Отпуск за свой счет: раскрываем секреты

В избранном В избранное
Печать
Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда
Бухгалтерская неделя Март, 2019/№ 10
Отпуск без сохранения заработной платы — замечательный способ для работника решить личные проблемы, когда оплачиваемые отпуска использованы. Но неправильное предоставление такого отпуска, увы, может обернуться для работодателя штрафами. И что самое неприятное, о ваших ошибках при предоставлении отпуска за свой счет легко могут узнать инспекторы труда, даже не наведываясь на предприятие. Каким образом? Сейчас все расскажем.

Имею право и уйду или…

В вопросах предоставления отпуска без сохранения заработной платы (в просторечии — за свой счет) первую скрипку играет, бесспорно, Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках). Он делит такие отпуска на два вида.

1 вид: отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемые в обязательном порядке определенным категориям работников или при наступлении определенных событий, установленных ст. 25 Закона об отпусках (далее — «безотказные» отпуска). Перечень этих категорий работников (событий) см. в таблице ниже.

Отказать в предоставлении отпуска, установленного ст. 25 Закона об отпусках, работодатель не имеет права.

Обратим ваше внимание на один важный момент. Отправить работника в «безотказный» отпуск следует с даты, указанной им в заявлении. Вместе с тем учтите: если обязанность предоставить отпуск за свой счет связана с каким-то событием в жизни работника, то и дата его начала не должна сильно отличаться от даты события.

Например, если отпуск предоставляется вступающим в брак (п. 8 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках), то право на него имеют работники в период, который хоть как-то привязан к дате вступления в брак. Такой отпуск может непосредственно предшествовать дню регистрации брака, следовать за ним или дата регистрации брака может приходиться на любой день отпуска. Однако права на такой отпуск через какое-то время после свадьбы работник уже не имеет.

2 вид: отпуска, предоставляемые по соглашению (договоренности) сторон на основании ст. 26 Закона об отпусках (далее — «договорные» отпуска). Чтобы получить такой отпуск, одного желания работника и наличия у него определенных причин недостаточно. Должно быть и согласие работодателя. Если работодателя не устроит перспектива ухода работника в «договорной» отпуск, то он может и отказать.

Общие правила. Закон об отпусках не содержит требования о том, что отпуск за свой счет предоставляется за отработанный год. Поэтому предоставлять такой отпуск нужно, ориентируясь на календарный год. То есть право на неоплачиваемый отпуск возникает независимо от времени, отработанного у конкретного работодателя.

Вместе с тем, если работник в течение нескольких лет не брал отпуск за свой счет или использовал его не полностью, не использованные им дни такого отпуска на следующие годы не переносят.

Независимо от вида отпуска за свой счет инициатива воспользоваться этим отпуском всегда должна исходить от работника.

Навязывать работнику уход в отпуск за свой счет (отправлять его принудительно, не получив согласия) работодатель не вправе. Это явное нарушение трудового законодательства.

Заметьте, наряду с Законом об отпусках отпуска без сохранения зарплаты могут быть предусмотрены также другими законодательными актами. А вот устанавливать неоплачиваемые отпуска коллективным (трудовым) договором нельзя! Это является нарушением законодательства о труде (см. письмо Минсоцполитики от 29.04.16 г. № 243/13/116-1).

Как долго гулять?

Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты зависит от основания его предоставления. Так, например, максимальная продолжительность «договорного» отпуска составляет 15 календарных дней в течение года (ст. 26 Закона об отпусках).

Продолжительность «безотказных» отпусков за свой счет, предоставляемых согласно ст. 25 Закона об отпусках, приведена в таблице ниже.

Важно! Настоятельно не рекомендуем вам предоставлять отпуск без сохранения заработной платы большей продолжительности, нежели установлена законом. Это нарушение трудового законодательства, которое выльется для работодателя в штраф в 1 минзарплату (в 2019 году — 4173 грн.) согласно абзацу восьмому ч. 2 ст. 265 КЗоТ.

