Напомним: добрых полтора десятка лет использование путевых листов служебного легкового автомобиля было обязанностью предприятий всех форм собственности, на чем настаивал приказ № 74*. В частности, п. 1.1 Инструкции, утвержденной этим приказом.
Но времена меняются, и это уже — пережиток истории. В небытие указанный приказ был отправлен приказом Госстата от 19.03.2013 г. № 95.
И вот уже более трех лет приходится жить без типовой формы путевых листов. Впрочем, это не помешало множеству предприятий и далее беспрепятственно использовать данный документ, несмотря на его отмену.
О праве использования самостоятельно изготовленных бланков первичных документов, в том числе путевых листов, уже после отмены типовой формы говорило Мининфраструктуры (письмо от 23.04.2013 г. № 4492/25/10-13). При этом Министерство обращало внимание на то, что такие документы должны содержать обязательные реквизиты либо реквизиты типовых/специализированных форм — это прямо предусмотрено п. 2.7 Положения № 88**.
«Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых либо специализированных форм.» Перечень обязательных реквизитов первичных документов найдете в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88 (ср. ). При этом сейчас «на слуху» инициативы КМУ ( законопроект «О внесении изменений в Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (относительно усовершенствования некоторых положений)» от 11.05.2016 г. № 4646), с помощью которого от одного из таких реквизитов хотят отказаться. Речь идет об отмене указания места составления первичного документа, что выглядит более чем логичным шагом.
Для налогового учета важнейшее значение в части документального подтверждения имеет п. 44.1 НКУ. Согласно этому пункту для целей налогообложения плательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов. Также для этих целей используют регистры бухучета, финансовую отчетность и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Что важно, данным пунктом также предусмотрено, что формировать показатели налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных такими документами, запрещено. Самостоятельно разработанные и утвержденные на предприятии документы могут считаться первичными в понимании НКУ и Закона о бухучете — правда, при наличии в них всех обязательных реквизитов. Признают право плательщика использовать в силу отсутствия формы бланка путевого листа служебного легкового автомобиля удобную для учета форму первичного документа, утвержденную приказом об учетной политике предприятия, и налоговики ( письмо от 02.11.2015 г. № 23178/6/99-99-19-02-02-15). Опять-таки, упоминая о соблюдении условия наличия всех признаков первичного документа, сведений в нем о хозяйственной операции и подтверждении ее осуществления.
Это минимальные требования, в то время как, кроме обязательных реквизитов, первичный документ может содержать и дополнительные — п. 2.4 Положения № 88.
Таким образом, вас никто не заставляет использовать уже отмененную форму путевого листа служебного легкового автомобиля. Замену ему вы вправе разработать самостоятельно. За базу можно взять старую форму, в то же время вы можете пойти и собственным путем, включив (кроме обязательных) в свой документ все необходимые реквизиты на свое усмотрение. Кроме, собственно, формы документа, вы вправе утвердить также порядок его использования и инструкцию по заполнению.
Но «списывать со счетов» старую форму документа мы не рекомендуем, ведь многие до сих пор используют именно ее — и не зря. На наш взгляд, наиболее целесообразно взять ее за основу при разработке своего документа, уйдя от наличия реквизитов, данные при заполнении которых не представляют большой важности.
Сейчас распространенной является практика, когда функции путевого листа фактически выполняют два/несколько разных документов. Например, в одном учитывают работу автотранспорта, а в другом — движение и списание топлива. Ничего плохого в этом нет, единственное, на что обратим внимание, — наличие в них обязательных реквизитов первичного документа. Списывать топливо вы можете хоть и на основании бухгалтерской справки (но с таким же успехом это может быть и другой документ, например, акт на списание топлива, расчет движения топлива и т. п.).
Что касается ведения сводных регистров учета работы автотранспорта, учтите вот что. Их ведение не отменяет обязанности составления первичных документов под каждую хозяйственную операцию, ведь п. 3.1 Положение № 88 говорит о заполнении таких регистров именно на основании первичных документов.
Учетные регистры — это носители специального формата (бумажные, электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и т. п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группирования и обобщения информации из первичных документов. Общий итог этой статьи таков: при учете работы автотранспорта и движения топлива законодательные требования в последнее время не столь жесткие. В то же время об основополагающих правилах бухучета забывать при этом не стоит.
