Нумерация страниц кассовой книги
Учитывают ли титульный лист кассовой книги при подсчете страниц кассовой книги, количество которых нужно указать в поле «пронумеровано та прошнуровано»?
В первую очередь отметим, что в п. 39 Положения № 148* сказано, что
«листы кассовой книги нумеруются и прошнуровываются, опечатываются оттиском печати, при наличии ее в учреждении/на предприятии. Количество листов в кассовой книге удостоверяется подписью руководителя и главного бухгалтера учреждения/предприятия».
В то же время типовая форма кассовой книги (форма № КО-4) предполагает указание в поле «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано…» количества страниц, а не листов кассовой книги. И сама форма кассовой книги предполагает нумерацию именно страниц (а не листов).
Нечетная и четная страницы кассовой книги — это будет один лист, но две ее страницы (два отдельных порядковых номера).
Очевидно, что в данном случае следует руководствоваться типовой формой кассовой книги и, как указано в форме № КО-4, в поле «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано ____ сторінок, опечатано відбитком печатки» указывать именно количество страниц кассовой книги.
В п. 5 пояснений к форме № КО-4 указано, что страницы кассовой книги нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года.
Включать ли титульный лист в общую нумерацию страниц? Прямо об этом ни в Положении № 148, ни в самой форме № КО-4 не сказано. Однако если исходить из формы № КО-4, а именно оговорок «Зразок 3, 5, 7, 9 та інших непарних сторінок» и «Зразок 4, 6, 8, 10 та інших парних сторінок», то первая страница с записями в кассовой книге, судя по всему, будет страницей 3 (иначе почему тогда не приведен образец заполнения страницы 1). А значит, титульный лист включается в нумерацию страниц при подсчете их количества.
Но если титульный лист и не учитывали при подсчете страниц — вряд ли это можно считать ошибкой. Тем более, что, как мы отметили выше, между Положением № 148 и формой № КО-4 есть противоречие в том, считать количество страниц или листов кассовой книги.
Более того, сейчас ответственность (в том числе и административная) за нарушение порядка ведения кассовой книги действующим законодательством не предусмотрена.
О нарушениях можно говорить (особенно это актуально для кассовых книг, которые ведутся в электронной форме), если, например:
— страницы кассовой книги не содержат нумерации в порядке возрастания по отношению к страницам кассовой книги за предыдущие даты (например, сначала идет стр. 36, а потом стр. 28);
— отдельные страницы кассовой книги дублируются и т. п.
Даты на обложке кассовой книги
Кассовая книга куплена, на обложке указано «прошнуровано та пронумеровано, підпис, печатка і дата». Какую дату нужно указывать: когда книга начата иди когда окончена?
Нужно указать дату, когда страницы кассовой книги были пронумерованы и прошнурованы (т. е. когда формируется кассовая книга).
Если речь идет о приобретенной «бумажной» кассовой книге, то страницы пронумеровываются и прошнуровываются сразу — до начала записи в ней. То есть указывается дата начала ведения кассовой книги.
Если книга ведется в электронной форме, то она прошивается в конце года. В пояснениях к форме № КО-4 в отношении книги в электронной форме указано
«По окончании календарного года (или в зависимости от потребности) «Вкладний аркуш касової книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения/предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу».
Поэтому в поле, отведенном для указания даты прошивки кассовой книги, будет указана дата окончания кассовой книги (в общем случае — конец года).
Закрытие кассовой книги
Обязательно ли открывать новую кассовую книгу с начала нового года? Чем чревато ведение одной книги на несколько лет (дольше будете перечеркивать неиспользованные страницы)?
Непосредственно в Положении № 148 прямо о том, что каждый год нужно заводить новую кассовую книгу, не сказано. Об этом только намекает (1) титульный лист кассовой книги, а именно поле «КАСОВА КНИГА на 20__ рік» и (2) пояснения к типовой форме кассовой книги, в п. 5 которого указано, что страницы кассовой книги нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года.
О том, что каждый год нужно открывать новую кассовую книгу, говорят и налоговики (разъяснение в категории 109.15 ЗІР).
Поэтому безопасный вариант, безусловно, — каждый год заводить новую кассовую книгу.
Хотя каких-либо последствий, если будете продолжать вести кассовую книгу, быть не должно. Единственное, о чем тут можно говорить, это нарушение порядка ведения кассовой книги. Но ответственность за это действующим законодательством не предусмотрена. Более того, в кассовой книге на каждой странице указывается «Каса за «___» ____________ 20__ року», т. е. на каждой странице проставляется год.
Что касается закрытия кассовой книги с неиспользованными страницами, то налоговики (109.15 ЗІР) предлагают два варианта:
— либо — в пустых страницах проставляются прочерки;
— либо — на следующей странице после последней записи ставится дата окончания книги и удостоверяется подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия. В этом случае проставлять прочерки на неиспользованных страницах не нужно.
