Начнем с первого вопроса. Подчеркнем, что говорим о командировке в пределах Украины. Для этого случая п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ и Инструкция № 591 не содержат норм, определяющих особенности возмещения командированному работнику расходов на проезд служебным автомобилем (на ГСМ, стоянку, парковку, техобслуживание автомобиля).
Соответственно, эти затраты не могут быть компенсированы работнику как командировочные.
Но поскольку работник использует служебный автомобиль для поездки, связанной с хоздеятельностью предприятия, расходы на эксплуатацию такого автомобиля можно считать расходами на хознужды. Поэтому работнику, который направляется в командировку по территории Украины на служебном автомобиле, одновременно выдают аванс на командировку и подотчетные средства на хознужды (для компенсации расходов на ГСМ, стоянку, парковку служебного автомобиля и т. п.).
После возвращения из командировки работник должен отчитаться обо всех понесенных расходах, в том числе и связанных с эксплуатацией автомобиля.
И здесь возникает вопрос о сроках подачи Отчета2. Дело в том, что п.п. 170.9.2 НКУ определяет единый срок подачи Отчета и для работников, направленных в командировку, и для работников, получивших подотчетные средства на хознужды. В общем случае он составляет 5 банковских дней.
2 Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (в редакции приказа Минфина от 10.03.2016 г. № 350).
В то же время п. 19 разд. II Положения № 1483 устанавливает более сжатые сроки: наличность на производственные (хозяйственные) нужды можно выдавать максимум на 2 рабочих дня, включая день получения наличности под отчет. При этом в случае, если работник одновременно получил деньги на командировку и на хознужды, срок использования подотчетных средств продлевается до окончания срока командировки.
Таким образом, отчитаться об использовании средств, выданных на покупку ГСМ и обслуживание служебного автомобиля, безопаснее не позднее следующего рабочего дня после возвращения из командировки.
В этот же срок нужно вернуть остаток неизрасходованного аванса, который был получен на хознужды.
Некоторые специалисты рассматривают расходы на эксплуатацию автомобиля как расходы на проезд к месту командировки и назад, а также по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), которые указаны в п.п. 170.9.1 НКУ (ср. ). Исходя из этого они приравнивают авторасходы к обычным командировочным расходам и при подаче Отчета советуют ориентироваться на общий срок в 5 банковских дней.
На наш взгляд, в п.п. 170.9.1 НКУ лишь приведен перечень расходов, не являющихся доходом работника. В нем ни слова не сказано о том, что расходы на эксплуатацию автомобиля в командировке относятся к командировочным расходам. Поэтому подать Отчет об использовании подотчетных средств, полученных для обеспечения «автомобильных» расходов, рекомендуем все же на следующий рабочий день после возвращения из «авто»командировки.
Расходы на ГСМ в случае использования в командировке автомобиля возмещают в соответствии с предоставленными первичными документами. Затем уже «сверяются» с нормами расхода топлива за километр пробега, утвержденными приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 98, и маршрутом, согласованным с руководителем.
Так сказать, «со всеми вытекающими», если будет иметь место сверхнормативный расход и будет установлено, что возник он именно по вине работника.
Чтобы отчитаться о других командировочных расходах (проживание, суточные), у работника есть (п.п. 170.9.3 НКУ):
— 5 банковских дней — при использовании наличных;
— 3 банковских дня — при снятии наличных с корпоративной платежной карточки;
— 10 банковских дней — при использовании корпоративной платежной карточки в безналичных расчетах.
Обращаем внимание! В Отчете указывают только документально подтвержденные расходы и суммы суточных. Если у работника нет документов, подтверждающих понесенные расходы (к примеру, документов о стоимости проживания), то такие расходы в Отчете не показывают.
Что касается суточных, то при командировках по Украине их возмещают согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). При этом под первичными документами понимают счета гостиниц, транспортные билеты и другие документы, подтверждающие фактическое пребывание работника в командировке. В ситуации, рассмотренной в вопросе, в «командировочном» Отчете не будут фигурировать ни транспортные расходы (как мы уже сказали, они будут показаны в отдельном Отчете как расходы на хознужды), ни расходы на проживание (ввиду отсутствия подтверждающих документов). Получается, что в «командировочном» Отчете будут показаны только суточные. Можно ли их возместить работнику, если нет другой «командировочной» первички?
Считаем, что можно. Минфин в письме от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433 разъяснил, что в случае, если работник в командировке не осуществлял никаких расходов, связанных с такой командировкой, сумму суточных определяют только согласно приказу о командировке.
Не использованный остаток выданного аванса (в том числе не подтвержденные документально суммы) работник должен вернуть до или одновременно с подачей Отчета.
Переходим к вопросам налогообложения.
НДФЛ, военсбор и ЕСВ. Суточные в размере не более 0,1 размера минимальной зарплаты (в 2018 году — не более 372,30 грн.) в расчете на каждый календарный день командировки по территории Украины не включаются в налогооблагаемый доход работника.
Сверхнормативные суточные для целей обложения НДФЛ являются доходом работника в виде дополнительного блага. Это значит, что из суммы сверхнормативных суточных удерживают НДФЛ по ставке 18 % и военный сбор по ставке 1,5 %.
В Налоговом расчете по форме № 1ДФ начисленную сумму сверхнормативных суточных логично отражать с признаком дохода «126» (как допблаго). Но налоговики предлагают показывать их с признаком дохода «118» (как излишне выданные и своевременно не возвращенные средства) (см. категорию 103.02 ЗІР), с чем мы не соглашаемся.
ЕСВ на сверхнормативные суточные не начисляют (п. 6 разд. I Перечня № 11704).
Документально подтвержденные расходы, связанные с эксплуатацией служебного автомобиля в командировке (ГСМ, парковка, стоянка, техобслуживание), не включаются в налогооблагаемый доход работника на основании пп. 165.1.11 и 170.9.1 НКУ.
Если соответствующие приобретения осуществлялись за счет выданных работнику средств, то в любом случае вопросов нет. Но если бы и за счет собственных средств, то «сногсшибательная» позиция налоговиков из письма ГФСУ от 23.02.2018 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК5 — считаем, не помеха. Пока ГФСУ благосклонна к командировочным ситуациям, о чем свидетельствует разъяснение в категории 103.04 ЗІР ГФСУ.
5 Подробнее о нем читайте в статье «Если работник купил за свои: будет ли доход?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 14).
Что касается бездокументных расходов (в нашем случае это расходы на проживание), то компенсировать их работнику можно по решению руководителя. Для этого работник подает соответствующее заявление, в котором указывает сумму компенсации и причину отсутствия подтверждающих документов. Сумма компенсации включается в налогооблагаемый доход работника как допблаго и подлежит обложению НДФЛ и военсбором.
Заметьте! Как правило, работник в заявлении указывает «чистую» сумму компенсации. И хотя при выплате денежных доходов п. 164.5 НКУ неприменим, чтобы найти сумму дохода, подлежащую начислению, нужно все-таки «накрутить» НДФЛ и военсбор с помощью коэффициента. Для ставок НДФЛ 18 % и ВС 1,5 % он составит 1,242236 (100 : (100 - 18 - 1,5)).
Хотя ничто не мешает работодателю выплатить работнику компенсацию за минусом НДФЛ и военсбора и без применения коэффициента.
ЕСВ на сумму компенсации расходов на проживание, не подтвержденных документально, не начисляют (п. 6 разд. I Перечня № 1170).
В Налоговом расчете по форме № 1ДФ сумму компенсации отражают с признаком дохода «126» (как допблаго).
Налог на прибыль. Нормы НКУ не предусматривают каких-либо «командировочных» разниц. Все расходы на командировку отражаются по правилам бухучета.
НДС. Суммы НДС, уплаченные командированным работником при приобретении товаров и/или услуг, предприятие имеет право отнести в налоговый кредит (п.п. «а» п. 198.1 НКУ). Безусловно, такие суммы должны быть подтверждены зарегистрированными налоговыми накладными или заменяющими документами (п. 201.11 НКУ).
Налоговый кредит по НДС отражают на дату утверждения Отчета.
