Этот вопрос актуален для всех, кто получает новые ключи электронной подписи директора. Ведь окончание срока действия (или отмена) квалифицированного сертификата открытого ключа руководителя является основанием для прекращения действия Договора о признании электронных документов (см. п. 5 разд. III Порядка № 557*). И в таком случае присоединяться к Договору нужно заново.
* Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами от 06.06.2017 г. № 557.
Если же меняется электронная подпись другого лица, например, бухгалтера, то тогда сам Договор остается действующим — нужно подать только «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» (ф. № J1391103).
Опять же, вопрос с присоединением к договору актуален и для новых субъектов хозяйствования.
Сейчас (точнее, начиная с 1 сентября 2020 года) согласно изменениям, внесенным в Порядок № 557, не нужно подавать заявление на присоединение к Договору (прежняя форма F/J1392001)**. Более того, такое заявление и не удастся подать, так как его форма уже не действует.
** Об этом вы уже знаете из статьи «Электронно взаимодействуем с контролерами на новый лад» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 33).
Присоединение к Договору осуществляется путем направления в контролирующий орган первого любого электронного документа в установленном формате (стандарте). Подтверждением о присоединении автора к Договору является получение автором соответствующей квитанции о принятии контролирующим органом такого документа (п. 1 разд. III Порядка № 557).
Возникает вопрос: действительно ли совсем любой электронный документ, подписанный новым ключом директора, может быть первым?
По факту многие сетуют на то, что их «первые» документы не проходят . И что кому-то даже налоговики советуют в качестве «первенца» направлять ту же ф. № 20-ОПП. Что едва ли подойдет для уже действующего предприятия, которое все требуемые от него ф. № 20-ОПП давно подало.
Кто-то вообще связывает все эти проблемы с тем, что пользователь совершает отправку из Электронного кабинета плательщика, а не с помощью другого ПО.
Мы бы в связи с этим обратили внимание на следующий момент, который, возможно, и вызывает проблемы в большинстве случаев.
Следует учесть, что «первым» может быть тот электронный документ, который предполагает только подпись руководителя (право подписи руководителя проверяется по данным ЕГР). Ведь автоматизированная проверка электронного документа предусматривает, в частности, проверку права подписи электронного документа подписантом (п. 7 разд. II Порядка № 557).
Например, налоговая декларация должна подписываться как руководителем предприятия, так и лицом, ответственным за ведение бухучета (п. 48.5 НКУ). Поэтому пока вы не уведомите налоговиков через «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» (ф. № J1391103) о праве подписи бухгалтера, — налоговую декларацию не примут.
И тут не имеет значения, что, например, ключи электронной подписи бухгалтера не меняли. Если ключ директора поменяли — заново нужно активировать все подписи через Уведомление, подписанное уже новыми ключами директора (поскольку прекращение Договора о признании электронных документов влечет за собой также и прекращение связанных с ним уведомлений).
Как раз такое Уведомление и может быть первым электронным документом для присоединения к договору о признании электронных документов.
Повідомлення на бухгалтера/особу, уповноважену на складання податкових накладних
Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи | Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта | Посада | Тип підпису |
Денисенко Тетяна Іванівна | 1111111111 | Головний бухгалтер | Бухгалтер |
Кімлик Ольга Олександрівна | 3333333333 | Бухгалтер | Підпис податкових накладних |
… |
На сформированное Уведомление первыми налагаются квалифицированные электронные подписи всех лиц, включенных в Уведомление, в порядке очередности их внесения в Уведомление, после них — квалифицированная электронная подпись руководителя и последней — печать (при наличии) (п. 4 разд. ІІІ Порядка № 557).
Хотя в принципе, «первым» может быть и другой документ, предполагающий только подпись руководителя. Например, запрос на получение извлечения о состоянии расчетов с бюджетом.
При этом плательщик приобретет статус субъекта электронного документооборота только после принятия первого электронного документа. А принятие документа подтверждает вторая квитанция. Одновременно с принятием документа придет сообщение о том, что вас присоединили к Договору о признании электронных документов:
«Інформація — Платник набув статусу суб’єкта електронного документообігу відповідно до пункту 1 розділу III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 01.06.2020 № 261) та приєднаний до договору про визнання електронних документів».