(066) 87-010-10
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
Перейти до номеру
  • № 39
  • № 38
  • № 37
  • № 36
  • № 34-35
  • № 33
  • № 32
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
У цьому номері :
 
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
13/26
Бухгалтерський тиждень
Бухгалтерський тиждень
Жовтень , 2017/№ 40

Касова книга в електронному вигляді: ведемо, друкуємо і зберігаємо правильно

Ведення касових документів в електронній формі, поза сумнівом, зручне. Вже мало кому захочеться «від руки» заповнювати прибутковий і видатковий касові ордери, відомості, не кажучи вже про журнал реєстрації таких документів і, тим більше, касову книгу. Але попри те, що таке нововведення увійшло до нашого життя досить давно, про нюанси ведення електронних касових документів говориться мало. Тому вважаємо, що не зайвим буде нагадати про них навіть досвідченим касирам і бухгалтерам. І почнемо ми з касової книги.

Загальні моменти

Касова книга — документ встановленої форми (типова форма № КО-4, наведена в додатку 5 до Положення № 637), який застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі (п. 1.2 Положення № 637).

У ньому суб’єкти господарювання, які проводять розрахунки готівкою між собою і з фізичними особами через касу, відображають усі надходження і видачу готівкових грошових коштів у національній валюті*.

* Для обліку операцій в іноземній валюті може використовуватися окрема книга, у якій відповідні суми можуть відображатися як у гривні, так і в іноземній валюті (категорія 109.15 ЗІР ДФСУ).

Кожне підприємство (юрособа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (п. 4.2 Положення № 637).

Якщо в підприємства є відокремлені підрозділи, що приймають готівкові кошти за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням прибуткових касових ордерів, а також що видають готівку на виплати, пов’язані з оплатою праці, госппотреб, інші операції з оформленням видаткових касових ордерів і відомостей, то вони також ведуть касову книгу.

При цьому касова книга відокремленого підрозділу абсолютно не залежна від касової книги підприємства. І ведеться вона за тією ж типовою формою № КО-4.

Увага! Якщо відокремлені підрозділи підприємств проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО і при цьому не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, то вони касову книгу не ведуть (п. 4.2 Положення № 637).

Реєстрація в податковій касових книг як для підприємства, так і для відокремлених підрозділів не передбачена (категорія 109.15 ЗІР ДФСУ).

Особливості оформлення

Підприємство (як і його підрозділи) може вести касову книгу як у паперовому, так і в електронному вигляді. Якщо ви обрали останній варіант, то вести таку книгу треба дотримуючись форми і змісту її паперового «побратима», але з деякими особливостями.

1. Завести касову книгу можна у будь-якому програмному продукті (Word, Exel або спеціалізованій бухгалтерській програмі).

Головне, щоб таке програмне забезпечення забезпечувало візуальне відображення і роздрук кожної з двох частин листа касової книги («Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира»), за формою і змістом ідентичних формі та змісту касової книги в паперовій формі (п. 4.4 Положення № 637).

Так, на титульній сторінці вкажіть найменування підприємства, його ідентифікаційний код згідно з ЄДР і період, на який оформляється книга. А ось далі будьте уважні.

Річ у тому, що записи в паперовій касовій книзі проводяться у 2 примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою (п. 4.3 Положення № 637). При цьому сторінка ділиться на дві частини:

• невідривну частину «Вкладний аркуш касової книги», яка залишається в касовій книзі. У ній касир відображає всі надходження і видачу готівкових грошових коштів протягом дня;

• відривну частину «Звіт касира». Цю частину касир, підсумувавши операції за день і підрахувавши залишок готівки в касі, наприкінці робочого дня передає у бухгалтерію разом з прибутковими і видатковими касовими ордерами під розписку в касовій книзі.

Звичайно, якщо касова книга ведеться в електронній формі, ділити сторінку на дві частини не треба. Досить оформити два однакові бланки № КО-4: один — як «Вкладний аркуш касової книги», а інший — як «Звіт касира» (див. рисунок).

Приклад заповнення касової книги в електронній формі

Далі записи в касовій книзі робляться касиром при отриманні або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі цього дня можуть не робитися (п. 4.3 Положення № 637).

Увага! Записи в касовій книзі повинні робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити усі реквізити, передбачені формою касової книги.

2. Роздруковувати сторінки касової книги треба наприкінці кожного робочого дня (якщо протягом такого дня були проведені касові операції).

Цього вимагає п. 4.4 Положення № 637. Так, ця норма свідчить: після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» (аналог невідривної частини паперової касової книги) і «Звіту касира» (аналог відривної частини паперової касової книги) касир зобов’язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами у бухгалтерію під підпис у «Вкладному аркуші касової книги».

