Сканы трудовых книжек: уже отправлять?

* Подробнее можно прочитать в статье «Электронные трудовые книжки»: Кабмин стартовал?!» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 2).

Добровольно, не принудительно

Первое, что нужно усвоить, — именно обязанности отправлять ПФ скан-копии трудовых книжек работников на сегодняшний день у работодателей нет.

Возможность есть. Сведения о трудовой деятельности работников могут подаваться через веб-портал ПФУ страхователем-работодателем или же самим работником. Это прямо указано в п. 6 Порядка № 1084**.

** Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица — предпринимателя… в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11.2019 г. № 1084.

При этом, учитывая то, что в общем случае трудовые книжки работников находятся у их работодателей (по работодателям-ФЛП не так***), ПФ обращается к предприятиям с просьбой организовать через веб-портал ПФУ предоставление сканируемых копий документов, которые подтверждают трудовой стаж работников, приобретающих право на назначение пенсии по возрасту.

*** Вам будет интересен материал «У кого хранятся трудовые книжки работников ФЛП?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 15).

Если решите посодействовать просьбе ПФ, знайте, что процедура отправки скан-копий не сложная и много времени не займет. Как все сделать правильно, расскажем далее.

Сведения о трудовой деятельности работника подаются через веб-портал ПФУ в виде скан-копий с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи.

Для того, чтобы запустить учет трудовой деятельности работника, такой работник должен дать согласие на обработку данных, предусмотренных Порядком № 1084, в электронной форме.

Если такие полномочия он делегирует работодателю (страхователю), то согласие должно быть оформлено в виде отдельного документа. До утверждения формы такого согласия ПФ его составляют в произвольной форме. Сканируемая копия согласия является неотъемлемой составляющей сведений, поданных страхователем.

Важно! Для скан-копий и формата их предоставления есть определенные требования, которые обязательны к выполнению.

Так, электронные копии страниц трудовой книжки и документов о стаже****, а также согласие работника на предоставление разрешения на обработку его персональных данных создаются путем их сканирования в цветном формате.

**** Определенных Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа.., утвержденным постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637.

Сканированию трудовой книжки подлежат все заполненные страницы разделов «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и вкладыши оригинала трудовой книжки.

Незаполненные страницы трудовой книжки (вкладыша) сканировать не нужно!

Сканируемые копии, которые изготовляются на основании оригиналов трудовой книжки и документов о стаже, должны содержать все страницы в хронологическом порядке и поля соответствующих документов.

Рекомендованная разрешающая способность при сканировании — 300 dpi. Формат изображения должен быть jpg или pdf. Размер каждого файла не должен превышать 1 Мб. Скан-копии должны быть четкими. То есть должны хорошо читаться название документа, его серийный номер (при наличии), дата выдачи, фамилия, имя и отчество владельца, печати, подписи и т. п.

Можно сканировать:

— или отдельно каждую страницу трудовой книжки и сохранить их в формате jpg;

— или сформировать один (общий) файл в формате pdf.

Как отправить?

Порядок предоставления скан-копий выглядит следующим образом.

1. Зайдите на веб-портал ПФУ (portal.pfu.gov.ua) и в правом верхнем углу нажмите поле «Вхід».

2. Выберите способ входа. Работодатели (как юридические лица, так и ФЛП) должны выбрать «Юридична особа».

Из списка АЦСК выберите своего предоставителя услуг ЭЦП (в котором вы получили электронную подпись). Укажите путь к вашему ключу ЭЦП и введите свой пароль к нему. Для входа в свой личный кабинет останется нажать зеленую кнопку «Увійти з ЕЦП».

3. В разделе «Комунікації з ПФУ» найдите сервис «Надання скан-копій трудової книжки». Перед внесением скан-копий система выдает короткую инструкцию. Нажав на кнопку «Продовжити», вы перейдете непосредственно к разделу загрузки.

4. Добавьте:

1) скан-копии трудовой книжки (требования см. выше). Нажмите кнопку «Додати файл» и выберите заранее подготовленные скан-копии трудовой книжки;

2) сканируемую копию согласия на обработку персональных данных работника.

Теперь нажимайте «Відправити до ПФУ» и копия трудовой книжки будет передана ПФ.