Нюансов такого исправления — много. Но «на словах» ситуация воспринимается с трудом, поэтому рассмотрим ее на условном примере.
Пример. Работница в отпуске в связи с беременностью и родами с 30.01.2015 г. по 04.06.2015 г. включительно. При расчете среднедневной зарплаты для оплаты периода такого отпуска была допущена ошибка. В результате чего пособие по беременности и родам (далее — декретные) рассчитали, начислили и отразили в Отчете по ЕСВ за январь 2015 года исходя из среднедневной зарплаты 145,40 грн., вместо 154,40 грн. Приведем «разбивку» по начисленной сумме пособия, которая была рассчитана исходя из неверной суммы средней зарплаты:
— за январь (2 к. дн.) — 290,80 грн. (ЕСВН = 96,55 грн.; ЕСВУ = 5,82 грн.). Кроме того, зарплата за отработанные дни января — 4465 грн.;
По декретным для работниц-неинвалидов ставка ЕСВ в части начислений (ЕСВН) — 33,2 %, в части удержаний (ЕСВУ) — 2 %.
— за февраль (28 к. дн.) — 4071,20 грн. (ЕСВН = 1351,64 грн.; ЕСВУ = 81,42 грн.);
— за март (31 к. дн.) — 4507,40 грн. (ЕСВН = 1496,46 грн.; ЕСВУ = 90,15 грн.);
— за апрель (30 к. дн.) — 4362 грн. (ЕСВН = 1448,18 грн.; ЕСВУ = 87,24 грн.);
— за май (31 к. дн.) — 4507,40 грн. (ЕСВН = 1496,46 грн.; ЕСВУ = 90,15 грн.);
— за июнь (4 к. дн.) — 581,60 грн. (ЕСВН = 193,09 грн.; ЕСВУ = 11,63 грн.). Поскольку база взимания ЕСВ в этом месяце меньше минзарплаты (1218 грн.), предприятие определило допбазу взимания ЕСВ (636,40 грн.), что и было отражено в отчетности по ЕСВ.
Также условимся, что работница — не стахановец и после декретного отпуска ушла в отпуск для ухода за ребенком до 3 лет (ну, как это обычно и бывает).
Ошибка в сумме декретных была выявлена и исправляется в августе 2015 года.
Чтобы ничего не упустить, разобьем весь процесс на этапы.
Этап 1. Доначисляем пособие. В нашем случае сумма пособия, которую нужно доначислить, составляет 1134 грн. ((154,40 грн. - 145,40 грн.) х 126 к. дн.). В бухучете операции по начислению декретных отражаются проводкой: Дт 378 «Расчеты с государственными целевыми фондами» — Кт 663 «Расчеты по прочим выплатам».
Соответственно, получение пособия от соцстраха отразите по кредиту субсчета 378, а выплату — по дебету субсчета 663.
Этап 2. Разбираемся с налогами. Декретные не облагаются НДФЛ и ВС (п.п. 165.1.1 НКУ, консультация в категории 132.02 ЗІР). А вот от ЕСВ не отвертеться. Напоминаем: в общем случае декретные облагают ЕСВ по ставкам 33,2 % (в части начислений) и 2 % (в части удержаний). Но «подводных камней» тут видимо-невидимо.
Для работницы-инвалида декретные облагаются ЕСВ в части начислений по ставке 8,41 %.
Во-первых, у работодателей, которые применяют понижающий коэффициент, наверняка уже возник резонный вопрос: к какому периоду относить такую выплату? Ответ находим в подкатегории 301.04.01 ЗІР. Так, с целью применения понижающего коэффициента сумма доходов, начисленных в отчетном месяце за прошлые (больничные, временная нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами) и будущие (отпускные, декретные) периоды включаются в базу начисления ЕСВ того отчетного месяца, в котором были начислены.
Во-вторых, не забывайте про допбазу начисления ЕСВ.
Чтобы выполнить требование «ЕСВ с МЗП», сумму пособия, доначисленную в августе, необходимо распределить по месяцам, за которые оно было начислено, т. е. за январь — июнь. Именно такие рекомендации дают специалисты ГФСУ и ПФУ в устных консультациях.
Если сумма общего дохода за месяц (изначально начисленная сумма + распределенная доначисленная сумма) превышает «минималку», то ЕСВ начисляем с фактической суммы дохода. Но если месячный доход меньше МЗП, то придется… откорректировать (уменьшить) ранее дотянутую базу.
В нашем примере в июне декретные начислены за 4 дня. При их отражении в Отчете за январь ЕСВ начисляли на фактическую сумму, т. е. 581,60 грн. Поскольку после декретного отпуска работница сразу ушла в отпуск для ухода за ребенком, то никакие другие выплаты в июне не начислялись. Следовательно, июньскую базу начисления ЕСВ необходимо было «дотянуть» до МЗП. Другими словами, дополнительно начислить ЕСВ на сумму 636,40 грн. (1218 грн. - 581,60 грн.) в размере 211,28 грн.
В результате исправления ошибки за июнь работнице нужно доначислить 36 грн. ((154,40 грн. - 145,40 грн.) х 4 к. дн.). При этом всего сумма декретных за июнь составит 617,60 грн. Получается, что в июне размер допбазы должен составлять 600,40 грн. (1218 грн. - 617,60 грн.), а ЕСВ в части начислений — 199,33 грн.
Итог — июньская допбаза завышена, следовательно, излишне начислен ЕСВ в сумме 11,95 грн. (211,28 грн. - 199,33 грн.). Как это отразить в отчетности — расскажем далее.
Этап 3. Получаем пособие от соцстраха. Многих пугает именно этот этап, ведь деньги на пособие дает Фонд. Но! Ничего страшного здесь нет. Если работнице нужно доплатить сумму декретных по ранее профинансированному листку нетрудоспособности, необходимо подать в Фонд соцстраха заявление-расчет (приложение к Порядку № 26*).
В нем указываем сумму, которую должен дофинансировать соцстрах, без указания количества дней (письмо ФВПТ от 22.08.2013 г. № 04-29-2268). Другими словами, в графах 7 и 8 ставите прочерк, а в графах 9 и 10 указываете сумму пособия, которую должен перечислить Фонд (1134 грн.).
Это правило касается и заполнения таблицы на лицевой стороне заявления-расчета: по строке 3 проставляете только сумму пособия.
Также приводим данные о работнике, номер больничного, период и причину нетрудоспособности (заполняем графы 2 — 6). Важно! Срок подачи заявления-расчета законодательно не установлен. Но лучше подать его, как только обнаружите ошибку. Напомним: соцстрах должен перечислить пособие на отдельный счет в течение 10 рабочих дней после получения от вас заявления-расчета. Вы же выплачиваете полученные декретные в ближайший срок для выплаты зарплаты. При этом не забудьте уплатить с таких сумм ЕСВ.
Этап 4. «Зачищаем» отчетность. В рассматриваемой ситуации первой в очереди на исправление будет отчетность по ЕСВ (исходя из предельных сроков подачи). Доначисленную сумму пособия нужно отразить в том отчетном периоде, в котором оно начислено. Поскольку ошибка обнаружена и исправляется в августе, то отразить исправления нужно уже в Отчете по форме № Д4 за август.
Предельный срок подачи Отчета по форме № Д4 за август — 21.09.2015 г.
В таблице 1 сумма доначисленного пособия попадет в «расшифровочные» строки 1.5, 2.4.1 и 4.4. Соответственно ЕСВ в части начислений с таких сумм попадет в строку 3.4.1, а в части удержаний — в строку 5.6.
Сумму, на которую нужно откорректировать допбазу (соответствует сумме доначисленных декретных за такой месяц), отражают в строке 7.4. При этом в строке «Зміст помилки» указываете «Коригування додаткової бази нарахування ЄСВ за червень 2015 року у зв’язку з донарахуванням суми допомоги по вагітності та пологах». Сумму ЕСВ, начисленного на допбазу за июнь, указывают в строке 7.1.8.
В свою очередь, в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за август отражаете суммы доначисленных декретных с разбивкой по месяцам. При этом в графе 9 указываете код «42», а в графе 11 — месяц, на который приходится период отпуска в связи с беременностью и родами (январь — июнь). Следовательно, в графах 17 и 18 отражаете сумму доначисленного пособия за соответствующий месяц, в графах 20 и 21 — суммы удержаний и начислений по ЕСВ. Графы 15 и 16 не заполняете, а графы 5 — 8, 22 — 25 заполняете в обычном режиме.
Изюминка будет в том случае, если в каком-либо месяце дотягивали базу до МЗП (у нас — июнь). Причем, обратите внимание, после доначисления декретных общий доход за месяц не превысил МЗП. Следовательно, сохраняется необходимость определять допбазу начисления ЕСВ.
Чтобы откорректировать допбазу начисления ЕСВ за июнь, заполняют отдельную строку. Поскольку ошибку** выявили самостоятельно и уменьшаете ЕСВ, то указываете код типа начислений (графа 10) — «3». Сумму, на которую необходимо уменьшить ранее отраженную допбазу, отражаете в графе 19 без знака «минус». В графе 21 отражается сумма ЕСВ, на которую необходимо откорректировать взнос, начисленный ранее (в июне) с допбазы. В графе 9 также указывают код категории застрахованного лица — «42».
** Еще об исправлении ошибок в ЕСВ-отчетности, связанных с допбазой, читайте в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 31, с. 14.
Пример заполнения строк таблицы 6 представим на рисунке на следующей странице.
Кроме того, откорректировать нужно и показатели в Отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП. Заметим: ошибку, выявленную по окончании предельного срока подачи Отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП, исправляют в Отчете, сформированном за тот период, в котором эта ошибка была выявлена. Таким образом, исправления придется отразить в Отчете за III квартал 2015 года.
Предельный срок подачи Отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП за III квартал — 20.10.2015 г.
Доначисленную сумму пособия отражаете в строке 21 таблицы I (она же попадет и в итоговую строку 22) и в строке 3 таблицы II Отчета. Если на момент подачи Отчета пособие будет выплачено, такая сумма «засветится» в строке 6 таблицы I (и в итоговой строке 9).
Учтите, что сразу при выявлении ошибки (до подачи Отчета) работодатель обязан письменно уведомить Фонд об ошибке. Требования к уведомлению перечислены в п. 7.4 Порядка № 4***. При этом, если исправиться до начала проверки, то штрафные санкции к страхователю не применяются (см. письмо ФВПТ от 22.01.2015 г. № 5.2-32-133).
Но это еще не все. Не забудьте отразить сумму доначисленных декретных в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «128», а в графах 4а и 4 поставить прочерк.
По нашему мнению, отразить выплату нужно в отчетности за III квартал, ведь мы доначислили сумму пособия в этом налоговом периоде. Не забывайте: декретчиц не учитывают при заполнении графы «Працювало за трудовими договорами» (см. категорию 103.25 ЗІР).
А вот теперь все!