Не повезет и должностным лицам предприятий. За такое нарушение им грозит админштраф в общем случае в размере от 510 грн. до 1700 грн.

Причем, чтобы выявить такое нарушение, инспекторам труда даже не нужно будет приходить к вам с инспекционным посещением. Вы сами им об этом скажете!

Каким образом? С помощью Отчета по ЕСВ. Помните: в таблице 6 этого Отчета есть графа 14, в которой в случае предоставления работнику в отчетном месяце отпуска без сохранения заработной платы указывают количество календарных дней такого отпуска?

Эту информацию получает Пенсионный фонд, анализирует и, как правило, если видит, что указано количество календарных дней отпуска за свой счет больше 15-ти, информирует об этом Гоструда.

Далее обычно в игру вступают инспекторы труда местных советов, которые обращаются к работодателям с просьбой объяснить, «что это было».

Если продолжительность отпуска укладывается в рамки, установленные законом (например, отпуск без сохранения зарплаты предоставлен пенсионеру по возрасту продолжительностью 30 календарных дней согласно п. 6 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках), то все в порядке.

А если нет… Штрафы см. выше.

Хочу два и частями

Предположим, работник в течение года уже использовал отпуск без сохранения зарплаты по какому-то из оснований. Может ли он взять еще один отпуск за свой счет, но уже по другому основанию?

Конечно, может. Предоставление в течение года отпуска без сохранения зарплаты по одному из оснований не лишает работника возможности получить неоплачиваемый отпуск по другим основаниям.

Например, если работнику-пенсионеру по возрасту был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты на 30 календарных дней (п. 6 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках), то это не лишает его права на получение «договорного» отпуска за свой счет согласно ст. 26 Закона об отпусках на 15 календарных дней.

А можно ли делить на части отпуска за свой счет, предоставляемые в соответствии со ст. 25 и 26 Закона об отпусках? По мнению Минсоцполитики (см. письмо от 03.02.12 г. № 31/13/133-12), нельзя. Однако мы с таким выводом категорически не согласны.

Действительно, трудовое законодательство не содержит предписаний о делении на части отпуска за свой счет. В то же время не предусмотрено и запрета относительно такого деления. Следовательно, отпуск без сохранения зарплаты может быть поделен на части. Например, работнику может быть предоставлен отпуск по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках) тремя частями, по 5 календарных дней каждая. Итого 15 календарных дней.

Кстати, радует, что в этом вопросе такой же позиции придерживается Гоструда (см. разъяснение управления Гоструда в Ивано-Франковской обл. на официальном сайте http://dspif.gov.ua). Главное — следите, чтобы общая продолжительность отпуска по соответствующему основанию не превышала периода, установленного законодательством.

Как оформить?

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляем работнику на основании письменного заявления. В нем должны быть указаны:

1) причина, по которой работник просит предоставить неоплачиваемый отпуск;

2) дата начала отпуска;

3) продолжительность отпуска.

Важно! Если работник претендует на «безотказный» отпуск за свой счет согласно ст. 25 Закона об отпусках, то к заявлению следует приложить соответствующие подтверждающие документы.

А вот чтобы воспользоваться «договорным» отпуском, подтверждающие документы к заявлению прилагать не нужно.

В заявлении на такой отпуск работник просто указывает «семейные обстоятельства» или другие причины, из-за которых возникла необходимость в этом отпуске.

Вот примерный текст заявления на «договорной» отпуск: «Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 15 календарных дней с ХХ.ХХ.2019 по семейным обстоятельствам».

После рассмотрения заявления издаем приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска за свой счет.

Заметьте: такой отпуск не продлевают на количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на него. Это не предусмотрено законом.

В табеле учета использования рабочего времени (далее — табель рабочего времени) для обозначения:

• отпуска без сохранения зарплаты в связи с обучением (пп. 12, 13 и 17 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках) используем код «НБ» (цифровой код «13»);

• дополнительного отпуска без сохранения зарплаты, предоставляемого в обязательном порядке (ст. 25, кроме пп. 3, 12, 13 и 17 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках), — «ДБ» (цифровой код «14»);

• отпуска для ухода за ребенком до достижения им возраста, определенного в п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках, — «ДД» (цифровой код «17»);

• отпуска без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках) — «НА» (цифровой код «18»).

В личной карточке работника делаем отметки в разделе V «ВІДПУСТКИ» с указанием вида отпуска, даты его начала и окончания и основания для предоставления этого вида отпуска.

«Свой счет» и…

…«трудовая» доплата. Если по работнику при выполнении нормы труда «трудовая» доплата не определялась, поскольку его оклад (тарифная ставка) равен либо выше минимальной зарплаты (далее — МЗП), то и в случае невыполнения нормы труда из-за отпуска такой доплаты не будет.

Если же «трудовая» доплата рассчитывалась, то начисленную ему зарплату за месяц за фактически отработанное время сравниваем с МЗП, рассчитанной пропорционально выполненной норме труда.

Если «пропорциональная» МЗП выше фактической, на разницу между этими двумя величинами начисляем работнику «трудовую» доплату.

…ЕСВ. Если из-за предоставленного отпуска без сохранения заработной платы база начисления ЕСВ по ставке 22 %, определенная работодателем по основному месту работы работника, оказалась ниже МЗП, рассчитываем разницу между этими двумя величинами и доначисляем на нее ЕСВ.

Исключения из этого правила.

Первое — когда база начисления ЕСВ равна нулю (т. е. отпуск пришелся на все рабочие дни месяца и никаких начислений, которые входят в базу взимания ЕСВ, в таком месяце у работника не было). В этом случае ЕСВ-разницу не определяем.

Второе исключение — когда база начисления ЕСВ меньше МЗП в связи с тем, что работнику предоставлен отпуск без сохранения зарплаты на основании п. 18 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках. Здесь также с ЕСВ-разницей не заморачиваемся.

Переходим к ЕСВ-отчетности.

В таблице 5 Отчета по ЕСВ отражаем начало/окончание только одного отпуска без сохранения зарплаты, а именно отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет, предоставленного согласно п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках. Остальным отпускам за свой счет в таблице 5 Отчета по форме № Д4 места нет.

Таблица 6 ЕСВшного Отчета. По общему правилу, информацию о количестве дней предоставленного работнику отпуска за свой счет отражаем в графе 14 таблицы 6 Отчета по форме № Д4, даже если отпуск «захватил» весь месяц.

Исключение из этого правила только одно — отпуск без сохранения заработной платы для ухода за ребенком от 3 до 6 лет, который пришелся на весь месяц.

По работнице (работнику), которая весь месяц находилась в таком отпуске, в таблице 6 строку без суммовых показателей, но с количеством дней такого отпуска не формируем.

…болезнь. В отличие от ежегодных отпусков, перенести или продлить отпуск без сохранения заработной платы в связи с нетрудоспособностью работника, наступившей во время такого отпуска, нельзя.

Кроме того, период болезни, совпавший с периодом отпуска за свой счет, оплате не подлежит (п. 6 ч. 1 ст. 23 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV).

Если при расчете больничных (декретных) оказалось, что в расчетном периоде — отпуск без сохранения заработной платы, то дни такого отпуска исключаем из общего количества календарных дней, которые примут участие в расчете средней зарплаты.

…ежегодный отпуск. Время пребывания в отпуске без сохранения зарплаты засчитываем в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закона об отпусках).

Исключением являются (не входят в «отпускной» стаж) отпуска, которые предоставляют согласно п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках для ухода за ребенком.

При расчете отпускных дни отпуска без сохранения заработной платы, предоставленного по ст. 25 и 26 Закона об отпусках, исключаем из расчетного периода (см. письмо Минсоцполитики от 26.11.12 г. № 1203/13/84-12).

