Коли створювати Z-звіт
Розпочнемо з того, що з 01.08.2020 р. відповідно до п. 9 ст. 3 Закону про РРО на РРО (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг)) і ПРРО слід щоденно створювати в паперовій та/або електронній формі фіскальні звітні чеки в разі здійснення розрахункових операцій.
Залишається з’ясувати тільки те, що укладається в поняття «щоденно».
Так, у п. 2 Вимог № 1991 для РРО наведено визначення «зміна» — це період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. При цьому у Вимогах № 199 зазначено, що максимальна тривалість зміни РРО не повинна перевищувати 24 годин.
1 Вимоги щодо реалізації фіскальних функцій РРО.., затверджені постановою КМУ від 18.02.2002 р. № 199.
Отже, тільки після того, як зміна на РРО триватиме більше 24 годин, тобто буде перевищена максимальна тривалість зміни, такий РРО буде заблоковано (п. 7 Вимог № 199).
Із цього ми доходимо висновку: якщо суб’єкт господарювання працює цілодобово, то Z-звіт повинен створювати (друкувати) щоденно після закінчення робочої зміни, але не пізніше за 24 години від її початку.
З нашим висновком останнім часом погоджуються і фіскали. Саме так вони говорять у листах ДПСУ від 05.06.2020 р. № 2344/6/99-00-05-04-01-06/ІПК і від 11.04.2019 р. № 1560/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.
Але іноді у фіскалів проскакує й інша позиція. Так, у листах ДПСУ від 13.09.2018 р. № 4024/ІПК/03-20-14-05-11 і від 05.02.2019 р. № 394/6/99-99-14-05-01-15/ІПК і в ЗІР 109.10 вони висловлюють думку, що при цілодобовій роботі Z-звіт повинен роздруковуватися щодня після закінчення робочої зміни, але не пізніше 24-ї години цього дня.
Аргументують вони це тим, що коли йдеться про «щоденно», то слід говорити про добу, тобто про період часу у 24 години (тобто день триває з 0 годин ранку і закінчується 24-ю годиною вночі). Тому, на їхню думку, друкувати Z-звіт слід щодня не пізніше 24-ї години ночі. Тобто коли підприємство працює цілодобово і касир заступив на зміну, наприклад, о 8 годині вечора, то він повинен обов’язково виконати Z-звіт до 24:00, а потім — у кінці зміни. Тільки так, на їхній погляд, він не порушить РРО-законодавства.
Як бачимо, у фіскалів є два різні підходи до однієї і тієї ж проблеми, тому тим суб’єктам, які працюють цілодобово, краще отримати індивідуальну податкову консультацію і робити так, як скажуть у ній.
Z-звіт за відсутності операцій
Достатньо часто запитують: чи слід виконувати Z-звіти у випадку, якщо протягом дня жодної розрахункової операції не було?
Відповідь на це запитання також випливає з п. 9 ст. 3 Закону про РРО, в якому прямо зазначено, що Z-звіт створюють тільки в разі здійснення розрахункових операцій.
Розрахунковою операцією в розумінні ст. 2 Закону про РРО є приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки — оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця.
Отже, якщо за цілий день суб’єкт не продав жодної одиниці товару і не повернув раніше отримані від покупця кошти за повернений товар, то створювати Z-звіт не потрібно.
Із цим погоджуються і фіскали. Так, вони заявляли (до 01.08.2020 р., коли роздрукування Z-звіту було обов’язковим), що Z-звіт необов’язково друкувати, навіть якщо протягом дня не було розрахункових операцій, але були здійснені операції «службове внесення» і «службова видача». Адже ці операції не розрахункові (ЗІР 109.09).
Напевно, такий же висновок у них буде й після 01.08.2020 р. Тобто створювати Z-звіт на класичному РРО доведеться тільки в той день, коли буде здійснена розрахункова операція.
Оприбуткування готівки
Для ФОП, які використовують РРО і ПРРО, а також юросіб та їх відокремлених підрозділів, які ведуть касову книгу і здійснюють розрахунки через РРО, факт виконання Z-звіту на оприбуткування готівки не вплине. Річ у тому, що (п. 11 Положення № 1482):
— для ФОП оприбуткуванням готівки вважається відображення суми отриманої готівки в книгах обліку доходів (доходів і витрат);
З 01.01.2021 р. у цій частині, очевидно, відбудуться зміни — на тлі набрання чинності змінами щодо книг ФОП3.
3 Про це ви могли дізнатися з нашої статті «Книг.NET: «кожен ФОП бажає знати…» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 30).
— для юросіб і відокремлених підрозділів, які ведуть касову книгу, оприбуткуванням готівки є запис у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Враховуючи це, хтось може сказати: а який же зв’язок між оприбуткуванням готівки і створенням Z-звіту? Такий зв’язок є, але простежується він тільки в однієї категорії суб’єктів, а саме у відокремлених підрозділів юросіб, які не ведуть касової книги і здійснюють готівкові операції через РРО або ПРРО. Для них оприбуткуванням готівки вважатиметься при проведенні операцій через (п. 11 Положення № 148):
— РРО — зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі і внесення інформації з них до відповідних книг обліку (КОРО — у разі її використання на період виходу з ладу РРО або відключення електроенергії);
— ПРРО — забезпечення щоденного створення ПРРО в паперовій та/або електронній формі Z-звітів та подання їх на фіскальний сервер, а також направлення створених ПРРО електронних розрахункових документів і повідомлень для їх реєстрації та довгострокового зберігання на фіскальний сервер. Чому для ПРРО, щоб оприбуткувати готівку, передбачено варіант зі створенням Z-звіту в паперовій формі, коли такі апарати цей звіт можуть створювати тільки в електронному вигляді, не зрозуміло.
