* Детальніше можна прочитати в статті «Електронні трудові книжки»: Кабмін стартував?!» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 2).
Добровільно, не примусово
Перше, що потрібно засвоїти, — саме обов’язку відправляти ПФ скан-копії трудових книжок працівників на сьогодні в роботодавців немає.
Можливість є. Відомості про трудову діяльність працівників можуть подаватися через вебпортал ПФУ страхувальником-роботодавцем або ж самим працівником. Це прямо зазначено в п. 6 Порядку № 1084**.
При цьому, враховуючи те, що в загальному випадку трудові книжки працівників знаходяться в їх роботодавців (щодо роботодавців-ФОП не так***), ПФ звертається до підприємств із проханням організувати через вебпортал ПФУ надання сканованих копій документів, які підтверджують трудовий стаж працівників, що набувають права на призначення пенсії за віком.
*** Вам буде цікавий матеріал «У кого зберігаються трудові книжки працівників ФОП?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 15).
Якщо вирішите посприяти проханню ПФ, знайте, що процедура відправлення скан-копій не складна і багато часу не забере. Як усе зробити правильно, розповімо далі.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ у вигляді скан-копій з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.
Для того, щоб запустити облік трудової діяльності працівника, такий працівник повинен дати згоду на обробку даних, передбачених Порядком № 1084, в електронній формі.
Якщо такі повноваження він делегує роботодавцеві (страхувальнику), то згода має бути оформлена у вигляді окремого документа. До затвердження форми такої згоди Пенсійним фондом її складають у довільній формі. Сканована копія згоди є невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником.
Якщо відомості про трудову діяльність працівник надає самостійно, то скан-копія згоди не потрібна.
Важливо! Для скан-копій і формату їх надання є певні вимоги, які обов’язкові до виконання.
Так, електронні копії сторінок трудової книжки і документів про стаж****, а також згода працівника на надання дозволу на обробку його персональних даних створюються шляхом їх сканування в кольоровому форматі.
**** Визначених Порядком підтвердження наявного трудового стажу…, затвердженим постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637.
Скануванню трудової книжки підлягають усі заповнені сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і вкладиші оригіналу трудової книжки.
Незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно!
Скановані копії, які виготовляються на підставі оригіналів трудової книжки і документів про стаж, повинні містити всі сторінки в хронологічному порядку та поля відповідних документів.
Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi. Формат зображення має бути jpg або pdf. Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб. Скан-копії мають бути чіткими. Тобто повинні добре читатися назва документа, його серійний номер (за наявності), дата видачі, прізвище, ім’я та по батькові власника, печатки, підписи тощо.
Можна сканувати:
— або окремо кожну сторінку трудової книжки і зберегти їх у форматі jpg;
— або сформувати один (загальний) файл у форматі pdf.
Як відправити?
Порядок надання скан-копій виглядає таким чином.
1. Заходимо на вебпортал ПФУ (portal.pfu.gov.ua) і в правому верхньому кутку натискаємо поле «Вхід».
2. Обираємо спосіб входу. Роботодавці (як юридичні особи, так і ФОП) повинні обрати «Юридична особа».
Зі списку АЦСК оберіть свого надавача послуг ЕЦП (в якому ви отримали електронний підпис). Зазначте шлях до вашого ключа ЕЦП і введіть свій пароль до нього. Для входу до свого особистого кабінету залишиться натиснути зелену кнопку «Увійти з ЕЦП».
3. У розділі «Комунікації з ПФУ» знайдіть сервіс «Надання скан-копій трудової книжки». Перед внесенням скан-копій система видає коротку інструкцію. Натиснувши на кнопку «Продовжити», ви перейдете безпосередньо до розділу завантаження.
Тут роботодавець може заповнити форму на свого працівника.
4. Додайте:
1) скан-копії трудової книжки (вимоги див. вище). Натисніть кнопку «Додати файл» і оберіть заздалегідь підготовлені скан-копії трудової книжки;
2) скановану копію згоди на обробку персональних даних працівника.
Тепер натискайте «Відправити до ПФУ» і копія трудової книжки буде передана ПФ.