Вопрос-бонус

Вы уже знаете, что предоставлять работнику отпуск без сохранения заработной платы большей продолжительности, нежели это установлено законом, штрафоопасно.

И все же, есть ли выход из ситуации, когда все отпуска исчерпаны, а работнику крайне необходимо не выходить на работу пару-тройку дней/недель/месяцев и, главное, работодатель (!) не против?

Да, есть. Если стороны доверяют друг другу, можно пойти путем неявок. Поясним.

Работник не выходит на работу. Работодатель фиксирует этот факт документально: начальник работника пишет докладную записку на имя руководителя + комиссия «в лице троих» составляет акт об отсутствии работника на рабочем месте. Не пренебрегаем этим моментом. Ведь мало ли что может случиться с отсутствующим работником.

В табеле рабочего времени проставляем отметки «НЗ» (цифровой код — 28) — неявки по невыясненным причинам.

После того как работник появляется на работе, он пишет объяснительную записку, в которой указывает причину своего отсутствия. Если работодатель посчитает такую причину уважительной, то в табель вносятся изменения: отметки «НЗ» (цифровой код — 28) заменяют на «І» — другие причины неявок. Отпускник работает дальше. А если уважительной причиной там и не пахнет? Или работник вообще не хочет писать объяснительную? Ну, ничего страшного. Пусть выходит на работу и работает дальше. Но ведь это же явный прогул! — скажете вы. Ну и что? Даже если и прогул, трудовое законодательство не обязывает работодателя увольнять работника за прогулы. Оно дает ему право сделать это при соблюдении определенной процедуры. А вот воспользоваться этим правом или нет — решать работодателю. Это подтверждает Минсоцполитики в письме от 10.06.14 г. № 214/13/116-14.

Кстати, период такого отсутствия вы отдельно в отчетности по ЕСВ не отражаете. Просто проставляете количество календарных дней в трудовых отношениях, и все.

Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты

п/п

Категории работников

Продолжительность отпуска

(норма Закона об отпусках)

1

Любой работник в связи с семейными обстоятельствами либо по другим причинам

Не более 15 календарных дней в течение года (ст. 26)

2

Мать (отец, который воспитывает детей без матери (в том числе в случае длительного нахождения матери в лечебном заведении)), имеющая двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью

До 14 календарных дней ежегодно (п. 1 ч. 1 ст. 25)

3

Муж, жена которого находится в послеродовом отпуске

До 14 календарных дней (п. 2 ч. 1 ст. 25)

4

Мать, отец, воспитывающий ребенка без матери (в том числе в случае длительного нахождения матери в лечебном заведении), другие лица, указанные в п. 5 этой таблицы, если:

• ребенок нуждается в домашнем уходе

Согласно медзаключению, но не более чем до достижения ребенком 6-летнего возраста (п. 3 ч. 1 ст. 25)

• ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) или ребенок, которому не установлена инвалидность, болен тяжелым перинатальным поражением нервной системы, тяжелым врожденным пороком развития, редким орфанным заболеванием, онкологическим, онкогематологическим заболеванием, ДЦП, тяжелым психическим расстройством, острым или хроническим заболеванием почек IV степени

Не более чем до достижения ребенком 16-летнего возраста (п. 3 ч. 1 ст. 25)

• ребенку установлена категория «ребенок с инвалидностью подгруппы А» или если ребенок, которому не установлена инвалидность, получил тяжелую травму, нуждается в трансплантации органа, нуждается в паллиативной помощи

До достижения ребенком 18-летнего возраста (п. 3 ч. 1 ст. 25)


Перечень тяжелых заболеваний, расстройств, травм, состояний, дающих право работнику на получение отпуска без сохранения зарплаты на ребенка, которому не установлена инвалидность, утвержден постановлением КМУ от 27.12.18 г. № 1162.

5

Мать, отец, бабка, дед или другие родственники, которые фактически ухаживают за ребенком, лицо, усыновившее или взявшее под опеку ребенка, один из приемных родителей для ухода за ребенком в возрасте до 14 лет

На период объявления карантина на соответствующей территории (п. 31 ч. 1 ст. 25)

6

Участники войны, лица, на которых распространяется действие Закона Украины от 22.10.93 г. № 3551-XII

До 14 календарных дней ежегодно (абзац первый п. 4 ч. 1 ст. 25)

7

Лица, которые имеют особые заслуги перед Родиной, как трудовые, так и те, статус которых установлен согласно Закону Украины от 22.10.93 г. № 3551-XII

До 21 календарного дня ежегодно (абзац второй п. 4, п. 5 ч. 1 ст. 25)

8

Пенсионеры по возрасту и лица с инвалидностью III группы

До 30 календарных дней ежегодно (п. 6 ч. 1 ст. 25)

9

Лица с инвалидностью I и II групп

До 60 календарных дней ежегодно (п. 7 ч. 1 ст. 25)

10

Лица, вступающие в брак

До 10 календарных дней (п. 8 ч. 1 ст. 25)

11

Работники в случае смерти родственников по крови или по браку: мужа (жены), родителей (отчима, мачехи), ребенка (пасынка, падчерицы), братьев, сестер

До 7 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту погребения и обратно (п. 9 ч. 1 ст. 25)

12

Работники в случае смерти иных родственников, нежели указанные в п. 11 этой таблицы

До 3 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту погребения и обратно (п. 9 ч. 1 ст. 25)

13

Работники, ухаживающие за больными родственниками по крови или по браку, которые согласно медзаключению нуждаются в постоянном стороннем уходе

Согласно медзаключению, но не более 30 календарных дней (п. 10 ч. 1 ст. 25)

14

Работники для завершения санаторно-курортного лечения

Согласно медзаключению (п. 11 ч. 1 ст. 25)

15

Работники, допущенные к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения

15 календарных дней без учета времени на проезд (п. 12 ч. 1 ст. 25)

16

Работники, допущенные к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру, а также работники, которые обучаются без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняют индивидуальный план подготовки

Продолжительностью, необходимой для проезда к местонахождению высшего учебного заведения или научного заведения и обратно (п. 13 ч. 1 ст. 25)

17

Совместители

До окончания отпуска по основному месту работы (п. 14 ч. 1 ст. 25)

18

Ветераны труда

До 14 календарных дней ежегодно (п. 15 ч. 1 ст. 25)

19

Работники, не использовавшие по предыдущему месту работы ежегодный основной и дополнительный отпуска полностью или частично и получившие за них денежную компенсацию

До 24 календарных дней в первый год работы на данном предприятии до наступления шестимесячного срока беспрерывной работы (п. 16 ч. 1 ст. 25)

20

Работники, дети которых в возрасте до 18 лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности

12 календарных дней без учета времени на проезд (п. 17 ч. 1 ст. 25)

При наличии двоих и более детей такого возраста отпуск предоставляют отдельно для сопровождения каждого ребенка.

21

Работники, которые обучаются без отрыва от производства в аспирантуре, на протяжении четвертого года обучения (по их желанию)

1 свободный от работы день в неделю без сохранения заработной платы (ч. 2 ст. 25)

22

Работники в соответствующих населенных пунктах в Донецкой и Луганской областях, в которых проводятся АТО, мероприятия по обеспечению национальной безопасности и обороны, отпора и сдерживания вооруженной агрессии Российской Федерации (далее — мероприятия нацбезопасности)

На период проведения АТО, мероприятий нацбезопасности с учетом времени, необходимого для возвращения к месту работы, но не больше 7 календарных дней после принятия решения о прекращении АТО, мероприятий нацбезопасности (п. 18 ч. 1 ст. 25)

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить