* См. также статью «Работник потратил деньги предприятия на личные нужды» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 22).
Разбираемся в ситуации
Средства на корпоративной платежной карточке — это деньги на счете предприятия. Использовать их с этого счета нужно в том же порядке, как и с обычного текущего счета предприятия.
С момента снятия/списания средств с корпоративной карточки деньги считаются выданными в подотчет ее держателю. Поэтому тут на игровое поле выходят «подотчетные» правила, установленные пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Применим их к нашей ситуации.
Директор израсходовал подотчетные средства. А значит, он обязан ( п.п. 170.9.2 НКУ):
1) отчитаться за полученные средства — предоставить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (в редакции приказа от 10.03.2016 г. № 350). Сделать все это нужно в течение 5 банковских дней, следующих за датой списания средств с карточки ( п.п. 170.9.2 НКУ).
Причем прилагать к авансовому отчету документы о расходах на личные нужды и перечислять их на обратной стороне отчета не нужно. Ведь они все равно не утверждаются.
По сути, директор заполнит только лицевую сторону авансового отчета. И он будет утвержден в сумме 0,00 грн. Ведь деньги потрачены директором на личные нужды. Зачем же тогда нужен авансовый отчет? Об этом мы расскажем ниже;
2) вернуть неправомерно израсходованные средства до или во время подачи авансового отчета.
Директор своевременно вернул предприятию потраченные деньги? В этом случае говорить о возникновении у него налогооблагаемого дохода на сумму средств, полученных под отчет, оснований нет.
Никаких налоговых последствий нет для директора и в том случае, если он пропустил срок из п.п. 170.9.2 НКУ для возврата денег и подачи авансового отчета, но все-таки вернул их до окончания месяца, на который приходится предельный срок возврата ( п. 4 Порядка № 841**).
А если директор не вернул потраченные деньги в установленный срок? Тогда эту сумму включайте в налогооблагаемый доход директора как доход в виде допблага.
Основание — п.п. 164.2.11 НКУ. Он относит к налогооблагаемым доходам сумму излишне потраченных средств, полученных налогоплательщиком под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с п. 170.9 НКУ.
В базу налогообложения такой доход должен попасть увеличенным на «натуральный» НДФЛ-коэффициент. Сумму НДФЛ по невозвращенным средствам рассчитывайте в авансовом отчете (вот он нам и пригодился), предоставленном директором, и удерживайте за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения), а в случае недостаточности данной суммы — за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев.
А еще не забудьте с суммы излишне израсходованных директором средств удержать ВС ( п.п. 1.2. п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ).
ЕСВ с суммы излишне израсходованных средств, выданных под отчет и не возвращенных в установленные сроки, не взимайте, так как она не является объектом для начисления взноса.
Ищем выход из ситуации
Наш совет: если такая ситуация разовая, замаскируйте неудачную покупку под предоставление работнику нецелевой благотворительной помощи (далее — НБП).
Преимущества такой маскировки в том, что сумма НБП в определенных пределах (в 2016 году — 1930 грн.) предоставляется без обложения НДФЛ и ВС ( п.п. 170.7.3 НКУ). Также на нее не нужно начислять ЕСВ.
Как реализовать эту идею в жизнь?
Шаг первый. Издайте (задним числом!) приказ о предоставлении НБП другому работнику, например, бухгалтеру. Такой «финт ушами» позволит отвести внимание контролирующих органов от драгоценной особы директора.
Кстати, сумма помощи может быть чуть больше потраченной директором, т. е. округлена до «красивой» цифры. Например, за продукты в супермаркете директор заплатил с корпоративной карточки 475,38 грн., а НБП вы предоставляете в размере 500 грн. Шаг второй. Выпишите нужной датой (тоже задним числом!) два кассовых ордера:
— один — приходный — от директора на возврат суммы средств, списанных с корпоративной карточки;
— второй — расходный — на выплату НБП другому работнику на эту же сумму.
Шаг третий. Выпишите уже сегодняшней датой еще один расходный кассовый ордер — на выплату остатка НБП. В нашем примере — на 24,62 грн. (500 - 475,38).
Так вы и директора не подставите, и себе дополнительные баллы заработаете. Мол, какой у него бухгалтер молодец!
Да, и не беспокойтесь насчет нарушения кассовой дисциплины за несвоевременный возврат подотчетных сумм. Его тут не будет, так как наличные директору при использовании им корпоративной карточки не выдавались.
А как быть, если директор с завидным постоянством забывает, что корпоративная карточка не для личных трат? Вариант с выдачей НБП работникам, чтобы прикрыть «ляпы» директора, здесь лучше не практиковать.
Иначе контролеры могут усмотреть в многократно выдаваемой в течение года НБП систематичность и отнести ее к облагаемой зарплате. Как быть? Еще один вариант «ухода» от налогообложения — выдача возвратной финансовой помощи. К вашему удовольствию, тут и сроки ее возврата не ограничены, и налоговых последствий при выдаче никаких. Его реализация аналогична приведенной выше для НБП. Единственное отличие — такую финпомощь нужно возвращать. Иначе опять «приходим» к НДФЛ и ВС.
