприятие (как и его подразделения) может вести кассовую книгу как в бумажном, так и в электронном виде. Если вы выбрали последний вариант, то вести такую книгу нужно, соблюдая форму и содержание ее бумажного «собрата», но с некоторыми особенностями.

1. Завести кассовую книгу можно в любом программном продукте (Word, Exel или специализированной бухгалтерской программе).

Главное, чтобы такое программное обеспечение обеспечивало визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладний аркуш касової книги» и «Звіт касира»), по форме и содержанию идентичных форме и содержанию кассовой книги в бумажной форме (п. 4.4 Положения № 637).

Так, на титульной странице укажите наименование предприятия, его идентификационный код согласно ЕГР и период, на который оформляется книга. А вот дальше будьте внимательны.

Дело в том, что записи в бумажной кассовой книге проводятся в 2 экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой (п. 4.3 Положения № 637). При этом страница делится на две части:

• неотрывную часть «Вкладний аркуш касової книги», которая остается в кассовой книге. В ней кассир отражает все поступления и выдачи наличных денежных средств в течение дня;

• отрывную часть «Звіт касира». Данную часть кассир, подытожив операции за день и подсчитав остаток наличных денег в кассе, в конце рабочего дня передает в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

Конечно, если кассовая книга ведется в электронной форме, делить страницу на две части не нужно. Достаточно оформить два одинаковых бланка по форме № КО-4: один — как «Вкладний аркуш касової книги», а второй — как «Звіт касира» (см. рисунок).

Пример заполнения кассовой книги в электронной форме

Далее записи в кассовой книге производятся кассиром при получении или выдаче наличности по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее поступления или выдачи. При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день могут не производиться (п. 4.3 Положения № 637).

Внимание! Записи в кассовой книге должны делаться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

2. Распечатывать страницы кассовой книги нужно в конце каждого рабочего дня (если в течение такого дня были проведены кассовые операции).

Этого требует п. 4.4 Положения № 637. Так, данная норма гласит: после распечатки «Вкладного аркуша касової книги» (аналог неотрывной части бумажной кассовой книги) и «Звіта касира» (аналог отрывной части бумажной кассовой книги) кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Звіт касира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладному аркуші касової книги».

Конечно, п. 4.4 Положения № 637 разрешает кассиру распечатывать «Вкладний аркуш касової книги» в конце месяца или даже года. При этом ставит одно условие — должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за такой месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год. Однако на практике это удобно, если на предприятии бухгалтер выполняет функции кассира. В противном случае это создает некоторые трудности. Например, в конце месяца (года) бухгалтеру придется сверять данные во всех «Звітах касира», полученных за месяц (год), чтобы поставить подпись на каждом «Вкладному аркуші касової книги». А если бухгалтер уволится в течение года, то нераспечатанные на тот момент листы останутся неподписанными. Поэтому распечатке листов лучше уделять внимание каждый день.

«Вкладні аркуші касової книги» в течение года кассир сохраняет отдельно за каждый месяц (делает подшивки).

3. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.

Обратите внимание! Электронную кассовую книгу заводят (формируют в электронном виде) только на один календарный год.

Поэтому нумерация страниц в книге должна начинаться с даты, когда осуществлена первая кассовая операция в текущем году, и заканчиваться — датой последней операции, проведенной в этом же году.

Включается ли титульный лист в общее количество страниц? Да. Ответ на этот вопрос подсказывает сама форма кассовой книги (типовая форма № КО-4).

Дело в том, что в данной форме над страницами кассовой книги есть надписи «зразок 3, 5, 7, 9 та інших сторінок» и «зразок 4, 6, 8, 10 та інших сторінок». Соответственно, страницы с номером «1» и «2» принадлежат титульному листу кассовой книги.

Нюанс. Если в течение календарного года заканчивается или меняется форма кассовой книги, нумерация страниц будет начинаться опять с «1». При этом нумерация самих приходных и расходных кассовых ордеров должна продолжаться (категория 109.10 ЗІР ГФСУ).

4. По окончании календарного года «Вкладні аркуші касової книги» формируются в кассовую книгу. То есть все «Вкладні аркуші касової книги», сформированные за год, сшиваются в одну кассовую книгу.

Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляется печатью предприятия (при наличии).

А вот какую дату ставить в кассовой книге, распечатанной в конце года? Если следовать требованиям п. 4.4 Положения № 637 (делать электронную книгу идентичной бумажной), то такой датой должна стать дата первой кассовой операции в текущем году. То есть дата создания кассовой книги. Однако тот же п. 4.4 Положения № 637 разрешает формировать электронную кассовую книгу только в конце года.

Решить эту загадку нам поможет сама форма кассовой книги. Дело в том, что она призывает указывать дату, когда были пронумерованы и прошнурованы страницы, а также скреплены печатью. Поэтому для кассовой книги в бумажном варианте — это будет дата первой кассовой операции, внесенной в эту книгу, а для электронной — дата последней операции в текущем году.

Заметьте, все эти нюансы (частоту распечаток, правила составления и хранения кассовых документов) вы можете зафиксировать в приказе (распоряжении) о кассовой дисциплине предприятия.

5. После окончания календарного года кассовую книгу нужно хранить на предприятии в течение 36 календарных месяцев при условии завершения проверки фискальными органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.

Исправление ошибок

Наверняка вы знаете о том, что вносить исправления в кассовые ордера и ведомости на выплату денег запрещено (абзац четвертый п. 3.10 Положения № 637). Поэтому в случае выявления ошибки в таких документах единственный вариант действий — составить новый, правильно оформленный документ.

Что касается кассовой книги, то исправления в ней также не допускаются (абзац седьмой п. 4.2 Положения № 637). Но! В случае необходимости корректировку неправильной записи сделать все-таки можно. При этом Положение № 637 требует, чтобы все исправления были заверены подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его замещающего.

При внесении корректировок нужно придерживаться общих правил внесения исправлений, предусмотренных п. 4.2 Положения № 88. Напомним, ошибки в документах, созданных в бумажной форме, исправляют корректурным способом:

• неправильный текст и цифры зачеркивают и над зачеркнутым вписывают правильный текст или цифры;

• делают надпись «исправлено»;

• ставят дату исправления;

• надпись заверяют своими подписями лица, которые подписали этот документ.

Если же учетный регистр составлен в электронной форме, то п. 4.6 Положения № 88 говорит о том, что исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством. В то же время, как указал Минфин в письме от 14.01.11 г. № 31-34020-07-27/23-8665/89, процедура исправления ошибок в электронных документах законодательно не определена. Поэтому специалисты упомянутого ведомства рекомендуют применять тот же порядок, что предусмотрен Положением № 88 для исправления ошибок в документах на бумажных носителях.

И еще. Независимо от формы документа, исправление ошибки всегда должно сопровождаться составлением бухгалтерской справки с описанием огреха и причины его возникновения.

Документы статьи

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.04 г. № 637.

Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно