Конечно же, большинство вопросов по заполнению Отчета по форме № Д4 повторяется. Поэтому мы собрали их в таблице ниже и дали на них ответы. Вам осталось только найти свой.
| Вопрос | Ответ |
| Работник принят на условиях внутреннего совместительства. Отражать ли его в таблице 5? | Обязательно. В таблице 5 формируете на него строку, проставляя в графе 8 категорию «2 — наймані працівники (без трудової книжки)». И не забудьте подать в налоговую Уведомление о приеме работника на работу |
| Нужно ли в таблице 5 по увольняемому работнику заполнять графы 12 — 15 таблицы 5 Отчета по ЕСВ? | Да, нужно. Кадровые графы «12. Професійна назва роботи», «13. Код ЗКППТР», «14. Код класифікатора професій», «15. Посада» обязательно должны быть заполнены, если вы отражаете в таблице 5 Отчета по ЕСВ сведения о: • приеме на работу по трудовому договору; • переводе работника на другую постоянную работу; • расторжении трудового договора, заключенного с работником |
| Что указывать в графах 12 — 15 по строкам с гражданско-правовыми договорами (ГПД)? | По строкам с датами начала/окончания ГПД графы 12 — 15 не заполняем (в бумажном варианте отчета — прочеркиваем) |
| Нужно ли отражать в таблице 5 информацию о начале/окончании ежегодного отпуска? | Нет, не нужно. Если говорить об отпусках, то в таблице 5 отражаем информацию о начале/окончании только следующих видов отпусков: • отпуска в связи с беременностью и родами (в графе 8 категория «5»); • отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3 лет (в графе 8 — «6»); • отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет (в графе 8 — «4») |
| В таблице 5 формы № Д4 показываем декретный отпуск. Нужно ли заполнять графы 12 — 15? | Нет, не нужно! По строкам с отпусками (в связи с беременностью и родами, по уходу за ребенком до 3-х и от 3-х до 6-ти лет графы 12 — 14 не заполняем (см. разъяснение специалиста Пенсионного фонда «Экспресс-ответы на вопросы по таблице 5 Отчета по форме № Д4» // «БН», 2018, № 36) |
| Нужно ли отражать в таблице 5 Отчета по ЕСВ за август кадровую информацию по всем работникам предприятия? | Вносить в августовскую таблицу 5 информацию по всем работникам предприятия на том основании, что ранее наименования их должностей не «светились» в пенсионной отчетности, не нужно! В таблице 5 отражаем информацию только о событиях, пришедшихся на отчетный месяц |
| Нужно ли отражать в ЕСВ-отчетности информацию по «солдатам предприятия»? | Обычные работодатели в таблице 5 строки с началом/окончанием военной службы не формируют, графу «19. Військове звання» не заполняют. Вообще, вся военная информация — это для силовых структур. Не для обычных работодателей. Вместе с тем в таблице 6 Отчета по ЕСВ следует отразить информацию о среднем заработке, начисленном «солдатам предприятия» в отчетном месяце |
| Работник переведен на другую постоянную работу с 20 августа. Как отражается такой перевод в таблице 5? | Если работник в отчетном месяце был переведен на другую постоянную работу, то на него в таблице 5 формируем две строки. Первую — с датой окончания работы по старой должности (без заполнения графы 17!), вторую — с датой начала работы по новой должности. При этом в графе 16 по обеим строкам указываем реквизиты приказа (распоряжения) о переводе. Заметьте: даты окончания работы по предыдущей должности и начала работы на новой, на которую его перевели, не должны совпадать |
| Работник переведен на другую должность с 1 августа 2018 года. Как отразить такие сведения в таблице 5 Отчета по ЕСВ? | Если работник переведен на другую должность с 01.08.18 г., то на него в Отчете по ЕСВ за август в таблице 5 формируем одну строку, проставляя в графе 11 дату начала работы на новой должности |
| В программе, которая используется для формирования и сдачи отчетности, в справочнике должностей к графе 15 таблицы 5 отсутствует необходимая должность. Что делать? Выбирать «інше»? | Нет, выбирать «інше» нельзя! В графе 15 таблицы 5 Отчета по форме № Д4 вы должны указать фактическую должность, на которую был принят работник. Если в программе, которую вы используете, к графе 15 таблицы 5 «пришит» справочник должностей и вы не находите в нем нужную должность, закройте справочник, станьте на начало ячейки и впишите должность вручную |
| Если работница поменяла фамилию, вступив в брак, то таблицу 5 не заполняем? | Нет, сведения о перемене фамилии, имени, отчества в таблице 5 Отчета по форме № Д4 не отражаем. Пенсионный фонд берет данные о физлице из последнего поданного Отчета. Поэтому просто укажите работницу с новой фамилией в таблице 6, сформированной за тот отчетный период, в котором работница предоставила вам сведения о перемене фамилии. Этого будет достаточно |
| Совместитель уволен и принят на основное место работы в одном месяце. Как показать календарные дни в таблице 6? Если по двум строкам, то программа выдает ошибку | В таблице 6 Отчета по ЕСВ на работника формируете две строки. В одной отражаете зарплату, начисленную ему по основному месту работы (в графе 22 таблицы 6 проставляете «1»), во второй — зарплату, начисленную ему по месту работы по совместительству (в графе 22 таблицы 6 проставляете «0»). При этом общее количество календарных дней в трудовых отношениях в течение отечного месяца (графа 15) проставляете по одной строке, например, по той, в которой указана сумма зарплаты, начисленной по основному месту работы |
| В августе привели наименования профессий работников в соответствие с Классификатором профессий. Является ли это переводом? И нужно ли отражать такие сведения в таблице 5? | Сведения об изменении наименования должности в связи с приведением ее наименования в соответствие с Классификатором профессий в таблице 5 не отражаем. Поясним. Если у вас изначально работник был принят на «левую» должность (которой нет в Классификаторе), то вы (1) издаете приказ о внесении изменений в приказ о его приеме на работу, (2) на основании этого приказа в трудовой книжке работника следующим порядковым номером делаете запись: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)». Если у вас работник был принят на соответствующую должность, но затем изменилось ее профессиональное наименование в связи с введением изменений (дополнений) в Классификатор, то (1) издаете приказ об изменении наименования должности и (2) отражаете это в трудовой книжке работника. То есть в обоих случаях у работника изменится только наименование должности без изменения его должностных обязанностей. Вместе с тем согласно постановлению Пленума ВСУ «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 г. № 9 переводом на другую работу считается поручение работнику работы, не соответствующей специальности, квалификации или должности, определенной трудовым договором (см. п. 31). Таким образом, если по работнику, кроме наименования должности, ничего не изменилось — это не перевод. Следовательно, такие сведения в таблицу 5 попасть не должны |
| Договор подряда заключен 23 августа, а работы выполнены (подписан акт) 12 сентября. Вознаграждение (6000 грн.) начислено в сентябре. Как заполнить таблицы 5 и 6 Отчета по ЕСВ? | В Отчете по ЕСВ за август: • в таблице 5 на физлицо-подрядчика формируете строку, проставляя, в частности, в графе 8 категорию лица «3», в графе 11 — дату начала гражданско-правовых отношений, в графе 16 — реквизиты договора подряда (дату, номер). Графы 12 — 15 не заполняете; • в таблице 6 формируете строку без суммовых показателей (доход не начислялся), но с количеством календарных дней в гражданско-правовых отношениях (см. графу 15). В отчете за сентябрь: • в таблице 5 среди прочего указываете в графе 8 категорию лица «3», в графе 11 — дату окончания работ по договору, в графе 16 — реквизиты договора подряда (дату, номер), в графе 17 — основание (для договора подряда — гл. 61 ГКУ). Графы 12 — 15 не заполняете; • в таблице 6 двумя строками (поскольку ГПД пришелся на два месяца) —сумму вознаграждения за август (общую сумму вознаграждения, деленную на 2) и за сентябрь. По строке с сентябрьским вознаграждением указываете количество календарных дней в гражданско-правовых отношениях (графа 15) |
| Работник был принят и уволен в одном месяце. Как отразить эту информацию в таблице 5 Отчета по ЕСВ? | На такого работника в таблице 5 формируете одну строку, проставляя среди прочего: • в графе 11 — дату начала и окончания трудовых отношений, • в графах 12 — 15 — информацию о его профессиональном названии работы + коды и должность, • в графе 16 — через запятую реквизиты приказов о приеме на работу и об увольнении; • в графе 17 — основание увольнения (соответствующую статью КЗоТ) |
| Работник в одном месяце был уволен, затем снова принят и уволен. Формирую на работника в таблице 5 три строки, но программа выдает ошибку. Что не так? | В такой ситуации в таблице 5 на работника вы должны сформировать не три, а две строки. Первую — с датой первого увольнения, с реквизитами приказа об увольнении в графе 16 и основанием для увольнения (графа 17). Вторую — с датой приема на работу повторно и увольнения. При этом в графе 16 второй строки следует указать реквизиты обоих приказов (о приеме на работу и об увольнении), а в графе 17 — основание увольнения. И не забудьте по работнику заполнить кадровые графы 12 — 15 таблицы 5 Отчета по ЕСВ |
| Работник в одном месяце два раза принимался на работу и увольнялся (условия труда не менялись). Как заполнить таблицы 5 и 6 Отчета по форме № Д4? Кроме зарплаты, других начислений нет | В таблице 5 на работника формируете две строки. В одной отражаете информацию о дате начала/окончания работы по первому трудовому договору, во второй — о дате начала/окончания работы по второму трудовому договору. В таблице 6 создаете одну строку с данными работника, в которой указываете общую сумму зарплаты, начисленной работнику в отчетном месяце по двум трудовым договорам |
| Приказ о приеме на работу от 31.08.18 г. Работник принят с 01.09.18 г. В каком месяце отражать сведения о приеме: в августе или сентябре? | В данном случае началом трудовых отношений будет 1 сентября 2018 года — дата, с которой согласно приказу работник принят на работу. Поэтому сведения о приеме на работу следует отразить в таблице 5 Отчета по ЕСВ, сформированного за сентябрь 2018 года. При этом реквизиты приказа о приеме на работу должны попасть в графу 16 таблицы 5 |
| Работница увольняется последним днем отпуска для ухода за ребенком. В таблице 5 на нее формировать одну или две строки? | В вашей ситуации на работницу необходимо сформировать в таблице 5 Отчета по ЕСВ две строки. Одну — с датой окончания трудовых отношений, вторую — с датой окончания отпуска для ухода за ребенком |
