Темы статей
Выбрать темы

Что делать, если предприниматель потерял первичные документы

Мирошниченко Виталина, налоговый эксперт, v.miroshnichenko@buhgalter911.com
При переезде ФЛП (общая система с НДС) потерял всю первичку, и вдобавок — Книгу учета доходов и расходов (Книга УДР). Тут кто угодно начнет переживать: как восстановить документы? Чем все это грозит? Давайте в этом разберемся.

«Штрафная орда»

Раз «в историю попал» физлицо-предприниматель (ФЛП) на общей системе (ОС), то и вспоминаем об ОС-правиле: учитывают лишь те расходы ФЛП на ОС, которые документально подтверждены ( пп. 177.2 и 44.1 НКУ). Поэтому, если при налоговой проверке не обнаружатся «нужные» первичные документы, то в первую очередь «снимут» все неподтвержденные расходы. Читай: увеличат чистый доход на сумму неподтвержденных расходов и доначислят НДФЛ с ЕСВ с «букетом» финсанкций, админштрафов и пени (отдельно по НДФЛ, отдельно по ЕСВ).

img 1 По общему правилу доначислить налоговое обязательство и штрафы налоговики могут, если еще не прошло 1095 дней с предельного срока подачи деки за соответствующий период (в которую попали соответствующие расходы) ( п. 102.1 НКУ). В части НДФЛ этот «бонус» работает. А вот в части ЕСВ нет ( п. 16 ст. 25 Закона о ЕСВ).

Кроме того, «потеряльцу» грозят штрафы:

— «за необеспечение сохранности доков» — согласно п. 121.1 НКУ в размере 510 грн. (а если в течение года вас уже штрафовали за утерю документов, то на этот раз штраф будет вдвое большим — 1020 грн.);

— «за нарушение порядка ведения учета доходов и расходов» по ст. 1641 КУоАП в размере 51 — 136 грн.

И отдельно скажем о Книге УДР — это особенный документ. Если вы оплату получали только по безналу, то «все в порядке». А вот тем, кто имел дело с наличкой, придется поволноваться. Особо рьяные налоговики могут попытаться применить пятикратный штраф за неоприходование наличных ( ст. 1 Указа № 436*). И хотя в категории 104.14 ЗІР сказано лишь об админштрафе и штрафе по НКУ за отсутствие у ФЛП Книги УДР, нельзя исключать и «пятикратку». Ведь согласно п. 1.2 Положения № 637** оприходование наличной выручки подразумевает не только ее проведение через РРО и отражение в Книге учета расчетных операций (КУРО), но еще и запись о ней в Книге УДР. Стало быть, если такой записи нет, наличность не может считаться полностью оприходованной (фискалы жестко настаивают на этом уже много лет).

* Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм регулирования обращения наличных» от 12.06.95 г. № 436/95.

** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Как отбиться от штрафов?

Даже если к вам уже пришла проверка, то штрафов и пени по НКУ, Закону о ЕСВ и  КУоАП избежать теоретически все равно можно. Для этого вам нужно очень быстро восстановить все документы и предоставить их налоговикам не позже чем через 5 рабочих дней со дня получения акта проверки ( п. 44.7 НКУ). Если сумеете, то налоговики потеряют право оштрафовать вас за отсутствие первички.

Если проверяющие к вам еще не добрались, то дабы избежать внушительных санкций, нужно действовать так.

Шаг 1.Письменно уведомляем налоговиков (а если пропали ГТД — и таможенников) о потере документов ( п. 44.5 НКУ). На это дается 5 дней с даты пропажи.

Кроме того, ГФСУ настаивает на том, чтобы ФЛП подал заявление в милицию о пропаже первички и Книги УДР и получил справку о подаче такого заявления (категория 104.14 ЗIР).

img 2 Требование обращаться в милицию установлено п. 6.10 Положения № 88*, а этот документ распространяется только на тех, кто ведет бухучет (т. е. на юрлиц). Поэтому, при большом желании, можно этот вопрос «поставить на обсуждение».

* Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Шаг 2. После того, как вы уведомили налоговиков о потере документов, у вас есть 90 календарных дней для того, чтобы их восстановить.

С чего начать? Лучше всего — с банковской выписки. Для этого нужно обратиться в свой банк и попросить дубликаты банковских выписок за весь период работы ( п. 5.7 Положения № 254**). На основании полученных данных можно восстановить учет движения безналичных денежных средств с расшифровкой по суммам, датам и названиям контрагентов.

** Положение об организации операционной деятельности в банках Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 18.06.2003 г. № 254.

Шаг 3. Далее обращаемся к контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) утерянных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.). Кстати, если вы заключали договоры, заверяя их у нотариуса, то можете подать нотариусу письменное заявление и получить у него дубликат утраченного договора.

img 3 Контрагенты могут оформить вам документы заново, будто это оригинал, который не терялся. Но это не совсем верно. Если делать все идеально, то повторно оформленный документ (вместо утраченного) — это дубликат (ДСТУ 2732:2004***). Он имеет такую же юридическую силу, как и оригинал (что признают и суды), но отличается тем, что в верхнем его углу есть надпись «Дубликат». На обратной его стороне можно указать причины и дату оформления.

*** ДСТУ 2732:2004 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий», утвержденный приказом Госкомтехрегулирования от 28.05.2004 г. № 97.

Шаг 4. Теперь разберемся с наличными. Если вы работали не только по безналу, то, будучи ФЛП на ОС, обязаны были применять РРО. Восстановить данные поможет КУРО, контрольная лента (если они не утеряны), а также данные из фискальной памяти РРО.

Шаг 5. У налоговиков также стоит попросить копии утерянных отчетов и налоговых деклараций (деклараций о доходах, НДС-деклараций и отчетов по форме № 1ДФ — здесь указаны все расходы, выплаченные гражданам и ФЛП: безналичные + наличные). Для получения нужной информации обращайтесь к начальнику налоговой с письменным заявлением. Не забудьте указать причину утери документов.

Обратите внимание: даже если ФЛП работал в зоне АТО, это не освобождает его от необходимости восстановить первичные документы и Книгу УДР. Ведь в  ст. 44 НКУ нет оговорки о том, что налогоплательщики освобождаются от обязанности восстанавливать документы, утраченные вследствие форс-мажора.

Шаг 6. Если у ФЛП были работники и он оплачивал им больничные листы, эти документы тоже нужно восстановить, иначе придется вернуть пособие в Фонд «временной нетрудоспособности» (ФСС ВПТ).

В случае, когда больничный еще не оплачен, все просто: ФЛП составляет справку о том, что больничный еще не оплачен, работник с этой справкой идет в поликлинику и там ему выдают дубликат больничного листа ( п. 1.14 Инструкции № 455*).

* Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455.

Если же больничный уже оплачен, дубликат не выдадут. Но можно поступить иначе (письмо ФСС ВПТ от 02.06.2014 г. № 5.2-32-1264): оформить справку о форс-мажорных обстоятельствах (например, подать заявление в милицию о краже документов или получить сертификат Торгово-промышленной палаты Украины о проведении АТО на прежнем месте работы ФЛП) и обратиться с запросом в поликлинику. Там предоставят реестр выданных документов, которые удостоверяют временную нетрудоспособность работников. Этого будет достаточно для подтверждения оплаты больничного.

Ну а те, кто потерял больничный по халатности, восстановить его не смогут.

Шаг 7. На основании восстановленных документов заполните новую Книгу УДР (предварительно зарегистрировав ее в налоговой).

Шаг 8. Что касается НДС, то с 2015 года введено электронное администрирование, в результате — налоговые накладные (НН) формируются только в электронной форме. Если у вас сохранилась программа, то и НН восстановить несложно. В крайнем случае, их вам могут повторно прислать контрагенты. Также их можно затребовать из Единого реестра налоговых накладных (ЕРНН).

img 4 «С целью получения налоговой накладной / расчета корректировки, зарегистрированных в Едином реестре налоговых накладных, покупатель направляет в электронном виде запрос в Единый реестр налоговых накладных, по которому получает в электронном виде уведомление о регистрации налоговой накладной / расчета корректировки в Едином реестре налоговых накладных и налоговую накладную / расчет корректировки в электронном виде. Такие налоговая накладная / расчет корректи­ровки считаются­ зарегист­рированными в Едином реестре налоговых накладных и полученными покупа­телем» ( абз. 5 п. 201.10 НКУ).

Что же касается бумажных НН за более ранний период (до 2015 года), то восстановить их можно опять же с помощью контрагентов. Обратитесь к ним с официальным письмом и попросите дубликаты НН.

Если же вы отражали НК по НДС не на основании НН, а на основании счетов, транспортных билетов и кассовых чеков, то тут сложнее. Дубликаты счетов еще можно запросить у контрагентов, а вот билеты восстановить никак не удастся. Что же касается кассовых чеков, то, на наш взгляд, их может заменить копия контрольной ленты с подписью и печатью продавца товаров/услуг**.

** Подробно об этом мы писали в статье «Налоговокредитные» документы: были, да сплыли…» («Бухгалтер 911», 2014, № 1).

Восстановили не все

Может случиться так, что некоторые документы восстановить не удалось. В таком случае лучше убрать из расходов и из НК по НДС неподтвержденные суммы (подав уточняющую деку). Конечно, вам придется доплатить «самоштрафы» и пеню за просрочку. Но это обезопасит вас в будущем от гораздо более внушительных штрафов от налоговиков.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше