ЧПЕНская Книга УДР: всегда есть о чем поговорить

По какой форме сейчас нужно вести Книгу УДР?

Если вы недавно зарегистрировались как ФЛП или только перешли с ОС на ЕН, то вам следует завести новую форму Книги УДР* (утвержденную приказом № 579**).

Если же вы уже давно ЧПЕН, завели и зарегистрировали в налоговой Книгу УДР до 28.07.2015 г. (по старой форме — из приказа № 1637***), то можете продолжать ее вести, пока она не закончится (новую заводить необязательно) — п. 5 приказа № 579

Я веду Книгу УДР с 2014 года, новую не регистрировал. Как мне отражать доход:

— с копейками или без;

— с разбивкой ли на наличный и безналичный?

Даже если вы ведете Книгу УДР по старой форме, заполнять ее нужно по новым правилам, а значит:

— в гривнях с копейками (с 28.07.2015 г.) — п. 8 Порядка № 579****;

— в графе 2 раздела I отдельно указывать наличный и безналичный доход ( ч. 3 п. 6 Порядка № 579). Имеются в виду обобщенные записи по итогу дня (отдельно наличный итог, отдельно — безналичный; например, так «1500,00 (в т. ч. наличн. — 1000,00, безналичн. — 500,00)»).

К слову, в категории 107.07 ЗІР налоговики выдвигают такой тезис: Книги, зарегистрированные до 28.07.2015 г., (читай — старые Книги), и вести нужно согласно старым правилам их ведения — в гривнях без копеек и т. д.

Нам такой подход представляется спорным!

Есть дни, в которые у меня нет дохода и расходов. Нужно ли за эти дни заполнять Книгу УДР?

Нет. Если в течение дня вы не получали доход или бесплатные товары (работы, услуги) и не осуществляли расходы, то заполнять Книгу УДР за этот день необязательно ( п. 5 Порядка № 579, категория 107.07 ЗІР)

ЧПЕН вернул покупателю полученную от него предоплату (так как тот передумал приобретать товар). В какой графе Книги УДР это показать?

В графе 3 Книги УДР.

Обратите внимание: если вы вносите запись в эту графу, то должны позаботиться о документальном подтверждении возврата — платежное поручение, соглашение о расторжении договора или письмо-заявление о возврате средств ( п.п. 5 п. 292.11 НКУ)

Поставщик вернул нам часть предоплаты. В какой графе Книги УДР это показать?

В Книге УДР нет отдельной колонки для такого возврата. В доход эта сумма точно не включается ( п.п. 5 п. 292.11 НКУ).

Поэтому ее не нужно ставить ни в графу 2, ни в графу 3 раздела I Книги.

Что же касается расходов (раздел ІІ Книги), то их логично было бы уменьшить на возвращенную сумму. Ведь аванс, перечисленный поставщику, ЧПЕН сразу записал в графу 3 этого раздела. А теперь получается, что расходы «не состоялись», а «вернулись» назад. В принципе, на дату возврата аванса можно либо:

— поставить полученную назад сумму датой получения в графу 3 раздела ІІ Книги со знаком «-» (хотя Порядок № 579 не предусматривает наличие записей о расходах со знаком «-», кроме как в случае исправления ошибок);

— вообще не отражать этот возврат в Книге УДР. Ничего страшного в этом нет, так как Порядок № 579 ничего не говорит о корректировке расходов в связи с возвратом ранее уплаченного аванса. Кроме того, данные о расходах не используются при заполнении декларации единоналожника.

Хотя, чтобы не вступать в трения с налоговиками, считаем, лучше поставить сумму со знаком «-» и расшифровать, что это возврат нам предоплаты (ранее перечисленной поставщику).

Главное — не забудьте отразить НДС-корректировку в связи с возвратом аванса (в периоде составления продавцом РК, который вы сами и будете регистрировать в ЕРНН, поскольку он «уменьшающий»)

Заполняя Книгу УДР, ЧПЕН пропустил дату 19 октября. Можно ли ее вписать между строк 18 и 20 октября или лучше дописать после текущей записи (09.11)?

Раз вы пропустили какую-то дату (т. е. сумму доходов или расходов на это число), то нужно просто исправить ошибку. Как? После текущей записи в Книге УДР указать пропущенную дату и недостающую сумму доходов либо расходов со знаком «+», а также свою (ФЛП) подпись — ч. 3 п. 3 Порядка № 579.

Между строк вписывать, считаем, ничего нельзя (такая запись, по сути, будет ненадлежащим образом внесенной корректировкой, которую налоговики учитывать не будут).

Если речь о безналичном доходе, то на этом все.

Если о наличном и вы работаете без РРО, то вы должны понимать, что такое исправление фактически подтвердит факт несвоевременного оприходования наличных, за что положен 5-кратный штраф. Так что здесь придется поискать другие варианты

ЧПЕН записал расходы за день в Книгу УДР не одной строкой, а несколькими. Это нарушение? Чем оно чревато? Нужно ли исправляться?

Формально ЧПЕН, конечно, нарушил п. 5 Порядка № 579, который предписывает указывать расходы в Книге УДР одной строкой — общей суммой по итогам рабочего дня.

Исправиться можно так: все «неверные» записи о расходах продублировать со знаком «-», а затем сделать одну правильную запись со знаком «+». И не забудьте рядом расписаться!

Впрочем, считаем, нарушение это незначительное.

Инспектор вполне может ограничиться устным предупреждением, хотя формально может и оштрафовать (как минимум на 51 грн., подробнее о штрафах — далее)

Как исправить ошибку в Книге УДР?

Об этом мы уже говорили выше. Но еще раз подчеркнем: с 28.07.2015 г. ошибки исправляются по-другому. Если раньше неправильная запись зачеркивалась (одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное) и сверху надписывалась правильная с проставлением подписи предпринимателя, то теперь ничего зачеркивать нельзя!

Опять же, с учетом логики налоговиков, о которой мы сказали выше (старые Книги ведем по старым правилам), при исправлении в старых Книгах нужно использовать именно старый алгоритм.

Хотя мы все-таки за использование новых правил.

Обнаружив ошибку, считаем, мы просто делаем новую запись о доходах или расходах (со знаком «+» или «-»), которая скорректирует ошибочную до верного значения, и ставим подпись ФЛП (рядом можно приписать пояснения).

К примеру, 02.10.2015 г. доход ошибочно указан 3000 грн., а надо было указать 300 грн. Ошибку обнаружили 03.11.2015 г. После записи об оборотах за 03.11.2015 г. в следующей строке указываете дату «02.10.2015 г.», делаете запись о доходах на сумму «-2700,00 грн.» и ставите подпись

Какой штраф предусмотрен за ошибки в Книге УДР?

За нарушение порядка ведения учета доходов и расходов налоговики штрафуют предпринимателей по ст. 164¹ КУоАП в размере 51 — 136 грн.

К слову, за ошибки в Книге УДР, допущенные в 2012 году, админштраф не применяется ( п. 4 разд. ІІ Закона № 4834-VI*****, категория 107.11 ЗІР).

Срок давности по этой статье — 2 месяца. Исчисляются они со дня выявления налоговиками ошибки. Но если ошибка исправлена нами самостоятельно — со дня исправления (поскольку правонарушение будет прекращено).

Особое внимание следует уделить отражению наличного дохода в Книге УДР ЧПЕНу без РРО. Дело в том, что у такого ЧПЕНа оприходование наличных происходит именно в Книге УДР. Поэтому если он не запишет наличную выручку в Книгу в день ее поступления, то ему грозит 5-кратный штраф за неоприходование наличных ( ст. 1 Указа № 436******). Будьте бдительны!