Когда создавать Z-отчет
Начнем с того, что с 01.08.2020 г. в соответствии с п. 9 ст. 3 Закона об РРО на РРО (за исключением автоматов по продаже товаров (услуг)) и ПРРО следует ежедневно создавать в бумажной и/или электронной форме фискальные отчетные чеки в случае осуществления расчетных операций.
Остается выяснить только то, что укладывается в понятие «ежедневно».
Так, в п. 2 Требований № 1991 для РРО приведено определение «смена» — это период работы РРО от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета. При этом в Требованиях № 199 указано, что максимальная продолжительность смены РРО не должна превышать 24 часа.
1 Требования по реализации фискальных функций РРО.., утвержденные постановлением КМУ от 18.02.2002 г. № 199.
Следовательно, только после того, как смена на РРО будет продолжаться больше 24 часов, т. е. будет превышена максимальная продолжительность смены, такой РРО будет заблокирован (п. 7 Требований № 199).
Из этого мы делаем вывод: если субъект хозяйствования работает круглосуточно, то Z-отчет должен создавать (печатать) каждый день по окончании рабочей смены, но не позднее 24 часов от ее начала.
С нашим выводом в последнее время соглашаются и фискалы. Именно так они говорят в письмах ГНСУ от 05.06.2020 г. № 2344/6/99-00-05-04-01-06/ІПК и от 11.04.2019 г. № 1560/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.
Но иногда у фискалов проскакивает и другая позиция. Так, в письмах ГНСУ от 13.09.2018 г. № 4024/ІПК/03-20-14-05-11 и от 05.02.2019 г. № 394/6/99-99-14-05-01-15/ІПК и в ЗІР 109.10 они считают, что при круглосуточной работе Z-отчет должен распечатываться каждый день по окончании рабочей смены, но не позднее 24 часов этого дня.
Аргументируют они это тем, что когда речь идет о «ежедневно», то следует говорить о сутках, т. е. о периоде времени в 24 часа (т. е. день длится с 0 часов утра и заканчивается 24-м часом ночью). Поэтому, по их мнению, печатать Z-отчет следует каждый день не позднее 24-го часа ночи. То есть когда предприятие работает круглосуточно и кассир заступил на смену, например, в 8 часов вечера, то он должен обязательно выполнить Z-отчет до 24:00, а потом — в конце смены. Только так, на их взгляд, он не нарушит РРО-законодательства.
Как видим, у фискалов есть два разных подхода к одной и той же проблеме, поэтому тем субъектам, которые работают круглосуточно, лучше получить индивидуальную налоговую консультацию и делать так, как скажут в ней.
Z-отчет при отсутствии операций
Достаточно часто спрашивают: следует ли выполнять Z-отчеты в случае, если на протяжении дня ни одной расчетной операции не было?
Ответ на этот вопрос также следует из п. 9 ст. 3 Закона об РРО, в котором прямо указано, что Z-отчет создают только в случае осуществления расчетных операций.
Расчетной операцией в понимании ст. 2 Закона об РРО является прием от покупателя наличных средств, платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т. п. по месту реализации товаров (услуг), выдача наличных средств за возвращенный покупателем товар (непредоставленную услугу), а в случае применения банковской платежной карточки — оформление соответствующего расчетного документа об оплате в безналичной форме товара (услуги) банком покупателя или, в случае возврата товара (отказа от услуги), оформление расчетных документов о перечислении средств в банк покупателя.
Следовательно, если за целый день субъект не продал ни одной единицы товара и не вернул ранее полученные от покупателя средства за возвращенный товар, то создавать Z-отчет не нужно.
С этим соглашаются и фискалы. Так, они заявляли (до 01.08.2020 г., когда распечатка Z-отчета была обязательной), что Z-отчет необязательно печатать, даже если в течение дня не было расчетных операций, но были осуществлены операции «служебное внесение» и «служебная выдача». Ведь эти операции не расчетные (ЗІР 109.09).
Наверняка такой же вывод у них будет и после 01.08.2020 г. То есть создавать Z-отчет на классическом РРО придется только в тот день, когда будет осуществлена расчетная операция.
Оприходование наличности
Для ФЛП, которые используют РРО и ПРРО, а также юрлиц и их обособленных подразделений, которые ведут кассовую книгу и осуществляют расчеты через РРО, факт выполнения Z-отчета на оприходование наличности не повлияет. Дело в том, что (п. 11 Положения № 1482):
— для ФЛП оприходованием наличности считается отражение суммы полученной наличности в книгах учета доходов (доходов и расходов);
С 01.01.2021 г. в этой части, очевидно, произойдут изменения — на фоне вступления в силу изменения по книгам ФЛП3.
3 О чем вы могли знать из нашей статьи «Книг.NET: «каждый ФЛП желает знать…» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 30).
— для юрлиц и обособленных подразделений, которые ведут кассовую книгу, оприходованием наличности является запись в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.
Учитывая это, кто-то может сказать: а какая же связь между оприходованием наличности и созданием Z-отчета? Такая связь есть, но прослеживается она только у одной категории субъектов, а именно у обособленных подразделений юрлиц, которые не ведут кассовую книгу и осуществляют наличные операции через РРО или ПРРО. Для них оприходованием наличности будет считаться при проведении операций через (п. 11 Положения № 148):
— РРО — хранение ежедневных Z-отчетов в электронной форме и внесение информации из них в соответствующие книги учета (КУРО — в случае ее использования на период выхода из строя РРО или отключения электроэнергии);
— ПРРО — обеспечение ежедневного создания ПРРО в бумажной и/или электронной форме Z-отчетов и подача их на фискальный сервер, а также направление созданных ПРРО электронных расчетных документов и уведомлений для их регистрации и долгосрочного хранения на фискальный сервер. Почему для ПРРО, чтобы оприходовать наличку, предусмотрен вариант с созданием Z-отчета в бумажной форме, когда такие аппараты этот отчет могут создавать только в электронном виде, не понятно…
Поэтому считаем, что когда у обособленного подразделения кассовой книги нет, чтобы оприходовать наличность при работе как на классических РРО, так и на ПРРО, нужно создать Z-отчет в электронной форме.
Как видим, только для обособленных подразделений, которые не ведут кассовую книгу, несоздание Z-отчетов и нехранение их в электронном виде, а при работе на ПРРО еще и непередача Z-отчетов на фискальный сервер (а в случае работы в режиме офлайн непередача также чеков РРО на фискальный сервер) будет считаться неоприходованием наличности.
В то же время с 23.06.2019 г. ответственности в виде 5-кратного штрафа уже не существует. Ее с этой даты отменили.
Ответственность за нехранение
Z-отчеты следует не только создавать ежедневно (при наличии расчетных операций) — их еще следует хранить в течение срока, определенного п. 44.3 НКУ, т. е. в течение 1095 дней. При этом до 01.08.2020 г. их следовало хранить только в электронном виде. А вот после этой даты, вроде бы, можно будет сделать выбор. Так, в п. 6 гл. 4 разд. ІІ Порядка ведения КУРО4 появилась норма, согласно которой хранить ежедневные Z-отчеты можно будет в бумажной и/или электронной форме5.
4 Утвержден приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547.
5 Вы об этом уже знаете из нашей статьи «Новинки августа: штраф за «промахи» при работе с КУРО» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 30).
Почему теперь в Порядке ведения КУРО есть выбор варианта создания Z-отчета не только в бумажной форме, но и в электронной, — не понятно. Поскольку до 01.08.2020 г. даже старые классические РРО хранили такие отчеты в электронной форме, то, считаем, наличие здесь упоминания о бумажной форме является лишним. Поэтому советуем всем, как и раньше, делать акцент на хранении таких отчетов в электронной форме.
К тому же чтобы выполнить хранение Z-отчетов в электронной форме, никаких сложных действий делать не следует. Так, если речь идет о работе с классическим РРО, то чтобы создать такой отчет в электронной форме, по сути, достаточно только не забывать его создавать. Дело в том, что уже долгое время Z-отчеты в электронном виде хранят без вмешательства субъектов все РРО (за исключением автоматов по продаже товаров/услуг).
На это, в частности, указывает п. 1.2 Требований № 10576, в котором идет речь о том, что все классические РРО, которые создают контрольную ленту в электронной форме (КЛЭФ), должны автоматически хранить ее на носителе контрольной ленты в форме пакетов данных. Таким носителем является функциональная часть РРО, которая предназначена для хранения созданных РРО пакетов данных.
Когда говорят о хранении КЛЭФ, то имеют в виду хранение копий расчетных документов, последовательно сформированных РРО, которые напечатаны или созданы в электронной форме таким РРО, а также копии Z-отчетов в случае создания контрольной ленты в электронной форме.
А значит, из этого следует, что для хранения Z-отчета в электронном виде субъекту хозяйствования достаточно просто своевременно выполнить на своем РРО, который формирует контрольную ленту в электронном виде, Z-отчет.
К сведению! Если вы, по привычке, будете печатать Z-отчеты, а значит, и хранить их также в бумажной форме, то делать это можно так, как вы того пожелаете. Например, никто вам не запрещает подклеивать такие отчеты в КУРО (если вы от нее не отказались). Дело в том, что с 01.08.2020 г. в п. 6 разд. 4 Порядка ведения КУРО прямо указано, что субъект хозяйствования может хранить Z-отчеты в бумажной и/или электронной форме любым удобным и не запрещенным действующим законодательством способом.
А значит, теоретически вы можете хранить в бумажном виде такие отчеты, даже подклеивая их в свою КУРО (если вы от нее не отказались). Хотя если этого не делать, то они все равно будут у вас сохранены в электронном виде и никаких проблем с этим, а заодно и с оприходованием наличности, у вас не возникнет.
Опасения, что если вы храните Z-отчеты в бумажной форме и, например, их по привычке подклеиваете на последнюю страницу КУРО, то фискалы могут прийти и сказать, что за это вас накажут как за неправильное ведение КУРО, считаем, беспочвенные.
Поскольку прямого запрета на подклеивание Z-отчета в КУРО с целью его хранения в законодательстве нет. Если для вас удобным способом будет хранение Z-отчета путем подклеивания его в КУРО, то отбиться от фискалов будет просто.
Если же не хотите даже намека на спор с фискалами, можете придумать и другой способ хранения этих распечатанных отчетов (в сейфе, специальной шкатулке и т. п.).
Главное, чтобы способ хранения Z-отчетов давал возможность (в том числе при проведении проверки) визуального просмотра такого Z-отчета для подтверждения факта оприходования наличности и полноты учета осуществленных расчетных операций.
У тех субъектов, которые используют ПРРО, проблем с сохранением вообще не возникнет.
Во-первых, их Z-отчеты будут храниться исключительно в электронном виде (так как в бумажном не формируются), а во-вторых, хранить их будет сервер ГНСУ, куда при необходимости можно будет обратиться и отыскать Z-отчет за соответствующий день и потом воспроизвести на экране определенного устройства.
Напомним, что за нехранение ежедневных Z-отчетов, в том числе и в электронном виде, налоговики наверняка будут применять штрафную санкцию согласно п. 121.1 НКУ «за необеспечение хранения документов» в размере 1020 грн.
Но поскольку такой отчет сохраняет РРО и ПРРО самостоятельно (об этом выше), то переживать из-за того, что вы не выполните обязанность по хранению Z-отчетов, не следует.
