Нумерація сторінок касової книги
Чи враховують титульний аркуш касової книги при підрахунку сторінок касової книги, кількість яких потрібно зазначити в полі «пронумеровано та прошнуровано»?
Передусім відзначимо, що в п. 39 Положення № 148* сказано, що
«аркуші касової книги нумеруються та прошнуровуються, опечатуються відбитком печатки, за наявності її в установі / на підприємстві. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписом керівника та головного бухгалтера установи/підприємства».
Водночас типова форма касової книги (форма № КО-4) передбачає зазначення в полі «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано…» кількість сторінок, а не аркушів касової книги. І сама форма касової книги передбачає нумерацію саме сторінок (а не аркушів).
Непарна і парна сторінки касової книги — це буде один аркуш, але дві її сторінки (два окремі порядкові номери).
Очевидно, що в цьому випадку слід керуватися типовою формою касової книги і, як зазначено у формі № КО-4 в полі «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано ____ сторінок, опечатано відбитком печатки», вказувати саме кількість сторінок касової книги.
У п. 5 пояснень до форми № КО-4 зазначено, що сторінки касової книги нумеруються автоматично в порядку зростання з початку року.
Чи включати титульний аркуш до загальної нумерації сторінок? Прямо про це ані в Положенні № 148, ані в самій формі № КО-4 не сказано. Проте якщо виходити з форми № КО-4, а саме застережень «Зразок 3, 5, 7, 9 та інших непарних сторінок» та «Зразок 4, 6, 8, 10 та інших парних сторінок», то перша сторінка із записами в касовій книзі, судячи з усього, буде сторінкою 3 (інакше чому тоді не наведений зразок заповнення сторінки 1). Тобто титульний аркуш включається до нумерації сторінок при підрахунку їх кількості.
Але якщо титульний аркуш і не враховували при підрахунку сторінок — навряд чи це можна вважати помилкою. Поготів, що, як ми відзначили вище, між Положенням № 148 та формою № КО-4 є протиріччя в тому, рахувати кількість сторінок чи аркушів касової книги.
Ба більше, зараз відповідальність (у тому числі й адміністративна) за порушення порядку ведення касової книги чинним законодавством не передбачена.
Про порушення можна говорити (особливо це актуально для касових книг, які ведуться в електронній формі), якщо, наприклад:
— сторінки касової книги не містять нумерації в порядку зростання щодо сторінок касової книги за попередні дати (наприклад, спочатку йде стор. 36, а потім стор. 28);
— окремі сторінки касової книги дублюються тощо.
Дати на обкладинці касової книги
Касова книга придбана, на обкладинці зазначено «прошнуровано та пронумеровано, підпис, печатка і дата». Яку дату потрібно зазначати: коли книга розпочата чи коли закінчена?
Треба зазначити дату, коли сторінки касової книги були пронумеровані та прошнуровані (тобто коли формується касова книга).
Якщо йдеться про придбану «паперову» касову книгу, то її сторінки нумеруються і прошнуровуються відразу — до початку запису в ній. Тобто зазначається дата початку ведення касової книги.
Якщо книга ведеться в електронній формі, то вона прошивається наприкінці року. У поясненнях до форми № КО-4 щодо книги в електронній формі зазначено
«Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства — юридичної особи, а підшивки формуються в книгу».
Тому в полі, відведеному для зазначення дати прошивки касової книги, буде вказана дата закінчення касової книги (у загальному випадку — кінець року).
Закриття касової книги
Чи обов’язково відкривати нову касову книгу з початку нового року? Чим загрожує ведення однієї книги на декілька років (довше перекреслювати невикористані сторінки)?
Безпосередньо у Положенні № 148 прямо про те, що щороку потрібно заводити нову касову книгу, не сказано. Про це тільки натякає (1) титульний аркуш касової книги, а саме поле «КАСОВА КНИГА на 20__ рік» і (2) пояснення до типової форми касової книги, у п. 5 якого зазначено, що сторінки касової книги нумеруються автоматично в порядку зростання з початку року.
Про те, що щороку потрібно відкривати нову касову книгу, говорять і податківці (роз’яснення в категорії 109.15 ЗІР).
Тому безпечний варіант, безумовно, — щороку заводити нову касову книгу.
Хоча до будь-яких наслідків, якщо продовжуватимете вести касову книгу, це не призведе. Єдине, про що тут можна говорити, так це про порушення порядку ведення касової книги. Але відповідальність за це чинним законодавством не передбачена. Ба більше, у касовій книзі на кожній сторінці зазначається «Каса за «___» ____________ 20__ року», тобто на кожній сторінці проставляється рік.
Що стосується закриття касової книги з невикористаними сторінками, то податківці (109.15 ЗІР) пропонують два варіанти:
— або — у порожніх сторінках проставляються прочерки;
— або — на наступній сторінці після останнього запису ставиться дата закінчення книги і засвідчується підписом керівника та головного бухгалтера підприємства. У цьому випадку проставляти прочерки на невикористаних сторінках не потрібно.