Звичайно, п. 4.4 Положення № 637 дозволяє касирові роздруковувати «Вкладний аркуш касової книги» наприкінці місяця або навіть року. При цьому ставить одну умову — має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за такий місяць, а у разі роздрукування наприкінці року — їх загальна кількість за рік. Проте на практиці це зручно, якщо на підприємстві бухгалтер виконує функції касира. Інакше це створює деякі труднощі. Наприклад, наприкінці місяця (року) бухгалтерові доведеться звіряти дані в усіх «Звітах касира», отриманих за місяць (рік), щоб поставити підпис на кожному «Вкладному аркуші касової книги». А якщо бухгалтер звільниться протягом року, то нероздруковані на той момент аркуші залишаться непідписаними. Тому роздрукуванню аркушів касової книги краще приділяти увагу щодня.

«Вкладні аркуші касової книги» протягом року касир зберігає окремо за кожен місяць (робить підшивки).

3. Сторінки касової книги повинні нумеруватися автоматично в порядку зростання від початку року.

Зверніть увагу! Електронну касову книгу заводять (формують в електронному вигляді) тільки на один календарний рік.

Тому нумерація сторінок у книзі повинна розпочинатися з дати, коли здійснена перша касова операція в поточному році, і закінчуватися датою останньої операції, проведеної в цьому ж році.

Чи включається титульний аркуш в загальну кількість сторінок? Так. Відповідь на це запитання підказує сама форма касової книги (типова форма № КО-4).

Річ у тому, що в цій формі над сторінками касової книги є написи «зразок 3, 5, 7, 9 та інших сторінок» і «зразок 4, 6, 8, 10 та інших сторінок». Відповідно, сторінки з номером «1» і «2» належать титульному аркушу касової книги.

Нюанс. Якщо протягом календарного року закінчується або міняється форма касової книги, нумерація сторінок починатиметься знову з «1». При цьому нумерація самих прибуткових і видаткових касових ордерів повинна тривати (категорія 109.10 ЗІР ДФСУ).

4. Після закінчення календарного року «Вкладні аркуші касової книги» формуються в касову книгу. Тобто усі «Вкладні аркуші касової книги», сформовані за рік, зшиваються в одну касову книгу.

Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера і скріплюється печаткою підприємства (за наявності).

А ось яку дату ставити в касовій книзі, роздрукованій наприкінці року? Адже якщо дотримуватися вимог п. 4.4 Положення № 637 (робити електронну книгу ідентичною паперовій), то такою датою повинна стати дата першої касової операції в поточному році. Тобто дата створення касової книги. Проте той же п. 4.4 Положення № 637 дозволяє формувати електронну касову книгу тільки наприкінці року.

Вирішити цю загадку нам допоможе сама форма касової книги. Річ у тому, що вона закликає вказувати дату, коли були пронумеровані і прошнуровані сторінки, а також скріплені печаткою. Тому для касової книги в паперовому варіанті — це буде дата першої касової операції, внесеної в цю книгу, а для електронної — дата останньої операції в поточному році.

Зверніть увагу, усі ці нюанси (частоту роздрукування, правила складання і зберігання касових документів) ви можете зафіксувати в наказі (розпорядженні) про касову дисципліну підприємства.

5. Після закінчення календарного року касову книгу треба зберігати на підприємстві протягом 36 календарних місяців за умови завершення перевірки фіскальними органами з питань дотримання податкового законодавства.

Виправлення помилок

Напевно ви знаєте про те, що вносити виправлення в касові ордери і відомості на виплату грошей заборонено (абзац четвертий п. 3.10 Положення № 637). Тому в разі виявлення помилки в таких документах єдиний варіант дій — скласти новий, правильно оформлений документ.

Що стосується касової книги, то виправлення в ній також не допускаються (абзац сьомий п. 4.2 Положення № 637). Але! У разі потреби коригування неправильного запису зробити все-таки можна. При цьому Положення № 637 вимагає, щоб усі виправлення були засвідчені підписами касира і головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

При внесенні коригувань треба дотримуватися загальних правил внесення виправлень, передбачених п. 4.2 Положення № 88. Нагадаємо: помилки в документах, створених у паперовій формі, виправляють коректурним способом:

• неправильний текст і цифри закреслюють і над закресленим вписують правильний текст або цифри;

• роблять напис «виправлено»;

• ставлять дату виправлення;

• напис засвідчують своїми підписами особи, які підписали цей документ.

Якщо ж обліковий регістр складений в електронній формі, то п. 4.6 Положення № 88 говорить про те, що виправлення помилок у документах і регістрах, створених у формі електронного документа, здійснюється відповідно до законодавства. Водночас, як зазначив Мінфін у листі від 14.01.11 р. № 31-34020-07-27/23-8665/89, процедура виправлення помилок в електронних документах законодавчо не визначена. Тому фахівці згаданого відомства рекомендують застосовувати той же порядок, що передбачений Положенням № 88 для виправлення помилок у документах на паперових носіях.

І ще. Незалежно від форми документа, виправлення помилки завжди повинне супроводжуватися складанням бухгалтерської довідки, з описом помилки і причини її виникнення.

Документи статті

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.04 р. № 637.

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

касова книга, електронні касові документи, порядок ведення, особливості оформлення, виправлення помилок додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті