Особисті витрати з корпоративної картки

* Див. також статтю «Працівник витратив гроші підприємства на особисті потреби» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 22).

Розбираємося в ситуації

Кошти на корпоративній платіжній картці — це гроші на рахунку підприємства. Використовувати їх з цього рахунка потрібно в тому самому порядку, як і зі звичайного поточного рахунка підприємства.

З моменту зняття/списання коштів з корпоративної картки гроші вважаються виданими під звіт її держателю. Тому тут на поле гри виходять «підзвітні» правила, встановлені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ. Застосуємо їх до нашої ситуації.

Директор витратив підзвітні кошти. Отже, він зобов’язаний ( п.п. 170.9.2 ПКУ):

1) відзвітувати за отримані кошти — подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (у редакції наказу від 10.03.2016 р. № 350). Зробити все це потрібно протягом 5 банківських днів, наступних за датою списання коштів з картки ( п.п. 170.9.2 ПКУ).

Причому додавати до авансового звіту документи про витрати на особисті потреби і перелічувати їх на зворотному боці звіту не потрібно. Адже вони все одно не затверджуються.

По суті, директор заповнить тільки лицьовий бік авансового звіту. І він буде затверджений у сумі 0,00 грн. Адже гроші витрачені директором на особисті потреби.

Навіщо ж тоді потрібний авансовий звіт? Про це ми розповімо далі;

2) повернути неправомірно витрачені кошти до або під час подання авансового звіту.

Директор своєчасно повернув підприємству витрачені гроші? У цьому випадку говорити про виникнення у нього оподатковуваного доходу на суму коштів, отриманих під звіт, підстав немає.

Жодних податкових наслідків немає для директора і в тому випадку, якщо він пропустив строк з п.п. 170.9.2 ПКУ для повернення грошей і подання авансового звіту, але усе ж таки повернув їх до закінчення місяця, на який припадає граничний строк повернення (п. 4 Порядку № 841**).

** Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

А якщо директор не повернув витрачені гроші у встановлений строк? Тоді цю суму включайте до оподатковуваного доходу директора як дохід у вигляді додаткового блага.

Підстава — п.п. 164.2.11 ПКУ. Він відносить до оподатковуваних доходів суму надміру витрачених коштів, отриманих платником податків під звіт і не повернених у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ.

До бази оподаткування такий дохід повинен потрапити збільшеним на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт.

Суму ПДФО за неповерненими коштами розраховуйте в авансовому звіті (ось він нам і згодився), поданому директором, і утримуйте за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування), а в разі недостатності цієї суми — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців.

А ще не забудьте із суми надміру витрачених директором коштів утримати ВЗ ( п.п. 1.2. п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

ЄСВ із суми надміру витрачених коштів, виданих під звіт і не повернених у встановлені строки, не справляйте, оскільки вона не є об’єктом для нарахування внеску.

Шукаємо вихід із ситуації

Наша порада: якщо така ситуація є разовою, замаскуйте невдалу купівлю під надання працівнику нецільової благодійної допомоги (далі — НБД).

Переваги такого маскування в тому, що сума НБД у певних межах (у 2016 році — 1930 грн.) надається без обкладення ПДФО та ВЗ ( п.п. 170.7.3 ПКУ). Також на неї не потрібно нараховувати ЄСВ.

Як реалізувати цю ідею в життя?

Крок перший. Видайте (заднім числом!) наказ про надання НБД іншому працівнику, наприклад, бухгалтеру. Такий «викрутас» дозволить відволікти увагу контролюючих органів від дорогоцінного директора.

До речі, сума допомоги може бути дещо більшою, ніж витрачена директором, тобто округлена до «красивої» цифри. Наприклад, за продукти в супермаркеті директор заплатив з корпоративної картки 475,38 грн., а НБД ви надаєте у розмірі 500 грн.

Крок другий. Випишіть потрібною датою (також заднім числом!) два касові ордери:

— один — прибутковий — від директора на повернення суми коштів, списаних з корпоративної картки;

— другий — витратний — на виплату НБД іншому працівнику на цю саму суму.

Крок третій. Випишіть уже сьогоднішньою датою ще один витратний касовий ордер — на виплату залишку НБД. У нашому прикладі — на 24,62 грн. (500 - 475,38).

Так ви і директора не підставите, і собі додаткові бали заробите. Мовляв, який у нього бухгалтер молодець!

Так, і не переймайтеся порушенням касової дисципліни за несвоєчасне повернення підзвітних сум. Його тут не буде, оскільки готівка директору при використанні ним корпоративної картки не видавалася.

А що робити, якщо директор постійно забуває, що корпоративна картка не для особистих витрат? Варіант з видачею НБД працівникам, щоб прикрити «ляпи» директора, тут краще не практикувати.

Інакше контролери можуть угледіти у НБД, що багаторазово видається протягом року, систематичність і віднести її до оподатковуваної зарплати.

Що робити? Ще один варіант уникнення оподаткування — видача поворотної фінансової допомоги. До вашого задоволення, тут і строки її повернення є необмеженими, і податкових наслідків при видачі жодних. Його реалізація є аналогічною наведеній вище для НБД. Єдина відмінність — таку фіндопомогу потрібно повертати. Інакше знову «приходимо» до ПДФО та ВЗ.