Работник пришел с ТК
Когда к вам приходит работник, вы как ФЛП — будущий работодатель обязаны заключить с ним трудовой договор (ТД) в письменной форме ( п. 6 ст. 24 КЗоТ), издать приказ (распоряжение) о приеме на работу («Принять такого-то с такого-то числа. Такой-то с приказом ознакомлен…»), уведомить налоговиков* и, если для работника это основное место работы, сделать запись о приеме на работу в ТК работника**. Что при этом нужно знать?
* Подробнее об этом вы узнаете из статей «Уведомление о приеме на работу: новости от контролеров» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 38), «Уведомление о приеме работника: жизненные ситуации» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 48).
** Если вы хотите заключить срочный ТД, тогда вам поможет статья «Срочный трудовой договор: заключаем/расторгаем» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 11).
ТД нужно заключать в письменной форме в 2 экземплярах, указав в нем условия труда и его оплаты ( ст. 24 КЗоТ). Форму можно почерпнуть из приказа Минтруда от 08.06.2001 г. № 260, убрав пункты, которые касались регистрации в центре занятости (ЦЗ), и т. п. Раньше записи в ТК (равно как и ТД с работником) заверялись в ЦЗ, но с 01.01.2015 г. такой обязанности нет. Так что вы как ФЛП вносите в ТК работника запись о приеме на работу и заверяете ее своей подписью и печатью (если она у вас есть). И этого достаточно. Если у ФЛП нет печати, достаточно заверить запись в ТК только подписью (письмо Минсоцполитики от 03.12.2015 г. № 492/06/186-15). И не нужно волноваться о пенсионном стаже работника, ведь он давно уже определяется не по данным ТК, а на основании отчетов, которые работодатели ежемесячно подают за работников и которые хранятся в системе персонифицированного учета.
Как же сделать запись о приеме на работу в ТК? Открывайте раздел «Відомості про роботу» ТК. В графе 3 как заголовок укажите свой статус, Ф. И. О. и ИНН, например, «Фізична особа — підприємець Онопенко Ігор Іванович, 3652611032».
В графе 1 укажите порядковый номер записи (продолжаем нумерацию, начатую работодателями-предшественниками).
В графе 2 — дату приема на работу (первый день работы согласно приказу).
В графу 3 вносим запись «Прийнятий на роботу (посада, професія) за трудовим договором (дата і номер договору)». Обратите внимание: должно быть соответствие с текстом приказа (распоряжения).
Наименование работы, профессии или должности, на которую принят работник, обязательно должно соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010***. *** Классификатор профессий ДК 003:2010, утвержденный приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327.
В графе 4 указываем основание для внесения этой записи — приказ (распоряжение) о приеме на работу, его дату и номер. Так поступать рекомендует Минсоцполитики в письме от 30.03.2015 г. № 191/06/187-15.
Работник пришел без ТК
Бывают и такие кандидаты на работу, которые до вас еще нигде не успели поработать и у них нет ТК. Как быть с ними?
Долгое время считалось, что ФЛП не имеет права «открывать» работнику чистую ТК, так как у него нет печати и вообще он — не предприятие. Важно! Но сейчас ситуация изменилась. После того, как ЦЗ перестал регистрировать записи в ТК, Минсоцполитики решило, что отныне ФЛП не только могут, но и обязаны заводить ТК на всех работников, работающих у них более 5 дней, в том числе на тех, которые приступают к работе впервые (письмо от 03.12.2015 г. № 492/06/186-15).
Так что, принимая работника, у которого еще нет ТК, вам придется:
— приобрести бланк ТК или попросить работника самому сделать это;
— заполнить первую страницу ТК: внести полное Ф. И. О. работника и дату его рождения, а также поставить свою подпись и печать (при ее наличии) в поле «Пiдпис особи, вiдповiдальної за видачу трудових книжок»;
— внести в ТК запись о приеме на работу (как это сделать, мы уже выяснили в предыдущем разделе статьи).
