Работник, нам нужен твой автомобиль!

В избранном В избранное
Печать
Клыженко Яна, эксперт по вопросам оплаты труда, y.klyzhenko@buhgalter911.com
Бухгалтер 911 Октябрь, 2015/№ 44
Все чаще встречаются объявления: «Ищем работника со своим автомобилем». Почему? Так интереснее… Зачем покупать авто, если можно его арендовать. А есть и еще более демократичные, нежели аренда, варианты. Детальнее познакомиться с ни­ми и выбрать оптимальный вам поможет наш материал.
аренда, ссуда, компенсация

У предприятия/предпринимателя есть аж три варианта «одолжить колеса» у работника: аренда, ссуда и компенсация износа авто согласно КЗоТ. Чем хорош каждый из вариантов? Как оформить использование в каждом конкретном случае? Какие налоговые последствия подстерегают арендатора и арендодателя? Сейчас все выясним.

Распространенный вариант: аренда авто

Аренда — это пользование имуществом за деньги. Так, за арендную плату предприятие имеет право использовать арендованный автомобиль в любое время без получения на то согласия его владельца и заключать от своего имени договоры перевозки и другие договоры в соответствии с назначением транспортного средства ( ст. 800 ГКУ).

Управлять автомобилем может любой сотрудник, а не только владелец. При этом использовать авто в личных целях работник-арендодатель не может.

Арендные отношения оформляют договором аренды. По договору аренды арендодатель передает или обязуется передать арендатору имущество в пользование за плату на определенный срок ( ч. 1 ст. 759 ГКУ). Внимание! Договор аренды транспортного средства с физическим лицом (которое заключает договор как обычный «физик», но не как физлицо-предприниматель) должен быть заключен в письменной форме и обязательно нотариально заверен ( ч. 2 ст. 799 ГКУ). Если этого не сделать, договор будет считаться ничтожным*.

* Вам будет интересна статья «Арендуем спецтехнику у физлица: надо ли заверять договор нотариально» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 13).

Обычно у нотариусов уже есть заготовки договоров, но вы вправе добавить и свои условия аренды. Заметим, что в таком договоре обязательно должны быть указаны:

— предмет аренды (прописывают марку, модель авто, год выпуска, регистрационный номер, технические особенности и прочие данные);

— срок действия договора;

— размер арендной платы, форма и порядок ее выплаты (ежемесячно, раз в квартал, авансом, наличными и т. д.);

— права и обязанности сторон. При арендных отношениях, если договором не предусмотрено иное, текущий ремонт выполняет за свой счет арендатор, а капитальный арендодатель. При этом арендатор имеет право улучшить вещь, переданную по договору, только с согласия арендодателя.

Кроме того, именно арендатор обязан покрывать расходы, связанные с  использованием авто, в том числе с уплатой налогов и других платежей ( ст. 801 ГКУ). Также арендатор компенсирует убытки, связанные с утратой или повреждением

авто и причиненные по его вине ( ст. 803 ГКУ). А вот страховку в общем случае платит арендодатель, хотя, если договоритесь (и пропишете это в договоре), можете и такие расходы взять на себя (причем как «автогражданку», так и КАСКО).

Арендуете авто директора? В такой ситуации от имени директора должно выступать другое лицо, уполномоченное им на подпись подобных договоров (например, его заместитель).

Если нотариальные услуги оплачивает предприятие-арендатор, то понадобится копия справки по ф. № 4-ОПП от нотариуса. Напоминаем: при выплате дохода самозанятому лицу, в том числе нотариусу, чтобы не удерживать и не уплачивать НДФЛ, ЕСВ и ВС, нужно иметь копию справки по ф. № 4-ОПП ( п. 178.5 НКУ). Сумму вознаграждения нотариуса отражайте в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ (с признаком «157»).

Заметьте: арендованный автомобиль не переходит в собственность предприятия, но его поступление все же нужно задокументировать надлежащим образом. Для этого используйте акт приемки-передачи транспортного средства в аренду. Форму акта предприятие разрабатывает самостоятельно. Такой документ составляют в двух экземплярах. После подписания один из них передаете арендодателю. Аналогичным актом оформляют и возврат автомобиля арендодателю.

Также рекомендуем систематически составлять акт предоставленных арендных услуг. На его основании вы спокойно будете начислять арендные платежи и относить их в расходы. Форма акта произвольная. Обычно указывают период, за который начислена арендная плата, сумму и другие обязательные реквизиты первичного документа.

Бесплатный вариант: ссуда авто

Формально ссуда — это бесплатная аренда с некоторыми особенностями. В  ч. 3 ст. 827 ГКУ даже сказано, что к договору ссуды применяют те же положения этого Кодекса, что и к договору аренды. Это означает, что при ссуде автомобиля пользователь фактически имеет те же права и обязанности, что и арендатор (см. выше). Но определенные отличия между ссудой и арендой все же есть.

В частности, ссудодатель может требовать расторжения договора и возврата автомобиля в собственное пользование в любое время до истечения срока действия договора, если ( ч. 2 ст. 834 ГКУ):

1) в связи с непредвиденными обстоятельствами вещь стала нужной ему самому;

2) пользование вещью не соответствует ее назначению и условиям договора;

3) вещь самовольно передана в пользование другому лицу;

4) в результате небрежного обращения с вещью она может быть уничтожена или повреждена.

Оформление ссудных отношений происходит путем заключения договора ссуды. Правовые аспекты такого вида договора закреплены в  гл. 60 ГКУ.

Внимание! Пользование вещью считается бесплатным, если стороны прямо договорились об этом или если это следует из сути отношений между ними ( ч. 2 ст. 827 ГКУ).

Бесплатность пользования автомобилем желательно оговорить непосредственно в договоре ссуды.

В общем случае договор ссуды транспортного средства, в котором хотя бы одна из сторон является физлицом (не физлицом-предпринимателем), составляют исключительно в письменной форме и заверяют нотариально ( ч. 4 ст. 828 ГКУ). Но! Из-под действия этой нормы выведены наземные самоходные транспортные средства. Заметьте: официальной расшифровки этому понятию нет. Однако она предусмотрена в  проекте Закона Украины «О внесении изменений в Закон Украины «Об автомобильном транспорте» (относительно определения терминов и понятий)» от 13.01.2015 г. № 1723 (ср. 025069200). Если следовать «проектному» определению, то «легковушка» вполне подходит под исключение. По нашему мнению, заверять нотариально договор ссуды автомобиля не нужно. А вот письменной формой лучше не пренебрегать.

Пользователь несет обычные расходы для поддержания надлежащего состояния вещи, переданной в пользование. В отношении улучшений такой вещи следует руководствоваться общими положениями гл. 58 ГКУ, регулирующими порядок улучшения арендованного имущества.

Как и в случае с арендой, нельзя допускать, чтобы договор ссуды от обеих сторон (и как ссудодатель, и как пользователь) подписывал один и тот же человек. Таким образом, если автомобиль в бесплатное пользование передает директор предприятия, то он должен делегировать право подписи от имени предприятия другому работнику.

Не забудьте составить акт приемки-передачи транспортного средства в произвольной форме.

«Трудовой» вариант: компенсация расходов за использование авто

Альтернативой аренде и ссуде может служить еще один способ использования чужого авто. Он заключается в компенсации работнику расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства для нужд предприятия.

Такой вариант возможен только при использовании автомобиля работника этого предприятия.

Какие же тут есть интересные моменты?

Во-первых, такой вариант подходит, если автомобиль используется в деятельности предприятия лишь в пределах рабочего времени (или нерегулярно). В остальное (нерабочее) время работник может использовать его на свое усмотрение.

Во-вторых, работник должен использовать автомобиль для выполнения своих служебных обязанностей (т. е. сам управлять этим авто). К таким выводам подталкивает ст. 125 КЗоТ. В ней указано, что работник имеет право получить компенсацию за использование своего инструмента для нужд предприятия. Другими словами, предприятие не может предоставить право управления транспортным средством другому физлицу, как при аренде.

Хорошая новость: такой вариант оплаты за пользование автомобилем работника уже признали даже налоговики (категория 103.04 ЗІР, письмо ГУ Миндоходов в г. Киеве от 22.08.2014 г. № 7720/10/26-1517-01-07). А это значит, что рассуждения на тему «Является ли автомобиль инструментом?» теряют свою актуальность.

Напоминаем: компенсации подлежит только износ (амортизация). А вот расходы на поддержание авто в надлежащем техническом состоянии предприятие компенсировать не обязано. Любые расходы на поддержание автомобиля «в форме» предприятие может компенсировать работнику исключительно по своему усмотрению.

Как же оформить такой вариант пользования транспортным средством? Компенсация по ст. 125 КЗоТ не требует обращения к нотариусу. Но нюансов хватает и последствия неправильного оформления могут быть весьма неприятны. Итак, перечислим «бумаги», без которых не обойтись.

1. Заявление работника или специальный договор. Что станет основой «автоотношений» с работником, зависит от коллективного договора. Если в нем предусмотрена возможность использования имущества работников (в том числе транспортного средства) для нужд предприятия с выплатой компенсации, то достаточно заявления от работника. Если нет, то лучше составить договор об использовании автомобиля для нужд предприятия. Заметьте: нотариально такой договор заверять не нужно.

2. Приказ (распоряжение) руководителя о выплате работнику компенсации за использование личного автомобиля для хознужд предприятия. В приказе указывают оценочную стоимость авто и прилагают акт экспертной оценки, другие документы, подтверждающие стоимость автомобиля (договор купли-продажи, чек и т. п.) (понадобится для расчета суммы компенсации износа). Напоминаем: при таком варианте предприятие не обязано покрывать расходы на ремонт и техобслуживание автомобиля.

Кроме того, в приказе определяют цель и продолжительность использования авто, нюансы начисления и выплаты компенсации.

3. Первичные документы, подтверждающие использование автомобиля для нужд предприятия. В частности, путевые листы, отчеты об использовании автомобиля в хозяйственных целях (в произвольной форме), справки и т. д.

А в учете есть разница?

Теперь разберемся, какие последствия ожидают арендатора в бухгалтерском и налоговом учете.

Пользование автомобилем работника: учетные нюансы

Показатель

Аренда

Ссуда

Компенсация по ст. 125 КЗоТ

Бухгалтерский учет

Счета

На забалансовом счете 01 учитываете стоимость авто, указанную в договоре аренды. После окончания договора аренды и возврата автомобиля работнику забалансовый счет закрывают.

Расходы на уплату арендных платежей отражают на счетах 91, 92, 93 или 94 — в зависимости от того, где используется автомобиль.

Если арендная плата уплачена наперед за несколько месяцев (кварталов), то сначала такую сумму отражайте на счете 39 и только по мере начисления списывайте на расходы периода

В бухучете ни доходы, ни расходы от бесплатного получения услуг можно не отражать. Хотя, опять же, есть и альтернативные точки зрения. В частности, такая, что следует отражать доходы (на уровне

средней арендной платы, взимаемой при оперативной аренде подобного имущества) одновременно с расходами.

Само полученное авто рекомендуем учитывать на забалансовом счете 01, открыв к нему отдельный «ссудный» субсчет

Расходы на выплату компенсации учитывают на счетах 91, 92, 93 и 94 в зависимости от функционального назначения транспортного средства

Налоговый учет

Налог на прибыль

+

Ориентируйтесь на правила бухучета ( П(С)БУ 16 «Расходы»). В частности, в расходы включают расходы по арендной плате

Ориентируйтесь на правила бухучета

+

Ориентируйтесь на правила бухучета ( П(С)БУ 16 «Расходы»)

НДС

Операции по получению авто в аренду и его возврату не являются объектом обложения НДС ( п.п. 196.1.2 НКУ).

По арендной плате НК у предприятия-арендатора нет, ведь работник — не плательщик НДС

Нет объекта налогообложения ( п. 185.1 НКУ)

Компенсация износа работнику предприятия не подпадает под объект налогообложения ( п. 185.1 НКУ)

ЕСВ

На сумму арендной платы ЕСВ не начисляют (см. консультацию в категории 301.03 ЗІР)

Объект обложения ЕСВ отсутствует, ведь работник не получает никаких выплат

На сумму компенсации ЕСВ не начисляют ( п. 11 разд. I Перечня от 22.12.2010 г. № 1170)

НДФЛ

+

Облагается НДФЛ по ставке 15 (20) % ( п.п. 164.2.5 НКУ). Внимание! С предельной величиной 12180 грн. (для целей применения ставки 20 %) сравнивайте общую сумму базы налогообложения дохода за месяц (т. е. зарплата + аренда).

В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ на такого работника заполняйте две строки: в одной указывайте зарплату (с признаком «101»), в другой — арендную плату (с признаком «127»*)

У работника не возникает доход, поэтому объект обложения НДФЛ и ВС отсутствует

+

Облагается НДФЛ как дополнительное благо ( п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ). Для целей применения ставки 20 % с пределом (в 2015 году — 12180 грн.) нужно сравнивать общий месячный доход работника (т. е. включая заработную плату).

В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ без сюрпризов: отражайте такой доход с признаком «126»

ВС

+

С 01.01.2015 г. с арендной платы удерживают ВС ( п.п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ)

+

С начисленной суммы компенсации удерживайте ВС по ставке 1,5 % ( п.п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ)

* Внимание! Налоговики изменили свое мнение (см. консультацию в категории 103.25 ЗІР). Ранее они хотели видеть такой доход с признаком «102».

Итак, подытожим: самым простым вариантом является аренда авто работника.

y.klyzhenko@buhgalter911.com

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить