Нагадаємо: вже півтора десятка років використання подорожніх листів службового легкового автомобіля було обов’язком підприємств усіх форм власності, на чому наполягав наказ № 74*. Зокрема, п. 1.1 Інструкції, затвердженої цим наказом.
Але часи змінюються, і це вже — пережиток історії. У небуття зазначений наказ пішов завдяки наказу Держстату від 19.03.2013 р. № 95.
І ось уже більше трьох років доводиться жити без типової форми подорожніх листів. Утім, це не завадило багатьом підприємствам і далі безперешкодно використовувати цей документ, незважаючи на його скасування.
Про право використання самостійно виготовлених бланків первинних документів, у тому числі подорожніх листів, уже після скасування типової форми говорило Мінінфраструктури (лист від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13). При цьому Міністерство звертало увагу на те, що такі документи повинні містити обов’язкові реквізити або реквізити типових/спеціалізованих форм — це прямо передбачено п. 2.7 Положення № 88**.
«Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм». Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів знайдете в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88 (ср. ). При цьому сьогодні «на слуху» ініціативи КМУ (законопроект «Про внесення змін до Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (щодо удосконалення деяких положень)» від 11.05.2016 р. № 4646), за допомогою якого від одного з таких реквізитів хочуть відмовитися. Ідеться про скасування зазначення місця складання первинного документа, що виглядає більш ніж логічним кроком.
Для податкового обліку найважливіше значення в частині документального підтвердження має п. 44.1 ПКУ. Згідно з цим пунктом для цілей оподаткування платники зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів. Також для цих цілей використовують регістри бухобліку, фінансову звітність та інші документи, пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством.
Що важливо, цим пунктом також передбачено, що формувати показники податкової звітності на підставі даних, не підтверджених такими документами, заборонено. Самостійно розроблені та затверджені на підприємстві документи можуть вважатися первинними в розумінні ПКУ і Закону про бухоблік — щоправда, за наявності в них усіх обов’язкових реквізитів. Визнають право платника використовувати через відсутність форми бланка подорожнього листа службового легкового автомобіля зручну для обліку форму первинного документа, затверджену наказом про облікову політику підприємства, і податківці (лист від 02.11.2015 р. № 23178/6/99-99-19-02-02-15). Знову ж таки, згадуючи про дотримання умови наявності всіх ознак первинного документа, відомостей у ньому про господарську операцію та підтвердження її здійснення.
Це мінімальні вимоги, тоді як, крім обов’язкових реквізитів, первинний документ може містити й додаткові — п. 2.4 Положення № 88.
Таким чином, вас ніхто не примушує використовувати вже скасовану форму подорожнього листа службового легкового автомобіля. Його замінник ви маєте право розробити самостійно. За базу можна взяти стару форму, водночас ви можете обрати і власний шлях, уключивши (крім обов’язкових) до свого документа всі необхідні реквізити на власний розсуд. Крім, власне, форми документа, ви маєте право затвердити також порядок його використання та інструкцію щодо заповнення.
Але «скидати з рахунка» стару форму документа ми не рекомендуємо, адже багато хто досі використовує саме її — і не даремно. На нашу думку, найдоцільніше узяти її за основу під час розробки свого документа, при цьому не вказуючи реквізити, дані при заповненні яких не мають великого значення.
Зараз поширеною є практика, коли функції подорожнього листа фактично виконують два/декілька різних документів. Наприклад, в одному обліковують роботу автотранспорту, а в іншому — рух та списання палива. Нічого поганого в цьому немає, єдине, на що звернемо увагу, — наявність у них обов’язкових реквізитів первинного документа. Списувати паливо ви можете хоч і на підставі бухгалтерської довідки (але з таким же успіхом це може бути й інший документ, наприклад, акт на списання палива, розрахунок руху палива тощо).
Що стосується ведення зведених регістрів обліку роботи автотранспорту, майте на увазі ось що. Їх ведення не скасовує обов’язку складання первинних документів під кожну господарську операцію, адже п. 3.1 Положення № 88 говорить про заповнення таких регістрів саме на підставі первинних документів.
Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів. Загальний підсумок цієї статті такий: при обліку роботи автотранспорту та руху палива законодавчі вимоги останнім часом не такі жорсткі. Водночас про основоположні правила бухобліку забувати при цьому не варто.