Тому вважаємо, що коли у відокремленого підрозділу касової книги немає, щоб оприбуткувати готівку при роботі як на класичних РРО, так і на ПРРО, потрібно створити Z-звіт в електронній формі.
Як бачимо, тільки для відокремлених підрозділів, які не ведуть касової книги, нестворення Z-звітів і незберігання їх в електронному вигляді, а при роботі на ПРРО ще й непередача Z-звітів на фіскальний сервер (а в разі роботи в режимі офлайн непередача також чеків РРО на фіскальний сервер) вважатиметься неоприбуткуванням готівки.
Водночас з 23.06.2019 р. відповідальності у вигляді 5-кратного штрафу вже не існує. Її із цієї дати скасували.
Відповідальність за незберігання
Z-звіти слід не лише створювати щоденно (за наявності розрахункових операцій) — їх ще слід зберігати протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, тобто протягом 1095 днів. При цьому до 01.08.2020 р. їх слід було зберігати тільки в електронному вигляді. А ось після цієї дати, начебто, можна буде зробити вибір. Так, у п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку ведення КОРО4 з’явилася норма, згідно з якою зберігати щоденні Z-звіти можна буде в паперовій та/або електронній формі5.
4 Затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547.
5 Ви про це вже знаєте з нашої статті «Новинки серпня: штраф за «промахи» при роботі з КОРО» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 30).
Чому тепер у Порядку ведення КОРО є вибір варіанта створення Z-звіту не лише в паперовій формі, але й в електронній, — не зрозуміло. Оскільки до 01.08.2020 р. навіть старі класичні РРО зберігали такі звіти в електронній формі, то, вважаємо, наявність тут згадки про паперову форму є зайвою. Тому радимо всім, як і раніше, робити акцент на зберіганні таких звітів в електронній формі.
До того ж щоб виконати зберігання Z-звітів в електронній формі, жодних складних дій робити не слід. Так, якщо йдеться про роботу з класичним РРО, то щоб створити такий звіт в електронній формі, по суті, достатньо тільки не забувати його створювати. Річ у тому, що вже довгий час Z-звіти в електронному вигляді зберігають без втручання суб’єктів усі РРО (за винятком автоматів з продажу товарів/послуг).
На це, зокрема, вказує п. 1.2 Вимог № 10576, у якому йдеться про те, що всі класичні РРО, які створюють контрольну стрічку в електронній формі (КСЕФ), повинні автоматично зберігати її на носії контрольної стрічки у формі пакетів даних. Таким носієм є функціональна частина РРО, яка призначена для зберігання створених РРО пакетів даних.
Коли говорять про зберігання КСЕФ, то мають на увазі зберігання копій розрахункових документів, послідовно сформованих РРО, які надруковані або створені в електронній формі таким РРО, а також копії Z-звітів у разі створення контрольної стрічки в електронній формі.
А отже, із цього випливає, що для зберігання Z-звіту в електронному вигляді суб’єктові господарювання достатньо просто своєчасно виконати Z-звіт на своєму РРО, який формує контрольну стрічку в електронному вигляді.
До відома! Якщо ви, за звичкою, будете друкувати Z-звіти, а отже, й зберігати їх також у паперовій формі, то робити це можна так, як ви того побажаєте. Наприклад, ніхто вам не забороняє підклеювати такі звіти в КОРО (якщо ви від неї не відмовилися). Річ у тому, що з 01.08.2020 р. в п. 6 розд. 4 Порядку ведення КОРО прямо зазначено, що суб’єкт господарювання може зберігати Z-звіти в паперовій та/або електронній формі будь-яким зручним і не забороненим чинним законодавством способом.
А отже, теоретично ви можете зберігати в паперовому вигляді такі звіти, навіть підклеюючи їх до своєї КОРО (якщо ви від неї не відмовилися). Хоча якщо цього не робити, то вони все одно будуть у вас збережені в електронному вигляді і жодних проблем із цим, а заразом і з оприбуткуванням готівки, у вас не виникне.
Побоювання, що якщо ви зберігаєте Z-звіти в паперовій формі і, наприклад, їх за звичкою підклеюєте на останню сторінку КОРО, то фіскали можуть прийти і сказати, що за це вас покарають як за неправильне ведення КОРО, вважаємо, безпідставні.
Оскільки прямої заборони на підклеювання Z-звіту до КОРО з метою його зберігання в законодавстві немає. Якщо для вас зручним способом буде зберігання Z-звіту шляхом підклеювання його в КОРО, то відбитися від фіскалів буде просто.
Якщо ж не хочете навіть натяку на спір з фіскалами, можете придумати й інший спосіб зберігання цих роздрукованих звітів (у сейфі, спеціальній скриньці тощо).
Головне, щоб спосіб зберігання Z-звітів надавав можливості (у тому числі при проведенні перевірки) візуального перегляду такого Z-звіту для підтвердження факту оприбуткування готівки і повноти обліку здійснених розрахункових операцій.
У тих суб’єктів, які використовують ПРРО, проблем зі збереженням узагалі не виникне.
По-перше, їх Z-звіти зберігатимуться виключно в електронному вигляді (оскільки в паперовому не формуються), а по-друге, зберігати їх буде сервер ДПСУ, куди за необхідності можна буде звернутися й відшукати Z-звіт за відповідний день і потім відтворити на екрані певного пристрою.
Нагадаємо, що за незберігання щоденних Z-звітів, у тому числі й в електронному вигляді, податківці напевно застосовуватимуть штрафну санкцію згідно з п. 121.1 ПКУ «за незабезпечення зберігання документів» у розмірі 1020 грн.
Але оскільки такий звіт зберігає РРО і ПРРО самостійно (про це вище), то переживати через те, що ви не виконаєте обов’язок зі зберігання Z-звітів, не слід.