Пришел работник-совместитель или «услужник-подрядчик»
Если вы хотите нанять работника, который уже где-то работает (по основному месту), то он для вас будет совместителем. А это значит, что такому работнику не нужно делать запись в ТК о приеме на работу. Правда, он может попросить у вас справку о работе по совместительству.
На основании этой справки его работодатель по основному месту работы сделает запись в ТК о работе по совместительству ( п. 2.14 Инструкции № 58****). Также предприниматель может заключить с физлицом гражданско-правовой договор (ГПД) на выполнении работ (услуг). В таком случае запись в его ТК вносить тоже не нужно. Почему? Потому что это вообще не трудовые отношения.
Заполнять ли ТК самому на себя
У ФЛП может возникнуть вопрос: а нужно ли заполнять ТК на самого себя? Ответ: однозначно нет. ФЛП не может сам себя принять на работу. Но не волнуйтесь — ваш пенсионный стаж не пропадет. Он давно уже определяется не по ТК, а в зависимости от суммы уплаченного ЕСВ. А эти сведения хранятся в базе благодаря тому, что вы каждый год отчитываетесь по ЕСВ «за себя» в форме № Д5 (и Д6). Так что для стажа достаточно лишь платить ЕСВ «за себя» и подавать эти отчеты (а ТК постепенно «отживает» свое).
Правила оформления и хранения ТК
Есть еще несколько важных правил, которые могут вам пригодиться при заполнении ТК (прием на работу, перевод на другую работу или увольнение).
Правило 1. ТК заполняется исключительно ручкой: шариковой или перьевой (если найдете ☺). Какой цвет ручки выбрать? Синий, черный или фиолетовый ( п. 2.4 Инструкции № 58).
Правило 2. В графе 2 ТК указываются только арабские цифры: число и месяц — двузначные, год — четырехзначный. Например: «04.04.2016».
Правило 3. Записи в ТК вносятся после издания соответствующего приказа (распоряжения) в следующие сроки:
— о приеме на работу или переводе на другую работу, а также о поощрении и награждении — не позднее недельного срока;
Работникам, которые приступают к работе впервые, ТК оформляется не позже 5 дней после приема на работу ( ст. 48 КЗоТ). — об увольнении — в день увольнения.
Правило 4. ТК нужно вести на украинском и русском языках (заполнять оба раздела). Такое требование прямо указано в п. 2.1 Инструкции № 58 (ср. ). Но если вы его не выполните, а будете вести ТК только на украинском языке, вас вряд ли накажут.
В любом случае от ответственности можно «отбиваться» письмом Минтруда от 19.10.2005 г. № 09-488-к, из которого следует, что достаточно заполнять ТК только на государственном языке.
Где должна храниться ТК? ФЛП не обязан хранить у себя ТК работников. Сделав запись о приеме на работу, он должен возвратить ТК работнику, который и хранит ее у себя.
Прощаемся с работником
Если работник решил уволиться, то ФЛП нужно внести запись об увольнении в ТК работника. Как это сделать?
В графе 1 указываем порядковый номер записи.
В графе 2 — дату увольнения.
В графе 3 — основание для увольнения с точной формулировкой согласно КЗоТ, а также со ссылкой на соответствующую его статью и пункт. Например, запись об увольнении может выглядеть так: «Звільнений за угодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».
В графе 4 — приказ ФЛП об увольнении, его дата и номер.
Сейчас ТД уже не регистрируют в ЦЗ. Но если вы увольняете работника, нанятого до 01.01.2015 г. (когда ТД еще подлежали регистрации), вам обязательно нужно снять с регистрации такой договор. В этом случае в графе 4 ТК делают запись о дате снятия с регистрации ТД: «трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)». При этом для уволенных лиц трудоспособного возраста необходимо указать время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которую прошел работник за последние 2 года перед увольнением.
ФЛП обязан выдать работнику его ТК в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
